項(xiàng)目管理技巧:分工不明確時(shí),如何避免同事之間互相撕逼和扯皮?
編輯導(dǎo)語(yǔ):在職場(chǎng)工作中,我們經(jīng)常會(huì)遇到分工不明確的情況,面對(duì)職責(zé)邊界模糊的問(wèn)題,就容易產(chǎn)生分歧,造成矛盾。對(duì)于這樣的情況,我們應(yīng)該如何避免?作者分享了其項(xiàng)目管理技巧,對(duì)于分工不明確的情況提出了一些建議,一起來(lái)看下吧。
職場(chǎng)工作中,常常會(huì)遇到這樣的場(chǎng)景:比如,領(lǐng)導(dǎo)在分配工作時(shí),由于職責(zé)邊界模糊,對(duì)于那些未明確職責(zé)的灰色地帶,平級(jí)或者跨部門的同事之間往往互推,或者甩活給其他人。
此時(shí),作為其中的一個(gè)參與者,你是會(huì)默默接收原本不屬于自己工作范疇的額外工作,無(wú)私奉獻(xiàn)的同時(shí)所有人都會(huì)覺(jué)得這是你理所當(dāng)然的工作呢,還是堅(jiān)持反擊,讓自己從很被動(dòng)的地位轉(zhuǎn)化成主動(dòng)地位呢?
比如,最近一周就經(jīng)歷了一件幾度讓我陷入很被動(dòng)又費(fèi)力不討好的事情,突然有天收到領(lǐng)導(dǎo)派發(fā)的一個(gè)活:讓我負(fù)責(zé)App上所有開(kāi)屏啟動(dòng)頁(yè)的排期和管理,而開(kāi)屏這項(xiàng)工作其實(shí)涉及的部門和人員就超級(jí)復(fù)雜,既包括運(yùn)營(yíng)、產(chǎn)品,同時(shí)還包括設(shè)計(jì)以及數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)等各個(gè)部門,需要跟平級(jí)同事溝通的同時(shí),還需要跨部門進(jìn)行溝通,至于具體的工作職責(zé),領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有做出具體、清晰的劃分。
以往的開(kāi)屏工作都是對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出開(kāi)屏的需求,然后提供開(kāi)屏的內(nèi)容信息給到設(shè)計(jì),再由設(shè)計(jì)師來(lái)統(tǒng)一出圖和上傳,現(xiàn)在突然由我來(lái)接手,當(dāng)時(shí)就覺(jué)得我這個(gè)角色真的超級(jí)多余,對(duì)外,我不清楚其他項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和信息,對(duì)內(nèi),我自己不會(huì)設(shè)計(jì)。
接手開(kāi)屏工作的第一天,就碰到了釘子,當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)的是運(yùn)營(yíng)部另外一個(gè)同事項(xiàng)目的開(kāi)屏,當(dāng)我把具體的開(kāi)屏日期告訴他,讓他準(zhǔn)備好對(duì)應(yīng)的開(kāi)屏海報(bào)時(shí),他很不以為意,覺(jué)得準(zhǔn)備海報(bào)應(yīng)該是我全職的工作,他不參與也沒(méi)有要準(zhǔn)備的意思。
另外,由于公司是跨國(guó)公司,有兩個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì),當(dāng)時(shí)去找了其中的一個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)時(shí),兩個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)之間互相推脫,說(shuō)各自還有其他很忙的事情要處理,更讓人氣憤的是,當(dāng)設(shè)計(jì)師去找了這個(gè)同事要具體的項(xiàng)目文案時(shí),該同事直接指著我說(shuō):文案找她要,她全權(quán)負(fù)責(zé)開(kāi)屏的!”
然而,具體的情況是啥,因?yàn)槲也皇沁@個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,我根本就不知道就這個(gè)項(xiàng)目的具體信息,更不知道用什么樣的文案才合適。
由于我當(dāng)時(shí)和大家都是平級(jí)的關(guān)系,所有同事都不聽(tīng)我的,也及其不愿意配合我的工作,我當(dāng)天就很被動(dòng)的夾在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和設(shè)計(jì)師之間,我需要找項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要具體的設(shè)計(jì)需求,然后再找到設(shè)計(jì)師傳遞具體的需求,有沒(méi)有像是這個(gè)同事的工具人或者是個(gè)中間商?而且大家都一致覺(jué)得這是你理所當(dāng)然該做的!
