效率的提升來源于意識的提高和有序性的強化
編輯導讀:在職場中工作,你是否也會有這樣一個疑惑,為什么我效率總是無法提升,工作達不到預期。如果是一個團隊和公司,應該如何提高內部效率呢?本文作者提出效率的提升來源于意識的提高和有序性的強化,具體要如何理解呢?一起來文中看一下吧。
老廖在2020年終總結時曾說過一個觀點,效率的提升來源于意識的提高和有序性的強化。
剛好最近聆聽了董權教授講的戰略管理方面課程,雖然課時不長,頗有感觸,遂決心碼下這篇文章。
以這篇文章,致自己,也致和我一樣,期望穿過效率迷霧的朋友。如有碰撞,一起探討。
01
有人在網上問過一個問題說:領導安排任務不明確,導致同事分工混亂,應該怎么做?
后來有人做了細致的回復, 老廖拜讀后,總結做一份腦圖分享出來。
給團隊成員安排工作的時候,團隊負責人必須對所安排的任務有清晰全面的認識,
包括對團隊成員的認識,任務本身的認識和任務完成所需要的步驟、資源、代價,任務完成以后輸出的是什么。
在構思的時候,需要考慮到,以怎么樣的方式,能將效率最大化。
我們在新聞,周邊或是自己所在公司,應該聽到過這樣的話題,叫變革,或升華,或突破。
阿里在去年7月取消周報和12月拆分中臺的兩個消息,可以說是2020年引起話題最多的企業變革新聞。
很多企業都會借鑒一些行業龍頭企業的管理模式或制度,如中臺模式,周報,然后對自身組織架構、人事做出調整變動,再向員工宣貫公司的期望,希望經此變化后,達成未來遠大目標。
然后,很多就沒有然后了。這是某些公司變革的過程和結果。
老廖查過一些信息,企業變革失敗的原因,不乏有以下兩種情況:
- 拿來主義,只有形,無神。下放的變革制度與公司情況格格不入,脫節,或過于繁復,負重前行,反而成了阻礙。項目管理流程的引入,是大部分公司都會做的事,但不見得每個公司都做的好。IPD流程很好,但華為在引入時,仍然根據公司自身情況,大刀闊斧的做了調整與優化。
- 變革只停留在了中上層。這句話怎么說呢?變革帶來的變化,只是止于多了或少了一些部門,變了一些領導,多了一些KPI指標,但部門之間的做事方式,行為準則,流程仍然照舊,然后在基層上,強調大家在意識層面,加強自己的主動性,優化自己的做事方式;
兩種情況都存在哪些問題呢?
可以用這么一句話總結問題根源:變革看口號,換湯不換藥;管理意識不到位,制度流程不匹配。
我們變革的目的是什么?是改變現狀。
現狀是什么?是存在問題,出現瓶頸,整體效率沒達到預期。
為什么效率沒達到?是從上到下的做事輸出不匹配期望。
做事有什么樣的問題?創新不足?主動性不強?事務流轉內耗太大?還是真正做事的人太少?更甚是內部存在矛盾?
從大層面來看,我們變革的最終目的是在強化內部整體做事的效率,轉化成團隊的戰斗力。
02
意識的到位,和效率有著很大的關系,更是成長的首要要素。
老廖看過一篇武俠小說,其中有這么一段話:
“修為有多高,其實要看眼界的,看道心?!?/p>
“譬如說,一個老農一輩子種地,眼里見的心里想的都是種地,他便很難跳出這塊地,一輩子只能做個農民。
倘若他的目光不僅僅在這塊地上,那么他可以發現外面有更廣闊的世界,沒有必要局限在一塊地上。他走出那塊地,便可以有更高的成就!”
