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榮耀標識高密度的 8 次會議后，我總結了 6 點心得
對產品經理來說，開會算是日常之一。但實際上，很多人并不知道怎么處理會議：如何準備，如何記錄，如何復盤。作者經過數次高密度的會議后，總結了這6點經驗，希望能對你有所幫助。
有人開玩笑說，產品經理不是在開會，就是在去開會的路上。
從發現需求到產品落地，產品設計是整個鏈條中非常重要的環節，為了保證信息的高效傳遞，產品經理要跟不同的人開各種會議。
對于工作經驗豐富的職場老司機來說，因為對業務、人員都很熟悉，可能開會不是什么難事。而對一些產品新人，或者換工作進入新環境的產品經理，開會可能會遇到一些挑戰。
剛剛入職上家公司的時候，我就經歷了這樣的挑戰：原本以為開會很簡單，卻經歷了幾次失敗的會議。今天，我就給大家分享一些在新環境中組織會議的經歷和心得。
一、新人開會，態度第一，心態第二
進入新環境，我盡力在有限時間內盡快熟悉人員、熟悉業務，對第一次會議我也非常重視，做了非常多的準備。盡管如此，第一次會議也出現了不少狀況：
參會者在會議中，說了一些業務細節，而這些內容，在調研未提及，且文檔、系統里也沒有，導致被業務方提問時，我無從回答。
參會者之間比較熟悉，他們會用一些他們習以為常的“黑話”、“暗號”，但因為我對他們之前的歷史溝通情況不了解，理解有困難。
部分參會者的提問比較直接，搞得自己有點尷尬，比如：你連這個都不知道嗎？你是產品經理，你要對調研清楚業務呀！
在開會之前，做好一切我們能做的準備，這是我們對待會議的基本態度。
雖然準備充足，會議中難免還會出現各種意料之外的問題，萬一碰到不好相處的人，可能還會有點難堪。
碰到這種情況，不被其他人帶情緒的語言所影響，不卑不亢。要肯定自己的努力，別人提出的問題，有則改之，無則加勉，穩住心態，那些過分不友好、過于生分的話，就一笑了之吧~
二、熟悉業務后，開會技巧很重要
可能是到了新環境，自己過分關注業務，而忽視了一些開會溝通的技巧，導致最開始的幾次會議效果非常差。我出現的問題包括不限于：
1）會前計劃不到位
想一出是一出，想開會找不到會議室；會前通知不到位，部分干系人忘記通知。
2）會議過程失控
會議議程模糊，導致開會主題跑偏；沒定義清楚問題，導致開會反復拉鋸，甚至為了爭奪話語權要提高音量，氣氛緊張。
3）會后忘記跟進
會議過程中未進行有效記錄，會議時間長，結束后很多重要事項忘記跟進。
有兩次會議，都是4-6小時的長時間拉鋸戰。更有一次，領導第二天出差，結果因為問題沒討論清楚，拉著領導“吵架” 到半夜。
自己也學習了很多技巧，但是想到和做到，差距還是有的。后來，我結合自己的經驗，按照會前、會中、會后總結了幾點給自己的告誡
1. 會前準備要充分
很多事情執行起來并不困難，但是思考為什么做、如何做，才是最重要的。
會前，要定義清楚會議的主題，流程等。其實按照 5w2h 去思考和準備，準備效果就不會太差。
其中，最重要的，是要確定會議的目的：思考清楚問題是什么，問題的價值是什么，問題之間的關系和主次是什么。
再就是，基于問題和會議目的確定干系人，在會前同和干系人溝通、對齊目標。
剩下的，就是確定 W 中的其他事項了，記得，要提前規劃。
多說一點：在不熟悉的環境中組織開會，要盡可能提前去了解參會人的調性，平時多觀察其說話做事風格，這樣會中才能做好管控（當然，這個也只能是通過多相處才知道）。
2. 會中，要學會管控
不同人之間，認知、經歷、利益關系不同，溝通起來本就不是容易的事。
