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榮耀標(biāo)識(shí)干貨：產(chǎn)品經(jīng)理高效會(huì)議指南
編輯導(dǎo)讀：要說職場人最討厭的字眼，“開會(huì)”一定榜上有名。時(shí)間長、效率低是很多會(huì)議的特點(diǎn)，尤其產(chǎn)品經(jīng)理要參加大大小小各種會(huì)議，因此苦不堪言。如何開一場高效率的會(huì)議呢？本文作者根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，對此進(jìn)行了分析，與你分享。
“大家好，我是阿境，人稱產(chǎn)品界的吳彥祖，一個(gè)沉穩(wěn)又不沉悶的男人”
“吳彥祖，下午三點(diǎn)開會(huì)”
“收到”
阿境相信所有產(chǎn)品經(jīng)理在日常工作中都會(huì)有大大小小的會(huì)議，項(xiàng)目周會(huì)，需求評審會(huì)，需求討論會(huì)，交互評審會(huì)，項(xiàng)目總結(jié)會(huì)等等，用“貫穿工作全程”六個(gè)字來形容毫無違和感。
實(shí)不相瞞，“白天開會(huì)，晚上干活”的事情不論在大公司or小公司均是屢見不鮮。
不瞞你說，即使是作為廈門吳彥祖的阿境也深受困擾！
但事實(shí)是會(huì)議真的多如牛毛占據(jù)一整天的時(shí)間嗎？
是否有合理利用好每一場會(huì)議的節(jié)奏？
如果你苦于會(huì)議太多，時(shí)間太長，不妨看看阿境總結(jié)的會(huì)議寶典。
提升效率，拒絕無效會(huì)議。
白天開會(huì)，白天工作，晚上好好回去燉個(gè)湯擼會(huì)貓它不香嗎？
一、為什么需要高效的會(huì)議？
1. 會(huì)議的目的
要了解會(huì)議的目的，先了解什么是會(huì)議？
會(huì)議指的是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動(dòng)，它是在限定的時(shí)間和地點(diǎn)，按照一定的程序進(jìn)行的。
劃重點(diǎn)，“組織”、“領(lǐng)導(dǎo)”、“目的”、“程序”是會(huì)議的幾大要素。
而“限定的時(shí)間跟地點(diǎn)”也是重要的一個(gè)限制因素。
可以這么說，會(huì)議的目的在于溝通并解決問題。
解決問題是重點(diǎn)，會(huì)議是更有效率解決問題的一個(gè)方式。
2. 失敗的會(huì)議結(jié)果
1）開會(huì)開成流水賬
開會(huì)不帶著目的來開，造成會(huì)議過程僅僅是闡述問題，沒有明確會(huì)議目的，容易偏離會(huì)議主題，
開著開著變成記錄日常事項(xiàng)的會(huì)議。
會(huì)議內(nèi)容看似豐滿，但內(nèi)容毫無營養(yǎng)，“討論半天，不知所云”。
2）開會(huì)開成菜市場
在會(huì)議的過程當(dāng)中，若會(huì)議沒有合理的規(guī)劃及管控，容易出現(xiàn)“你一言我一語”的情況，這正是因?yàn)槠x會(huì)議主題的原因以及會(huì)議主持人沒有把控好會(huì)議節(jié)奏導(dǎo)致的情況。
浪費(fèi)了會(huì)議時(shí)間不說，同樣透支了參會(huì)人員的耐心。
“辯論半晌，毫無收獲”是這類會(huì)議結(jié)束之后的感悟。
二、產(chǎn)品經(jīng)理會(huì)經(jīng)歷的會(huì)議
回顧一下產(chǎn)品的生命歷程：“業(yè)務(wù)需求→市場調(diào)研→產(chǎn)品架構(gòu)→功能需求池→功能流程圖→頁面原型→功能邏輯→產(chǎn)品需求文檔→產(chǎn)品評審→測試用例→數(shù)據(jù)分析→產(chǎn)品迭代”。
