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導(dǎo)讀：產(chǎn)品經(jīng)理的工作每天幾乎被各種大大小小的會(huì)議充斥著，隨著參與的會(huì)議越來(lái)越多，我們也能知道有些會(huì)議開得特別成功，有些會(huì)議根本就是在浪費(fèi)時(shí)間。除了抱怨一些低效的會(huì)議外，我們作為參與者甚至有時(shí)是主導(dǎo)者，還可以思考下：如何組織或引導(dǎo)一場(chǎng)高質(zhì)量的會(huì)議，如何做好會(huì)議管理。

一、為什么要做會(huì)議管理

1. 會(huì)議在幾乎任何的組織形態(tài)中都必不可少，而且至關(guān)重要

但很多組織/企業(yè)沒有足夠重視，甚至沒有建立起任何的會(huì)議制度及會(huì)議培訓(xùn)，導(dǎo)致很大一部分人對(duì)會(huì)議的認(rèn)知就是：一群人聚在一起討論一件事情。而很少認(rèn)真思考召開和參加會(huì)議的方式和方法；

這樣真的科學(xué)嗎？

員工被大大小小的會(huì)議壓的苦不堪言，“上班時(shí)間開會(huì)，下班時(shí)間加班趕進(jìn)度 ”， 類似現(xiàn)象在不少企業(yè)都是常態(tài)，再尋常不過(guò)了。

很多會(huì)議管理軟件應(yīng)用而生，想要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)軟件的方式改善會(huì)議引發(fā)的一系列問(wèn)題，但是軟件也只能是一個(gè)輔助工具，并不能完全的解決會(huì)議引發(fā)的所有問(wèn)題；

再好的工具都只是一個(gè)拐杖而已，無(wú)法依賴其替代真正的管理，要從根本上解決組織管理的問(wèn)題，關(guān)鍵是對(duì)人意識(shí)形態(tài)/協(xié)作認(rèn)知的引導(dǎo)并達(dá)成共識(shí)；

2. 會(huì)議的效率決定了團(tuán)隊(duì)的效率

一個(gè)團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作狀態(tài)是高效還是低效，開一次會(huì)議就知道了。

低效的團(tuán)隊(duì)是這樣開會(huì)的：已經(jīng)到了會(huì)議預(yù)定時(shí)間，組織者幾乎還要挨個(gè)再叫一遍，有些人被叫以后本能反應(yīng)是磨磨蹭蹭：接杯水帶過(guò)去？上個(gè)洗手間再過(guò)去？甚至有的直接不在工位上，還需要打電話叫人。等所有人都湊齊的時(shí)候，預(yù)定好的會(huì)議時(shí)間，已經(jīng)過(guò)了十分鐘了。

看到這里，不要慶幸的認(rèn)為可以跟自己團(tuán)隊(duì)撇清關(guān)系，這種例子太普遍了。

會(huì)議的狀態(tài)只是一個(gè)縮影，如果在重要的會(huì)議上都是這樣浪費(fèi)大家的時(shí)間，平時(shí)在看不見的地方懈怠浪費(fèi)的時(shí)間就不可勝數(shù)了。

高效的團(tuán)隊(duì)如何開會(huì)呢？臨近預(yù)定時(shí)間，參會(huì)人員都會(huì)提前幾分鐘陸續(xù)進(jìn)入約定的會(huì)議地點(diǎn)，保證主講人在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)能夠按時(shí)開講，按時(shí)結(jié)束。

會(huì)議高效的團(tuán)隊(duì)，其他方面也不會(huì)差到哪里去。確保會(huì)議的高效，是影響團(tuán)隊(duì)運(yùn)作效率的關(guān)鍵，也是影響員工工作效率和激情不可忽視的因素；

3. 低效的會(huì)議害人害己

成為一名產(chǎn)品經(jīng)理開始，就不斷游走在與市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)、銷售、開發(fā)、客戶、其他產(chǎn)品、領(lǐng)導(dǎo)等的會(huì)議當(dāng)中，我也是深深地體驗(yàn)過(guò)各種會(huì)議，每天一兩個(gè)都是常態(tài)。不僅僅是產(chǎn)品經(jīng)理，有時(shí)候開發(fā)也是大會(huì)小會(huì)不斷，上班時(shí)間開各種沒有意義的會(huì)，下班還要被項(xiàng)目經(jīng)理各種追進(jìn)度，沒辦法只能加班：不僅在公司加班，回去地鐵上還要加班，甚至坐在馬桶上加班···

一個(gè)個(gè)怨聲載道，真的痛恨開會(huì)。因?yàn)闀?huì)議沒有給參與人帶來(lái)任何的價(jià)值，只有負(fù)累，覺得浪費(fèi)時(shí)間。但召開會(huì)議的人還一直樂此不疲，熱衷于各種大會(huì)小會(huì)，卻從來(lái)沒有想過(guò)是自己的組織出了問(wèn)題；這樣只會(huì)讓會(huì)議低效、團(tuán)隊(duì)低效；