參會人越多，不同的聲音也越多。我們要進行合理的管控，才能保障會議秩序。在會前準備環節就應考慮到這些點。
第一，留意過于抽象的表述
一個人說了半天，但是其他人 get 不到點，無法理解。
比如，一個人老說一些抽象的場景，就是不好好舉例說問題：你的這個需求風險很大，SQL 不是這么寫的。
這個時候，要提醒發言人拿具體的例子講解，因為抽象的概念，很容易出現理解偏差。理解不一致，很難高效溝通。
第二，避免脫離主線議題
在會中，難免會有人提出新的問題，甚至是新的議題，我們首先要判斷這個議題和當初目標問題是否一致，是否值得花更多時間討論。
如果議題本身價值不大，可以禮貌地將話題拉回主線：誒，XXX，這個問題不在這次會議議題里，因為時間有限，我們可否會后繼續討論，我先記錄下來。
我們要應該控制討論的時間，如果衍生出短時間沒法得出結論的重要議題，最好的辦法是先記錄下來，再組織專題會議討論。
3. 會議結束，形成結論并持續跟進
每個高效的會議，都必定要有結論。所以，在散會前，我們要公示會議結論及各項待辦（精確到跟進人、時間）。
詳細的會議紀要，要在會后及時發出（郵件、IM），一方面，是記錄會議，另一方面，是存檔，后續追溯問題也方便。
會議結束，意味著事項處理的開始，我們要持續跟進每個待辦的處理，形成閉環，這樣才實現了開會的目的。
三、持續提高，PDCA迭代升級不可少
在熟悉新環境的過程中，我牽頭組織了多次不同主題的會議。最開始，臨時在釘釘群里艾特幾個人，就臨時先拉個會了。
因為會議效果不好，我開始復盤和優化。開了 2 次會后，我嘗試按照套路去組織會議，第 3 次會后，我開始結合團隊特性調整記錄的內容，慢慢完善自己和當前團隊開會的套路。
比如，我在會議通知部分，會講清楚什么人、在什么時間和地點、圍繞什么主題進行探討，提前給出會議必讀的材料：
我在會前，會著重梳理會議必讀材料，提前將核心問題的例子梳理清楚，以便在會議中就具體問題展開討論。比如，在溝通數倉建模的時候，我就提前結合場景準備了例子：
會議紀要部分，我會記錄【會議通知信息】、【會議議程】、【會議過程記錄】、【會議結論】、【其他增補議題及結論】、【會議待辦】。
會議結束后，我會把會議紀要發送給各個參會人，然后跟進待辦。經過多次改善之后，我的會議管理能力也得到了同事們的認可。
不同的團隊，有不同的風格。我們可以總結每次會議，提升會議的效率，按照 PDCA 的方法去提升我們會議的管理能力。
四、總結一下
講了這么多，稍微匯總一下所說到的建議：
會前，規劃充分定主題，抓住關鍵5W2H；
會中，抽象問題具體化，衍生問題會后聊；
會后，及時總結發紀要，持續跟進成閉環；
態度第一，心態第二，提升組織溝通技巧，結果一般不會太差
開會，是我們日常非常重要的溝通場景，會議管理的問題，本質上都還是溝通問題。
一方面，要提升自己對人和事的理解，增強專業知識，減少溝通屏障。
另一方面，多換位思考，準備充分，適當提升自己的溝通技巧，讓信息更高效傳達被人接受。
新人在新環境中的前幾次會議，是給自己樹立威信的重要機會。
盡力做好，不卑不亢，持續提升，祝大家都能開好會～
作者：lee；公眾號：樂說樂言
本文由 @lee 原創發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載
題圖來自?Unsplash，基于 CC0 協議
無時無刻都因為開會而神經緊繃
不是在開會，就是去開會的路上。會議上，各個人都可以提出質疑，我們還得學會控場，太難了~