開拓自己的眼界很重要,磨礪道心也很重要。一個人局限在自己所處的行業中,最高的成就只是這個行業中的匠師,想要成為宗師,需要看的更廣一些,更遠一些?!?/p>
這里講的眼界,道心,其實就是意識,格局。
公司戰略制定,是如此;個人成長也是如此。意識上的認知,升華,再加上體系化化的能力構建,才有足夠的提升形成自己的競爭力。
美國戰略學家哈默認為:
“企業是一個知識的集體,企業通過積累過程獲得新知識,并使之融入企業的正式和非正式的行為規范中,從而成為左右企業未來積累的主導力量,即核心競爭力?!?/p>
這段話,老廖是這么理解的:
通過企業運營經驗的不斷積累,促進團隊主體意識的成長,成熟。過程中結合不斷優化的制度、流程牽引,培養和帶動后進企業員工的意識,習慣,進而強化企業內部的有序性,建立和提升企業整體競爭力。
核心競爭力形成,不是簡單的人、財、物的累加,不是單純靠一句意識口號,更不是憑一腔熱血。
意識的提升,目的是認知短板,把握方向,降低過程阻礙,加強團隊輸出;
意識的更深層次,是思維方式的提升,團隊的自我驅動,了解自我,認同團隊價值,為共同的愿景奮斗。
有序性強化的是,因戰略實施、組織建設、事務驅動構建的制度流程,包括公司政策、部門間配合、項目實施管理、產品管理等制度的流程化。
流程化的背后,是“去行政化”,不強調人治而強調法治,強調流程的權威性,進而強化事務的有序性,這也是公司可持續發展,項目管理可繼承性的唯一途徑。
意識的到位,和有序性的強化,缺一不可,相輔相成。
拋開有序性,講意識,那是扯淡。意識是虛的,每個人都有自己的意識,若團隊中每個人都靠意識自由發揮,很大的可能性就是大家按自認為的方式各牽一頭,資源嚴重浪費,萬事休矣。如果單純講意識能成功,現在的社會應該是按需分配社會。
拋開意識,講有序性,則是耍流氓。有序性來源于分工合理化與流程健康化。沒有高層級思維的引領,會是誰,能在紛亂的事務中,理清并指導出一套有序的方案、制度、戰略?
意識的遞進升華,牽引和促進有序性的成長;有序性的成長,進一步強化意識的提升。
大企業的優勢在哪里?在其到位的管理意識,完善的培訓體系和流程體系,能最大限度的提升團隊意識,強化內部效率。
03
產品經理人更應該注重自我意識的提升和流程化。
如何有效的安排任務,是產品經理人一個重大課題。
產品經理人會關注什么?
產品經理關注如何把握需求,規劃出一款爆品,更關注如何加快產品的高質量輸出和上市。
(在項目領域里,萬事皆項目,產品經理本身也可以說是垂直領域下的項目經理,項目經理關注項目成果的高質量輸出和交付,兩者的相似度極高)
究其關注的真正根底,是如何提升工作交付過程的效率問題,效是效果,率是速率。
產品交付也好,項目推進也罷,都是團隊配合的過程。
產品經理/項目經理,想要提升自己的效率,更應該重視意識的提高和有序性的強化。
即有自我意識強化,也有團隊意識提高。
在縱橫矩陣管理模式架構下,做為橫向團隊主管的產品經理,管理和協調著其他部門資源,做產品的事務。
實際上其更確切的定位是一個流程經理。
何出此言?
一個良好的矩陣型產品管理架構,能夠提高資源使用效率,加強團隊反應速度,并通過整合資源讓橫向團隊成為能力強大的重量級團隊,這是該架構的優勢。
但是,矩陣模式違反了“一個員工一般只有一個上級”的管理規則,這導致員工的每個上級在安排任務時,必須考慮到其他上級對員工的工作安排。
一個好的方法就是建立各級主管參與其中的協同工作流程。
通過流程來安排和驅動員工的工作,而不是某個領導通過臨時下達行政命令來安排員工的工作,最大限度避免命令之間的沖突。
產品經理,可以依照流程來制訂計劃和安排任務,而縱向團隊的主管,在流程中則承擔了評審、把關等職責,支撐橫向流程的運作和執行。
因此,在矩陣模式下,大量建立流程,特別是跨部門的流程,推行流程化運作,將是一個長期的任務。
這就要求,產品經理,要不斷的提高自身意識,看清事務的本質,然后構建體系化的流程,推動團隊正確、快速的前進。
意識和流程,不可缺一。
產品經理忍不住吶喊:借我一雙慧眼吧,讓我把這紛擾看個清清楚楚,明明白白,真真切切。
04
那么,如何培養一個正向意識,建立健康流程呢?