一個(gè)有意義的會(huì)議，討論主題永遠(yuǎn)與參會(huì)人緊密相關(guān)、充分討論，不僅能夠有效的推進(jìn)事情，有時(shí)候還能理清方向，為參會(huì)人員解決一些難題，甚至減輕很多多余復(fù)雜的工作量；這樣的會(huì)議有良性反饋，會(huì)讓人有激情全身心參與到每一次討論中，還能為會(huì)議之外的工作帶來(lái)信心和動(dòng)力，員工之間也更加凝聚團(tuán)結(jié)、充滿熱情，一定程度上也避免了低效加班的惡性循環(huán)；

二、會(huì)議管理機(jī)制

高效會(huì)議不是憑空而來(lái)，下面是我在各種大小的會(huì)議中摸爬滾打過(guò)來(lái)，經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，希望對(duì)您有所幫助：

1. 會(huì)議邀約

作為會(huì)議的發(fā)起者，有必要跟重要的參會(huì)人員提前協(xié)商并確定時(shí)間、地點(diǎn)，然后發(fā)出一份正式的會(huì)議邀請(qǐng)函給所有參會(huì)人員，并明確以下信息：

1）會(huì)議主題

必須要明確，參會(huì)人員據(jù)此評(píng)估自己與這個(gè)會(huì)議的相關(guān)性，判斷是否需要花一些時(shí)間和精力提前看會(huì)議材料準(zhǔn)備一下。避免了所有人都只帶個(gè)耳朵來(lái)聽，臨場(chǎng)聽下來(lái)也僅僅是有一個(gè)大概的印象，并不能在會(huì)議上充分溝通討論，這樣的會(huì)議就變成了一次單項(xiàng)的宣講，效果會(huì)大打折扣。

會(huì)議主題也一定要準(zhǔn)確，一些主講人不注意，隨便定一個(gè)主題，講的內(nèi)容卻完全不是這些，聽得參會(huì)者云里霧里的，想要生拉硬扯跟這個(gè)主題扯上點(diǎn)關(guān)系，卻怎么都跟主講人的思維不同步，這就真的不能怪參會(huì)人了，完全是主講人的問(wèn)題。很顯然，連共識(shí)都很難達(dá)成，更何況充分討論了。

2）主講人

有必要明確主講人，其他參會(huì)者就會(huì)給主講人留夠充分的發(fā)言時(shí)間和會(huì)議節(jié)奏的把控權(quán)。

主講人也是對(duì)組織這次會(huì)議、主導(dǎo)會(huì)議過(guò)程、對(duì)會(huì)議結(jié)果負(fù)責(zé)的人。

3）會(huì)議目標(biāo)

很多會(huì)議組織者都誤把主題當(dāng)成目標(biāo)，而不講目標(biāo)，這是非常錯(cuò)誤的。

會(huì)議目標(biāo)一定要在會(huì)議開始或之前，告知大家。

因?yàn)闀?huì)議的結(jié)果是要達(dá)成目標(biāo)，而不是沒有目標(biāo)的按照主題發(fā)散，試想如果只有主題沒有目標(biāo)，那么有幾個(gè)人開會(huì)就有幾個(gè)哈姆雷特吧，大家很努力的發(fā)言和參與討論，也不過(guò)是一群人把費(fèi)勁的把”車“往不同的方向拉。一點(diǎn)都不夸張，沒有目標(biāo)就沒有方向和參照，什么時(shí)候結(jié)束會(huì)議也是一個(gè)未知數(shù)，這個(gè)會(huì)議算成功還是不成功也無(wú)法判斷。只能下班時(shí)間已經(jīng)過(guò)去太多了結(jié)束會(huì)議，或者大家說(shuō)累了結(jié)束會(huì)議；

有明確的會(huì)議目標(biāo)，在很大程度上能夠防止討論跑題，就算是跑題了也能快速的拉回來(lái)，大家一起向著同一個(gè)目標(biāo)前進(jìn)，也避免了一些無(wú)意義拖后腿的問(wèn)題出現(xiàn)，這樣的會(huì)議才能是高效的。

而且很有必要把目標(biāo)清晰的列在顯眼的地方時(shí)刻提醒，因?yàn)橛袝r(shí)候主講人講著講著都忘了自己的目標(biāo)或跟著人家走了。我遇到過(guò)這種沒有目標(biāo)的會(huì)議，在一開始就詢問(wèn)了主講人此次會(huì)議要達(dá)成什么目標(biāo)呢？可能因?yàn)樘崆耙矝]有仔細(xì)想過(guò)這個(gè)問(wèn)題，他隨口給我說(shuō)了一個(gè)答案。然后我全程參與到會(huì)議當(dāng)中，朝著這個(gè)方向積極思考并討論發(fā)言，后來(lái)發(fā)現(xiàn)主講人講的不是這個(gè)，又問(wèn)他的時(shí)候答案已經(jīng)不像起初告訴我的那樣。面對(duì)這樣的情況讓我挺無(wú)語(yǔ)的，感覺白白浪費(fèi)了自己的腦細(xì)胞；

