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榮耀標識運用得當時間，有效管理每一天
最近，我碰巧讀到一篇布倫尼·韋爾(Bronnie Ware)寫的短文《臨終病人的五大憾事》。許多年來，韋爾一直在照護臨終前返家的病人。這些病人最常出現的遺憾是什么?“希望我曾經勇敢地選擇忠于自我的生活，而不是照著別人的期待過日子?！逼浯文?“希望我沒那么努力工作?！?/p>
我們可以通過以下兩種方式來理解這些遺憾：1、不要工作得太賣力，要把時間花在忠于自我的生活上;2、一樣努力地工作，甚至更努力，但要做自己看重的事。這些事必須忠于自我的生活，是你認為重要且有意義的事。
如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看，就可以了解人們之所以感到遺憾，并不是因為花那么多時間在工作上，而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我們的工作是我們所看重的，能代表忠于自我的生活，我們就會活得更充實。當我們即將告別人世之時，就不會有遺憾。
專注于少數幾件重要大事
這世界上有太多事要完成，有那么多有趣的人、好玩的活動、值得去做的事、有吸引力的機會，實在太難選擇了。所以我們干脆不選，每一樣都來一點?
大多數的時間管理方法都有個問題，那就是它并不是協助你解決這個問題，而只是專注于教你怎么以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤，就好比在自助餐廳里每一樣多吃一點，是個錯誤的做法一樣。因為想要完成所有事情，會讓人抓狂、筋疲力盡。
想從自助餐廳安然撤退，秘訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子，秘訣也是一樣，那就是少做幾件事。也就是說，對于要做什么，必須要有策略;對于不該做什么，也得痛下決心取舍。
說得再具體一點，我們應該專注在少數幾件事情上。我自己在經過多次的嘗試錯誤之后，得出的數字是五件事情。
我決定把這一年的重點放在五件事情上，其中三件與工作有關，兩件是私人事務。我做的(幾乎)每件事，都必須屬于這五個領域。如果不是，只好禮貌地拒絕。
為什么是五件事?因為對我來說，這樣似乎運作得不錯，必須完成的重要事項都包含在內，而且不至于筋疲力盡。但適合你的可能是三件事，也可能是七件，只要對你有效就行了。你會知道運作的效果，因為如果有效，你在每個領域都能得到成就感，不會雜亂而手足無措，或丟三落四。
那又為什么是一年?因為一生太長，一個月又太短，用一年來實現長期重點剛好。我們常以年進行思考，像是學年度、生日、宗教節日、薪資、紅利、績效評估，都是在一年期限內進行，而且一年的時間剛好足以得到真正的進展，卻又不致迷失。
以下是我的五項重點：
·三項與工作有關：服務現在的客戶;開發未來的客戶;寫作及演講。
·兩項與個人有關：與家人和朋友相聚;做些有趣的事，照顧好自己。
這些事大都是無法明確量化的，但沒關系，這些并不是目標，也不是所有事情都要有個量化的目標。這些是重點領域，是你想要投入時間的事項。如果你想要的話，可以再為每個領域設立特定的目標。
你的清單會不同，因為你和我不同。重點在于你得有意識地去列出這張清單。在接下來的這一年，你想要專注在哪五件事情上?它們必須對你有重大意義，你才會投入那么多時間在上面，并知道你對時間使用得當。
換句話說，就是在自助餐廳用餐時，拿一個可裝五種菜色的盤子，不能再多了。既然只能選擇五種，就要確定拿到的是既營養又好吃的菜色。
怎樣運用時間才算得當?確認你的清單能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調你的獨特之處，并反映出你的熱情，那就對了。同樣重要的是，也要包括接受挑戰、與他人合作的機會，以及受到認可的機會。
一旦確認能夠反映出上述元素的領域，接下來就得針對不適合放入盤里的東西，做出困難的決定。
當決定好你的五個重點之后，把95%的時間用在上面，剩下的5%用來做其他零碎的事：幫忙同事;換機油;讀完針對iPad的評價，然后排隊去買一臺，這些都能運用那5%的時間去完成。但如果這些事占用你20%的時間，那表示你花太多時間在別人的要務或無聊的生活瑣事上，沒有留足夠的時間來進行自己的要務。
有時，你會面臨重點之間的沖突;我就曾遇過，那次是TED邀請我去演講。我覺得TED大會很令人贊嘆，而且演講明顯符合我的“寫作及演講”重點，但日期和我妻子伊蓮娜40歲及她父親70歲的生日晚會相沖突。最后我決定推掉演講邀請。