1. 關于意識
意識的成長五個層次分為:
沒有人,天生就意識到位,擁有無上智慧。
意識,從基礎的事務印象,通過自我的實踐、學習、內化升華,最終變成思想、智慧的。
對于個人來講,意識的突破,可能就差那么一點新事物、新理念碰撞帶來的契機,
尋找契機的辦法,就是在生活中自我學習。產品經理和項目經理,尤其關鍵。
對于團隊來講,意識的培養則靠的是企業文化和培訓體系。
如果一定要在組織里面挑的話,總有這么一兩個人,他/她在自己的崗位領域里面,認知和意識是最強的。
通過學習也好,工作中建立也罷,當他/她的這種意識上升到一定高度時,給他/她一個平臺,就有能力發起和推動這場意識變革,
組織內部通過領頭羊的傳幫帶,推動團隊成員的意識提升。
由此,也可以看出,意識的落地轉化,最終靠制度流程,不能靠一句意識口號。
全民意識的建立,絕對不要期待團隊的自我覺悟。
如果靠覺悟,這個社會已經是共產社會,按需分配時代;
如果能靠覺悟,佛道之爭不會延至現在,學術之說也不會再有分歧。
有朋友可能會說,初創企業就沒有這么多的說法,大家很自覺的努力做事,奔向一個目標。
沒錯,原因你也說出來了,就是這同一個目標,在大家的意識上,確定了方向性,知道了做事邊界,壓制了各自的自利心,督促大家前進,
但一個已經經歷了幾波人的交替變更、擴大,后進員工對創業團隊的那種憧憬、激情、目標感變得淡薄后,情感歸屬也會淡漠,意識的建立就要同步提上日程。
也如前面所說,當你只是要求整個團隊要有自覺性意識時,也有可能會意味著一個擔子多頭挑,方向不一致時,可能會導致內部混亂,引起摩擦;
也有可能因這強制的自覺性,引起內部資源的過度消耗和人員的過度緊張。因為在當前這個基調下,如何把握這個度,團隊心里都沒譜。
國內的網絡購物和網絡營銷意識的培養和成長,不得不說淘寶位居首功,縱觀它的發展歷程,也是在長期不斷優化過程中,打造社會環境,逐步建立用戶習慣后,將這種意識深入人心的。
所以說,個人意識的建立和培養,可以通過自我學習、管理實現,
但團隊意識,則需要將目標化成具體的政策,再細分為執行流程,通過基層在日常的流程運作中潛移默化,建立意識。
2. 關于流程
流程是意識的體現,意識是流程的升華。
企業戰略的制定,是企業最高層級意識的體現,隨著戰略的實施和構建,又可能反過來促進意識的提升。
流程的建立與優化,老廖認為必須要關注幾點。
1)流程的建設需要認可和授權
流程的建設,必須由得到企業高層的認可和正式授權。只有得到明確、公開的授權,流程才有實施的力度,流程的監督者,才有后勤的保障;
2)流程由最高級別意識領導者組織和推動
我們需要保障流程的正確性,則需要保障流程發起者的意識是具備指導性的。
正如前面所說,一個企業內總有這么一兩個人,他/她在自己的崗位領域里面,認知和意識是最強的。
我們需要找到,并放大這種資源的力量。
如果內部不行,則需要考慮借用外部力量。
3)流程的執行應該從上到下的共同參與和執行
一個健康的流程,必須是一個全體參與和共同執行的流程。需要杜絕團隊存在特殊體。
一個不遵守流程,卻又需要在過程中要插一腳的特殊體,絕對是該流程有序性的破壞者。
因為他的一個指令,就可以讓這個流程斷鏈或是跳鏈。
4)流程之功非一日之寒,切勿朝令夕改
從流程建立到體現功效,絕非一日之寒。
在流程發起后,我們需要的是堅持,并在流程實施過程中不斷的,建立反饋、監督機制,適當優化,調整,保證流程的正確性和適配性。
每次組織內的變化,都可能在不同的層面帶來一次意識上的建立和培育。
總的來說,公司的發展,就像是一個長期的項目管理過程。
想要提升效率,就要重視整體團隊意識培養和流程建設,
意識是源,決定可持續性;流程是根,決定可繼承性。
這種建設過程,注定是一個細水長流的動作。
作者:廖海強,十年物流行業物聯網信息化硬件產品經驗;微信公眾號:老廖有的說;
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題圖來自Unsplash,基于CC0協議。
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