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榮耀標識四個步驟，提高開會的效率
每次開會都必須有做出一個明確的決定，如果沒做出任何決定，那一定說明這場會壓根就不該開。
——谷歌CEO 拉里-佩奇
有人的地方就有江湖，有江湖的地方就要開會。
（完美構圖的烏克蘭議會群架圖）
會議是一個很常規的方法，幫助傳達思想、集思廣益、最終解決問題。這方面有本很出名的書——《羅伯特議事規則》，據說孫中山先生當年十分推崇，還親自翻譯編輯，希望能凝聚民心，推崇民主，可見會議的重要性。
理想豐滿，然而現實中很多公司還沒有形成高效的會議機制。相信不少人都遇到過這樣的場景：一屋子十來號人，你來我往，唾沫橫飛，三兩個小時過去，結論是——待定。
大寫的尷尬！
作為職場人，大家時間都很寶貴，如何避免把有限的生命投入到無止境的會議中？因此，如何提高開會的效率？
1、明確意圖及主題
會議的根本在于解決問題，很多時候會議效率低下就是因為組織者或者參會者沒明確會議目的。
積極溝通，讓組織更融洽
比如項目例會，部門匯報等。這種會議上我們需要及時同步信息，打開天窗說亮話，把問題說穿說透。
統一思想，讓行動更高效
產品汪熟悉的需求評審，項目啟動等。這種會議通常要有明確的方案，說明各種角色以及對應的職責，以及最終成果的評估標準。
集思廣益，讓視野更開闊
常見的就是頭腦風暴了，會議形式可以很輕松，需要注意：把握時間，不要跑題；不要輕易否定，畢竟期望得到的是想法而不是嚴謹的解決方案。
獎罰激勵，讓士氣更高昂
類似項目總結，公司年會等，通過回顧過去，總結經驗，賞罰分明，以激勵團隊士氣。這方面互聯網公司玩得比較溜。
2、會前充分準備
一次有效的會議，準備功課是少不了的。先上一張腦圖：
- 會議名稱：向外部提供關于會議基本信息的引領性標題，最好做到簡潔、完整，以便相關人員判斷是否必須參會。
- 參會人：參會人越多溝通成本就越高。蘋果已故 CEO 史蒂夫-喬布斯，他開會的基本原則是簡約，他不喜歡太多人一起開會。但這也并不意味著越少越好，參會人列表中至少應該包含決策人、執行人、關系人。
- 會議議程：應該提前說明整個議程，主要議題，讓參會人對會議內容有清晰全面的理解。
- 會議材料：應該提前發給參會人。這樣才能確保大家信息同步，有足夠的時間思考，而不是即時發揮。
- 會議內容準備：這點在項目匯報，分析決策等類型的會議中十分重要。比如關鍵數據、競品分析、現行方案以及采用這種方案的原因或者優劣等等。
當代鋼鐵俠，TeslaCEO埃隆-馬斯克在這方面的對員工要求就非常高，如果他提出的問題，你答不上來，隨時都有被解雇的風險。所以，務必做到有備而來。
3、會中注意事項
- 會議開始前：主持人最好花幾分鐘介紹一下會議議程、主要議題以及期望，然后逐項引導大家共同商定問題的解決辦法。
- 會議過程中：交代清楚事情的六要素——時間、地點、人物、行動、資源、結果。和我們從小到大的記敘文一樣，什么時間，什么地點，誰來做，怎么做，前提條件、最終結果（定性或定量）。
- 會議結束前：不要忘記回顧和總結，避免有遺漏。很多時候沉默不代表贊同，對于關鍵問題，最好復述一遍，確保理解一致。
- 把控會議節奏：這對會議主持人要求比較高，他需要在氣氛過于活躍，話題過于發散的時候，把話題拉回來。在交流陷入僵局時破冰（或者暫且放下爭議也好過僵持不下，白白浪費時間），盡量促成意見的統一。對于懸而未決的難題，最好有boss拍板，避免無休止的討論。
4、會后保持跟進
會后一小時內，應該有一份按主次整理好的會議紀要郵件發給參會者。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導者也可以通過參會者對郵件的反饋采集會議的相關信息，以便追蹤后續進度。
最后，附上一些知名企業的會議機制，以供參考。
注：摘自《開會的藝術》中國華僑出版社
微軟
- 嚴格控制時間，不超過1小時
- 領導和干系人都要參加，確保做出決議
- 激勵會上發言，融合所有意見
- 提出的觀點必須拿出數據支持
谷歌
- 明確目標，細化分工，確保問題得到解決
- 見縫插針，利用間隙時間開小會，半小時內解決問題
- 答疑機制，會議上充分交流，確保提問者理解清楚
- 計時模式，在會場顯眼的位置擺放計時器，要求參會者高度專注
- 不設會場，與會者才是會議核心，拋出一個問題立刻解決
- 連環會議，比如高管負債總體任務劃分，具體細節一概不談。中層模塊化梳理，委派給基層。最后由基層管理者把任務劃分到具體執行人
三星
- 避開業務高峰，選擇合適的時間
- 沙漏計時
- 清晰、明確的會議紀要
- 明確主題，發言中的前3頁PPT中必須明確提出議題
- 會場設專門的紀律人員
- 必須得出結論，投票表決
- 結論一旦得出，必須嚴格執行
作者：Zeason（點融黑幫），目前在點融網擔任產品經理，湖南大學畢業，曾就職于中國平安，非典型金融理工男，喜歡音樂、電影和運動。
本文由@點融黑幫（ID：DianrongMafia）原創發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載。
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