由此，可以引申出，產(chǎn)品經(jīng)理會(huì)涉及的會(huì)議有：項(xiàng)目周會(huì)/月會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、需求討論會(huì)、需求評審會(huì)、交互評審會(huì)、需求排期會(huì)、項(xiàng)目復(fù)盤會(huì)。
簡單提一下幾個(gè)會(huì)議的內(nèi)容。
- 項(xiàng)目周會(huì)：主要包括項(xiàng)目日會(huì)、項(xiàng)目周會(huì)、項(xiàng)目月會(huì)。用于與項(xiàng)目組人員對齊項(xiàng)目進(jìn)度，把控項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及項(xiàng)目變更。
- 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)：用于項(xiàng)目的啟動(dòng)，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)，前期準(zhǔn)備，所需資源的規(guī)劃、成本的估算等，等同于項(xiàng)目立項(xiàng)會(huì)。
- 需求討論會(huì)：包括與領(lǐng)導(dǎo)、運(yùn)營、產(chǎn)品、交互間的需求討論會(huì)，不同角色側(cè)重點(diǎn)各有不同。主要針對需求的合理性、必要性及可行性從不同角度出發(fā)進(jìn)行探討。
- 需求評審會(huì)：主要針對需求文檔，與團(tuán)隊(duì)成員（運(yùn)營、開發(fā)、測試、交互）進(jìn)行需求的評審及修改，便于后續(xù)推進(jìn)需求的落地。
- 交互評審會(huì)：通過產(chǎn)品經(jīng)理的調(diào)研、分析等，交互產(chǎn)出交互稿后，與產(chǎn)品經(jīng)理進(jìn)行交互稿件的評審及修改。
- 需求排期會(huì)：通過確定后的需求文檔，開發(fā)進(jìn)行整體項(xiàng)目的排期，包括設(shè)計(jì)稿、客戶端、服務(wù)端、前端、測試等各個(gè)節(jié)點(diǎn)的deadline制定，其中包括項(xiàng)目的把控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估等。
- 項(xiàng)目復(fù)盤會(huì)：項(xiàng)目上線后，通過一定時(shí)間的運(yùn)轉(zhuǎn)，分析項(xiàng)目成果。并羅列整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中所發(fā)生的項(xiàng)目事項(xiàng)，復(fù)盤項(xiàng)目過程，對優(yōu)項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，抽象成SOP便于后續(xù)學(xué)習(xí)，對劣項(xiàng)進(jìn)行優(yōu)化，避免再次發(fā)生。
三、每個(gè)會(huì)議的通用法則
乍一看，好家伙！這做一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理咋這么多會(huì)議？
敢情這白天都不用干活光開會(huì)了？
但作為一名產(chǎn)品經(jīng)理，最主要的能力不就是解決問題的能力嗎？
會(huì)議多？時(shí)間長？人員亂？
別急，阿境抽象總結(jié)了會(huì)議的通用法則，不論是哪種會(huì)議，都能夠用得上。
（別夸我！實(shí)在要夸的話，就夸我是廈門吳彥祖就好）
1. 會(huì)議的五要素
會(huì)議五要素包括人物、時(shí)間、場景、事物、主題。
【人物】
參會(huì)的干系人，包括主講人及參會(huì)者
【時(shí)間】
指會(huì)議的開啟時(shí)間及結(jié)束時(shí)間。