當(dāng)天工作結(jié)束后,我其實(shí)是超級(jí)憤怒和暴躁的,一直在克制自己的負(fù)面情緒,心想領(lǐng)導(dǎo)為啥給我這么多余的一個(gè)角色?當(dāng)然,這樣的日子沒(méi)有持續(xù)多久,第三天我就巧妙運(yùn)用了一些項(xiàng)目管理的技巧,讓自己很被動(dòng)的地位轉(zhuǎn)化為主動(dòng)地位了。
一、關(guān)于職責(zé)不明確的事宜,一定要找領(lǐng)導(dǎo)劃分明確職責(zé)
比如,在開(kāi)屏的環(huán)節(jié)里,由于有兩個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì),大家都在互相推卸責(zé)任,于是,我在第二天直接找了老板,讓老板指定其中的一個(gè)團(tuán)隊(duì)專門做開(kāi)屏的設(shè)計(jì),這樣后續(xù)就不會(huì)有誰(shuí)來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)屏,大家互相推卸責(zé)任的問(wèn)題了。
對(duì)于同級(jí)同事不配合工作的內(nèi)容,我分了五部曲來(lái)解決了我遇到的煩惱:
1. 開(kāi)屏工作流程標(biāo)準(zhǔn)化
開(kāi)屏的工作流程其實(shí)無(wú)非就是這些步驟:
(1)提前一周提交開(kāi)屏需求,并做好排期
(2)規(guī)范提開(kāi)屏需求的模板:比如,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有對(duì)應(yīng)的開(kāi)屏需求時(shí),必須按以下的模板提出對(duì)應(yīng)的需求:
- 提供項(xiàng)目名稱以及項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的時(shí)間
- 項(xiàng)目的獎(jiǎng)勵(lì)或者亮點(diǎn)
- 和這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的過(guò)往設(shè)計(jì)內(nèi)容
- 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人希望采用的海報(bào)文案
(3)監(jiān)督項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前準(zhǔn)備好開(kāi)屏海報(bào)
(4)及時(shí)反饋開(kāi)屏進(jìn)度,比如,上傳開(kāi)屏后給對(duì)象的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人說(shuō)一聲,保持信息同步
我把開(kāi)屏過(guò)程中遇到的所有細(xì)節(jié)都做了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程和整理,這樣可以避免遺忘某個(gè)事項(xiàng)。
2. 建群
在明確了標(biāo)準(zhǔn)化流程后,我把相關(guān)的所有工作人員包括設(shè)計(jì)師、項(xiàng)目需求人都拉到一個(gè)群里,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有需求時(shí),直接在群里溝通,這樣我就避免成為中間傳話的工具人。
3. 請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)
這個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)十分重要,領(lǐng)導(dǎo)在群有2個(gè)好處,第1個(gè)好處就是能看到你在盡職盡責(zé)的推進(jìn)整體項(xiàng)目進(jìn)展,另外,還有一個(gè)好處,在領(lǐng)導(dǎo)眼皮下,如果你跟進(jìn)得當(dāng),迫于領(lǐng)導(dǎo)的壓力,那些不配合工作的平級(jí)同事也會(huì)積極配合,畢竟,誰(shuí)都不想在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示出自己斤斤計(jì)較的一面。
4. 明確工作職責(zé),并公布群規(guī)以及具體的內(nèi)容
當(dāng)所有成員在群里集齊之后,接下來(lái)就需要公布具體的分工標(biāo)準(zhǔn)以及具體的標(biāo)準(zhǔn)化流程,誰(shuí)負(fù)責(zé)什么工作內(nèi)容在群里都做了具體的公布,并讓大家按流程來(lái)走,避免互相扯皮。
5. 及時(shí)在群里反饋和跟進(jìn)
比如,我會(huì)根據(jù)排期表,提前讓臨近排期的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備好物料,另外,如果上了開(kāi)屏,也會(huì)在群里及時(shí)通知和反饋,保證讓整個(gè)流程透明和公開(kāi)化。
在完成了以上的步驟之后,我已經(jīng)擺脫了之前工具人和中間傳話人的狀態(tài),效率極大提高的同時(shí),也無(wú)需和同事直接互相推脫和扯皮了。領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)覺(jué)得我項(xiàng)目管理的井井有條。
那假如我在和同事溝通的過(guò)程中,如果我沒(méi)有采取以上的步驟,在同事把構(gòu)思海報(bào)文案的工作推卸給我,提開(kāi)屏需求的文案全部推給我時(shí),我都一一抗下了,將會(huì)是一個(gè)什么樣的結(jié)局呢?
不難想象,我將會(huì)成為各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工具人,每天在為這些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人打雜,同時(shí),每天被大量冗長(zhǎng)的瑣事纏身,時(shí)間久了,這些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也會(huì)覺(jué)得這些事情本來(lái)是我的分內(nèi)工作,非但沒(méi)有感激,反而會(huì)覺(jué)得理所當(dāng)然,而我做久了這種瑣事之后,時(shí)間久了可能會(huì)做到懷疑人生了吧~
所以,這里給大家一個(gè)提醒,面對(duì)超越工作邊界的事情,謹(jǐn)慎接下,一定要明確職責(zé)邊界,明確分工,不然就會(huì)不小心讓自己成為工具人。
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題圖來(lái)自Unsplash,基于 CC0 協(xié)議
明確分工,不做工具人
有道理
我本人就是那種和事佬,多一事不如少一事,看了這篇文章,覺(jué)得需要?jiǎng)澐趾米约旱穆氊?zé),使工作流程標(biāo)準(zhǔn)化