并沒有任何公式可幫助你在五個領域之間做抉擇，但當沖突發生時，靜下心來想一想，大多數時候你會有答案。如果沒有，那這里提供一種方式：想想看你最近花最多時間做哪些事，如果其中某個領域占用的時間明顯較少，就選它，作為平衡。如果不能決定，那選任何一個都好，至少你知道兩個都值得做。
一件一件選定要做的事
你已經知道這個年度首要的五件事是什么。這些事必須成為每日生活的基礎，也就是你的組織結構。想讓你的年度重點工作有進展，就必須專心把時間投入其中，每天都是如此。
這時，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是制作工作清單，就又多了一項工作。制作工作清單時，請依據你的五個領域來分類，然后加上第六類，并標示為“其他5%”。
以我的某一天為例，工作清單會像這樣：
透過這樣的清單架構，把令人手足無措的事項，切分成容易管理又切實可行的工作區塊，同時確保時間花在對的地方。光說不練沒有意義，要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計劃，也是我要投入時間心力的重點。
這個架構既單純，又有助于專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅于此。它還能提供信息，讓我知道自己怎么處理各項重點領域、各領域之間如何建立關系，以及為了在各領域取得進展所做的努力。
看看前述清單，你會發現在這個特定日子，“服務現有的客戶”的比重遠超過“開發未來的客戶”。只有一天這樣沒關系，但如果是長久現象，在整個月當中，關于現有客戶的工作都填得滿滿的，而對未來客戶的工作卻空蕩蕩，我就會知道自己必須調整，才能讓業務成長。
當工作時間發生沖突，必須有所取舍時，這個清單架構尤其有用。例如有兩個會議都很重要，而我必須擇一參加，這時就可以根據自己運用時間的多寡，看哪個重點領域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。
另一方面，在“做些有趣的事，照顧好自己”的領域，我也只有一個活動項目，但因為寫作、家人和朋友全是我能量的來源，所以沒有關系。
我也注意到“其他5%”的活動總是滿的，這些都是非常行政事務導向的，而且占據我超過5%的時間。這可能表示我應該雇用一位行政人員，或該把一些事項延后，直到行程表空出更多的時間。
只要有條理的把任務欄成清單，著重在本年度想完成的目標，就可以減少令人窒息、動彈不得的狀況。
18分鐘輕松管理每一天
你可能不知道：人們在工作時，平均每小時會被打擾四次，而且有40%不會回到被打擾前的工作;有將近95%的經理人認為，最浪費他們時間的三件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報內容;而電子郵件與電話造成的分心，會讓人的智商降低10分，比抽大麻的影響高出一倍;一心多用，則會讓生產力下降40%。
成功者都有一個管理工作生活的好習慣，而這個習慣可以只占每天的18分鐘：
·上班前花五分鐘，規劃當日工作重點。在打開計算機前，先坐下來，拿出工作清單，看看有哪些項目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項是實際可行的，能讓你更專注在年度重點上，并讓你在一天結束時感到自己過得很有效率而成功?然后，把這些項目從工作列表上挪到日程表。別忘了：要確保列表上的任何項目不會留在那里超過三天，要么把它們寫入日程表，要么就從清單上拿掉。
·每小時花一分鐘，重新聚焦。把手表、手機或計算機設定成每小時響一次，然后開始針對日程表上面列的事項工作。當鬧鐘響起，深呼吸，問問自己，過去一個小時是否有效率。然后看一下日程表，有意識地承諾自己要如何度過下一個小時。一小時接著一小時地管理每一天，別讓時間來管理你。
·下班前花五分鐘，誠實檢討并反省自己。在一天工作即將結束之際，關上計算機，回顧今日，問問自己三組問題，例如：今天過得如何?今天學到了什么?需要向誰回復最新消息嗎?快速寫幾封電子郵件或打幾通電話，確保自己與應該聯絡的人聯系。
每天給自己18分鐘。你將學會如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握專心的秘訣，有效排除干擾;除了管理自己，還要熟知如何設定界線，以防別人浪費自己的時間;不必忙于搞定所有的事，而要在有限時間內完成真正重要的事。站高一點看自己，心靈富裕，工作才有效率。
彼得·布雷格曼(Peter Bregman)是戰略咨詢師。
來源：產品中國
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