我們在開會(huì)的時(shí)候，往往記得通知會(huì)議的開始時(shí)間而忽略了會(huì)議的結(jié)束時(shí)間，也就是會(huì)議持續(xù)時(shí)間。
當(dāng)沒有設(shè)定結(jié)束的時(shí)刻，那么當(dāng)人在手頭沒有緊急要事的時(shí)候，就會(huì)在潛意識(shí)當(dāng)中認(rèn)為會(huì)議時(shí)間很長，從而無限拉長會(huì)議時(shí)間，造成會(huì)議效率低下。
試想一下，你領(lǐng)導(dǎo)給你布置一個(gè)任務(wù)，但是沒有deadline，那么你會(huì)當(dāng)天就解決掉嗎？
答：“會(huì)的！”
好了，別欺騙自己了，大概率是不會(huì)的！
注意要點(diǎn)：
會(huì)議時(shí)間記得提前邀約，每個(gè)人手頭都是有任務(wù)安排的，尊重他人的時(shí)間及安排。
若涉及的時(shí)間有沖突，根據(jù)重要性程度去協(xié)調(diào)對應(yīng)方的時(shí)間。（例如老大A與下屬B的時(shí)間沖突了，在會(huì)議無法延期的情況下，協(xié)調(diào)下屬B的時(shí)間）
【場景】
指會(huì)議的開會(huì)地點(diǎn)，包括有投影儀、白板等設(shè)施，便于會(huì)議地有效進(jìn)行。
【主題】
會(huì)議的內(nèi)容及事件，包括會(huì)議的背景，最終解決的問題。
2. 會(huì)議通用流程
關(guān)于會(huì)議的通用流程，簡單來說，阿境總結(jié)了一句話“一約二講三總結(jié)”。
- 一約包括約會(huì)議人員的時(shí)間、會(huì)議室的時(shí)間；
- 二講包括講述會(huì)議背景，闡述會(huì)議內(nèi)容；
- 三總結(jié)包括總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，執(zhí)行會(huì)議結(jié)果；
若將整體流程剖析開，則可分為【會(huì)議前】、【會(huì)議中】、【會(huì)議后】三部分
【會(huì)議前】
- 以類郵件形式發(fā)布會(huì)議邀請，附上會(huì)議文檔（如需求文檔等），并提前周知參會(huì)者閱讀
- 若有需討論內(nèi)容，周知參會(huì)者提前準(zhǔn)備，提升會(huì)議效率
- 若會(huì)議上涉及方案討論，提前準(zhǔn)備多種方案
- 若涉及方案評審，則所有問題在會(huì)前提前解決
- 提前預(yù)定好會(huì)議室、投影儀等，并在會(huì)前提前到達(dá)準(zhǔn)備
- 若有白板，可在會(huì)議前提前寫上會(huì)議目的及背景等（節(jié)省會(huì)議效率）
- 確認(rèn)好會(huì)議記錄者，便于會(huì)議紀(jì)要的撰寫
【會(huì)議中】
- 會(huì)議第一件事介紹會(huì)議背景、目的（該點(diǎn)雖小，但無比重要?。?/li>
- 清晰闡述會(huì)議結(jié)構(gòu)，突出重點(diǎn)，區(qū)分會(huì)議時(shí)間的劃分主次
- 主講人需掌控會(huì)議的主導(dǎo)性及方向性
- 時(shí)刻明確會(huì)議主旨，討論過細(xì)或者遠(yuǎn)離此次會(huì)議討論范圍時(shí)一定要及時(shí)拉回來，提高會(huì)議效率
- 會(huì)議中爭議較大的點(diǎn)，采取“5分鐘原則”，若限定時(shí)間內(nèi)未得出結(jié)果則延后討論
- 會(huì)議整體時(shí)長不宜過長，若時(shí)間的確過長，則可一一拆分
- 可借助工具（白板、電腦等）通過可視化給到項(xiàng)目組人員更直觀的表現(xiàn)
【會(huì)議后】
- 整理會(huì)議紀(jì)要，越快越好（保證內(nèi)容的不失真，以及項(xiàng)目人員能夠及時(shí)回顧會(huì)議內(nèi)容）
- 會(huì)議內(nèi)容以郵件形式周知參會(huì)人員，需要執(zhí)行的，明確指出具體責(zé)任人
