三種常見的任務管理方法
這篇文章源于NEXT上推薦的一本電子書,主要講述了一些任務管理的方法,以及如何運用這些方法。其中針對看板、敏捷和GTD部分我專門摘錄出來進行了翻譯,一方面留作存檔,一方面也希望對讀者有所幫助。
看板
看板是二十世紀四十年代由豐田發明的,如果你用過Trello或Tower,應該對這個概念有所耳聞。
舉個例子,你需要先在白板上縱向劃分幾列,每一列可命名為:待辦、進行中、準備發布、完成。然后把你所有的任務寫到便利貼上,并把它們貼到最左邊的一列。當你的任務有所進展時,就把相應的便利貼從左向右挪到下一列。這個過程可以用Web工具完成,但個人建議直接用白板執行效果更好。
看板管理法的核心理念在于限制當前進展任務的數量。想象一下,一塊白板的空間是有限的,如果你想把某個任務放入“進行中”,就要把當前“進行中”的任務移走以騰出空間。
盡管對進行中的任務數量沒有上限要求,但為了合理發揮看板作用,你也應該基于你的輸出能力來對任務數量進行限制。
敏捷
敏捷方法適合小團隊、短期任務、快速迭代和測試的情況,盡快敏捷方法會有“風險”,但它能幫助團隊在有限時間內完成更多事情,而無需各級領導反復確認。
如果去找敏捷的初始定義,你會發現它沒有看板那樣明確的任務管理體系,它提供的只是一系列指導方針。我們可以綜合使用敏捷和看板,比如把所有任務貼到看板上,不是被動等待確認,而是主動按我們自己的步調推進和迭代,一小塊一小塊地交付任務,而不是對一個可能會前功盡棄的項目死磕幾個星期。
GTD(Getting Things Done)
GTD的概念源于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》。書中他指明任務管理體系的關鍵在于“有想法就記下來,而不是留在心里”。你在工作中的最大記憶量是7,所以如果不定期把任務寫下來的話,肯定會把大部分都忘了的。
這個理念要求我們把想法轉化為物理行為。你可以把任務拆解成子任務,錄入自定義列表中,給它們安排優先級,并針對每個任務設置截止日期。
一旦你把想法錄入紙面,就可以開始審視這些任務了。你可能想要“學習烹飪”、“下周四下午2點帶Kitty看獸醫”、“收集Windows98用戶手冊”等等,把這些任務列出來,標記那些不緊急的,然后問問自己哪些任務還可以再細分。比如你想學烹飪,肯定不會瞬間就學會,所以你需要對這個任務再拆分。問問自己,第一步要做什么,可能需要在附近找烹飪學習班,或者買一本食譜。對其他任務,如果有可以立即著手做且能在2分鐘之內做完的,就馬上行動。對那些需要更長時間的,就將其按優先級排入日程表。
按這種方式工作,你甚至會逐漸解決掉那些最大、最復雜的任務,并開始實現你的目標。
如何使用這些方法?
有趣的是,這些方法并不相互獨立,你可以在用GTD的同時也使用敏捷,實際上,我是3個一起使用:
- 用GTD組織我的任務,創建任務列表并設置優先級
- 用敏捷的思維方式,快速迭代執行
- 將看板作為一種跟蹤和任務可視化的方式
這些方法可以想象成各個層級,GTD是基礎(沒有它我無法做出一個好的任務列表),敏捷是快速執行任務的一種思維方式,看板則處于頂層,幫助我對準備中的、進行中的和已完成的任務一覽無余。
作者:申悅,6年產品汪 雜家~
本文由 @申悅 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。
GTD記下來
迭代行動
看板監控
小巧實用,感謝作者分享~ ??