- 會(huì)議遺留問題在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行解決
四、高效會(huì)議的寶典
1. 項(xiàng)目周會(huì)/月會(huì)
- 主講人提前做好項(xiàng)目進(jìn)度的闡述
- 項(xiàng)目各角色闡述項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目問題，項(xiàng)目解決方案及所需配合資源
- 把控項(xiàng)目當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)，若出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)則尋求解決方案
- 項(xiàng)目若有需求變動(dòng)，在會(huì)上一并提出并記錄
2. 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)
- 準(zhǔn)備好項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目數(shù)據(jù)情況等材料
- 主講人需要提前準(zhǔn)備項(xiàng)目概述及啟動(dòng)陳詞
3. 需求討論會(huì)
- 準(zhǔn)備好各角色的產(chǎn)品需求(包括運(yùn)營需求、產(chǎn)品需求、老板需求、商務(wù)需求等)
- 提前標(biāo)注好需求背景、需求價(jià)值、用戶價(jià)值、預(yù)期解決方案等
- 與需求方溝通清楚需求的來龍去脈，確定需求是否要推進(jìn)
- 會(huì)后標(biāo)記需求狀態(tài)
4. 需求評審會(huì)
- 針對于每個(gè)需求點(diǎn)，產(chǎn)品經(jīng)理需做好數(shù)據(jù)調(diào)研、市場調(diào)研、用戶心理分析，需求背景，用戶價(jià)值等的準(zhǔn)備，應(yīng)對項(xiàng)目組人員對需求產(chǎn)生的疑問
- 提前將需求與各開發(fā)單獨(dú)核對，方案上有問題提前解決
- 產(chǎn)品經(jīng)理核對需求當(dāng)中的錯(cuò)誤點(diǎn)（避免簡單的邏輯錯(cuò)誤等）
- 切勿將需求評審會(huì)開成技術(shù)研討會(huì)，及時(shí)“制止”評審會(huì)的技術(shù)過多的討論
- 在陷入某個(gè)問題過久時(shí)，若無合適方案，記錄下來且會(huì)后再議
- 切記，需求評審會(huì)并非討論會(huì)，而是方案確認(rèn)會(huì)，過長的會(huì)上討論容易引起疲憊
5. 交互評審會(huì)
- 提前與交互人員確認(rèn)好交互方案
- 進(jìn)行組內(nèi)評審，如果是新人，盡量與導(dǎo)師or其他交互人員溝通
- 在出交互方案錢，若時(shí)間充足，盡量羅列不同的交互方案，便于會(huì)上溝通
6. 需求排期會(huì)
- 針對于于每個(gè)需求的時(shí)長進(jìn)行提前評估并預(yù)判
- 在排期過程中若有疑問及時(shí)提出并修改
- 排期會(huì)一般不會(huì)太長，僅是針對于排期，對齊項(xiàng)目組人員的工作任務(wù)
7. 項(xiàng)目復(fù)盤會(huì)
- 產(chǎn)品側(cè)人員收集各項(xiàng)目角色在項(xiàng)目當(dāng)中的感受體驗(yàn)
- 產(chǎn)品側(cè)/運(yùn)營側(cè)總結(jié)產(chǎn)品數(shù)據(jù)表現(xiàn)，并給項(xiàng)目人員展示
- 會(huì)議上根據(jù)各角色總結(jié)的問題，逐一發(fā)言并且尋求解決方式
- 總結(jié)項(xiàng)目復(fù)盤內(nèi)容，形成文檔并在下一次項(xiàng)目中改進(jìn)
五、會(huì)議注意要點(diǎn)
1. 重視會(huì)議前的準(zhǔn)備，提前了解會(huì)議主題及內(nèi)容
會(huì)議前的準(zhǔn)備不僅僅是主講人，包括參會(huì)者。
主講人需要準(zhǔn)備會(huì)議內(nèi)容這點(diǎn)無需多言，參會(huì)者也需要了解會(huì)議的內(nèi)容并提前準(zhǔn)備相應(yīng)的材料及內(nèi)容。
當(dāng)然，有些想法及靈感是在會(huì)議當(dāng)中思想碰撞才產(chǎn)生的，這也是在有提前準(zhǔn)備的前提下。
2. 明確會(huì)議目的，并把控全程節(jié)奏
在會(huì)議過程中，我們在討論過程中往往會(huì)講著講著就開始偏題，從A講到了B，而后在B討論了半天 ，發(fā)現(xiàn)時(shí)間已經(jīng)流逝，回過頭來，B既不是會(huì)議要解決的問題，A也沒得到有效地方案，造成了會(huì)議時(shí)間的浪費(fèi)，且參會(huì)人員會(huì)有挫敗感。
這就是沒有明確會(huì)議目的，“強(qiáng)行偏題”的結(jié)果。
在會(huì)議剛開始時(shí)，通過與參會(huì)人員明確會(huì)議目的，達(dá)到會(huì)議“有意義”。
建議：通過白板書寫目的及流程
3. 精準(zhǔn)管理會(huì)議時(shí)長，把控“注意力優(yōu)先法則”、“5分鐘原則”
會(huì)議時(shí)長不宜過程，所以需要設(shè)定會(huì)議deadline。
但在進(jìn)展過程中，由于會(huì)議討論，不可抗因素等，往往容易造成會(huì)議拖堂。
根據(jù)科學(xué)研究“注意力優(yōu)先法則”，“人的精力在百分百的狀態(tài)下只能維持30分鐘，超過則效率會(huì)呈指數(shù)降低”。
過長的會(huì)議會(huì)使得整體參會(huì)人員往低效率的方向前行，同時(shí)會(huì)引起人的心情煩躁，從而可能在會(huì)議中導(dǎo)致錯(cuò)誤的決策及討論。
由此，會(huì)議主講人需精確管理會(huì)議時(shí)長，減少會(huì)議拖堂。一旦在時(shí)長有可能因?yàn)槟承┮蛩乩L時(shí)，盡力加快部分內(nèi)容的講解。
若在會(huì)議過程中，某個(gè)問題點(diǎn)爭議較大，則根據(jù)“5分鐘原則”，若5分鐘內(nèi)未解決，記錄下來會(huì)后單獨(dú)解決。
建議：設(shè)定會(huì)議鬧鐘
4. 記錄好會(huì)議紀(jì)要
往往在對于產(chǎn)品新人，在一場會(huì)議之后，總會(huì)被叫去記錄會(huì)議紀(jì)要。
也常常聽到有產(chǎn)品朋友抱怨“領(lǐng)導(dǎo)總讓我做會(huì)議紀(jì)要這種雜事，我該怎么辦？”
記錄的目的在于會(huì)議核心內(nèi)容的記錄同步及后續(xù)的復(fù)盤，并非記錄本身。
在阿境看來，這并非雜事，相反，能夠鍛煉對于會(huì)議內(nèi)容的提煉能力，以及產(chǎn)品經(jīng)理所必備的書面表達(dá)能力。
同時(shí)，把時(shí)間線拉長點(diǎn)來看 ，會(huì)議如此之多，事情如此之繁雜，會(huì)議紀(jì)要對于項(xiàng)目人員來說，起到復(fù)盤的作用。
可以說，寫好會(huì)議紀(jì)要，才能使得會(huì)議不白開。
5. 控制好開會(huì)人員
與其說控制好開會(huì)人員，不如說是控制好開會(huì)人數(shù)。
人數(shù)多≠信息傳達(dá)全。
往往我們會(huì)有個(gè)誤區(qū)，開會(huì)需要將所有牽扯到的干系人都拉過來，但人數(shù)多容易造成了會(huì)議效率低下的情況。參會(huì)者若不清楚邏輯，則在會(huì)議中提出的問題打亂了會(huì)議的進(jìn)度及秩序，從而浪費(fèi)了真正會(huì)議的時(shí)間。
僅與會(huì)議有直接關(guān)系的人參與即可，較為邊緣的人員可等到會(huì)議中途再參與或者是后續(xù)查看會(huì)議紀(jì)要。
6. 提前規(guī)劃好會(huì)議
“會(huì)議太亂了”、“會(huì)議開完不知所云”、“仿佛是花了兩個(gè)小時(shí)聽了一場辯論會(huì)”等感受都是由于沒有提前規(guī)劃好會(huì)議造成的。
規(guī)劃會(huì)議包括會(huì)議的時(shí)間分布、會(huì)議內(nèi)容主題闡述，會(huì)議總結(jié)等，主要由會(huì)議主講人來進(jìn)行規(guī)劃會(huì)議。
時(shí)間分布主要指時(shí)間的劃分，比如會(huì)議總共為ABC三部分內(nèi)容，A占會(huì)議時(shí)長的50%，B占會(huì)議時(shí)長的30%，C占會(huì)議時(shí)長的20%。當(dāng)其中一部分超出了時(shí)長，為了會(huì)議的效率，在保證內(nèi)容的前提下，縮短其余部分的占比，保證會(huì)議簡約。
會(huì)議內(nèi)容主題闡述主要指主講人邏輯清晰，闡述分明，減少不必要的語言。
會(huì)議總結(jié)指的是在會(huì)議結(jié)束后，通過總結(jié)陳詞，明確會(huì)議結(jié)果，及各部分人員在會(huì)后所需要的做的工作內(nèi)容。
7. 把控好“發(fā)散思維”及“收斂思維”
“發(fā)散思維”及“收斂思維”是我們平時(shí)運(yùn)用得較多的思維方式。
但在不同的會(huì)議上，需要運(yùn)用好這兩種思維，例如“需求討論會(huì)”更多的是“先發(fā)散再收斂”，而在“需求評審會(huì)”更多的是運(yùn)用“收斂思維”。
合理地運(yùn)用好兩種思維方式，也能夠使得不同會(huì)議達(dá)到最優(yōu)的效果。
還有一類思維稱為“涌現(xiàn)思維”，是介于兩種思維的中間，通過在早期分歧階段涌現(xiàn)的靈感來刺激新想法的產(chǎn)生，更多出現(xiàn)在“頭腦風(fēng)暴”之類的會(huì)議上。
六、寫在最后
在產(chǎn)品經(jīng)理的實(shí)際工作當(dāng)中，會(huì)議會(huì)有，不可避免，那么，若出現(xiàn)了效率不高的情況，就去優(yōu)化它。
與此同時(shí)，阿境也采訪了身處大/小公司的幾位朋友（幾位真的很多了，最近忙成dog），不論公司體量大小，都有“會(huì)議多，效率低”的困擾。
也盡己所能總結(jié)部分會(huì)議SOP，以及注意要點(diǎn)，雖不全，但精辟。
總的來說，“提前準(zhǔn)備，把控節(jié)奏，做好紀(jì)要”是一場有效率會(huì)議的必要條件。
共勉。
#專欄作家#
阿境，微信公眾號(hào)：夢想家阿境，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。遇到過三位數(shù)的DAU，也有八位數(shù)DAU的經(jīng)歷；擅長產(chǎn)品面試的指導(dǎo)，用戶需求的洞察，對社交領(lǐng)域有深入的見解。
本文原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議
思維導(dǎo)圖第二條有個(gè)錯(cuò)別字
無論如何，這是一篇講得特別全面細(xì)致的有關(guān)會(huì)議的文章。
作為產(chǎn)品經(jīng)理，會(huì)議真的好多好多，要是每一個(gè)會(huì)議都能節(jié)省一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，長期下來，就可以節(jié)省很多時(shí)間，這些時(shí)間足夠做更多更有意義的事情了，，，
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理想豐滿，現(xiàn)實(shí)骨感，產(chǎn)品人的特點(diǎn)就是明明知道這個(gè)會(huì)議毛用都沒有，只要運(yùn)營爸爸、研發(fā)爸爸、測試爸爸讓你參加，你敢不去？你不去，誰來背鍋？