4）子主題和時(shí)長(zhǎng)

子主題能夠讓參會(huì)者初步了解，在大主題的范圍框架里面，會(huì)重點(diǎn)討論哪幾個(gè)層面的問(wèn)題，會(huì)讓人更加聚焦的思考；

也方便參會(huì)者知道此次會(huì)議是否包含自己關(guān)注的問(wèn)題，如果沒有則可以在適合的時(shí)間節(jié)點(diǎn)拋出來(lái)，如果有則耐心等待即可；避免因?yàn)椴恢乐髦v人的順序，反復(fù)的詢問(wèn)預(yù)計(jì)后面會(huì)提到的內(nèi)容，擾亂講解節(jié)奏；

另一方面，不是每一個(gè)子主題都與參會(huì)者緊密相關(guān)，參會(huì)者也可以更合理的判斷：哪些主題需要重點(diǎn)參與，哪些僅僅聽一下有印象即可，或者不用參與；

子主題時(shí)長(zhǎng)的提前預(yù)告，也方便參會(huì)者更好的配合主講人的安排，明確此次會(huì)議的重點(diǎn)，就不會(huì)在略講的部分太展開討論；

5）開始和結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)

參與者可據(jù)此提前協(xié)調(diào)自己的時(shí)間和手頭的工作，或告知自己是否可以參會(huì)；

開始會(huì)議的時(shí)候，可提前幾分鐘到場(chǎng)，等待主講人按時(shí)開會(huì)；

6）附件

會(huì)議講解的PPT等相關(guān)材料，如果可以，最好能夠提前發(fā)給參會(huì)人。參會(huì)人可提前查看，帶著腦子去開會(huì)總比僅僅帶著耳朵開會(huì)好。道理大家都懂，就不啰嗦了。

2. 會(huì)議過(guò)程管控

一些會(huì)議管理的工具或軟件，能夠輔助我們做一些會(huì)議邀約，但是會(huì)議過(guò)程卻很難靠機(jī)器管理，而這一塊兒往往也是最重要，最容易出問(wèn)題的環(huán)節(jié)。這里對(duì)主講人的要求很高，不是隨便一個(gè)人不經(jīng)過(guò)任何的學(xué)習(xí)思考，上來(lái)就能做好會(huì)議管理的。

1）必要的開場(chǎng)：主題、目標(biāo)、子主題、背景介紹

如果沒有在會(huì)前講清楚這些，直接上來(lái)就進(jìn)入細(xì)節(jié)和話題，勢(shì)必讓人聽的云里霧里的， 很多奇葩的問(wèn)題也都會(huì)拋出來(lái)，費(fèi)勁溝通了大半天以后才讓人明白： “ 哦，原來(lái)你是再說(shuō)這個(gè) ”，真的浪費(fèi)了時(shí)間，也增加了溝通成本。

所以在會(huì)議的開場(chǎng)，主講人有必要強(qiáng)調(diào)會(huì)議主題、目標(biāo)、子主題，甚至是此次會(huì)議召開的背景都介紹清楚，哪怕有人是已經(jīng)知道的，只要有相關(guān)人不清楚也需要重申。如果某些成員之前的某些相關(guān)會(huì)議沒有參與其中，就有必要告知之前會(huì)議的結(jié)論，保證參會(huì)者的思維同頻；

畢竟組織會(huì)議是需要會(huì)議相關(guān)者從不同方面參與其中，組織者有義務(wù)給別人講清楚你的訴求，明確需要?jiǎng)e人協(xié)助什么。而不是僅僅是給某一位領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)而已，只要他知道就好了。

否則，其他參會(huì)者很難參與進(jìn)來(lái)，無(wú)法有效討論，只是單方面的匯報(bào)和宣講，他人能消化理解多少就看情況了。勢(shì)必浪費(fèi)了時(shí)間，也沒有達(dá)到一個(gè)好的會(huì)議效果；

2）掌握會(huì)議的節(jié)奏和方向

做為會(huì)議的發(fā)起者，有必要掌握會(huì)議的節(jié)奏，對(duì)于會(huì)議的開始結(jié)束時(shí)間，最好保證嚴(yán)格的誠(chéng)信。

因?yàn)榇蠹叶己苊?，時(shí)間都很寶貴。如果你的會(huì)議節(jié)奏比較拖沓，不能如期結(jié)束，就會(huì)導(dǎo)致一些參會(huì)者必須要在其他的事情安排上失信于人?；蛘咧荒苤型倦x開，后面的會(huì)議無(wú)法參與了。這樣的會(huì)議會(huì)讓高效和有時(shí)間觀念的人討厭，下次你再組織會(huì)議，就會(huì)考慮下要不要出席了。

對(duì)于會(huì)議討論的方向和子主題展開講解的時(shí)間，都要把控在預(yù)期內(nèi)。

避免一些不準(zhǔn)備重點(diǎn)講的話題，被展開討論收不住，導(dǎo)致重點(diǎn)內(nèi)容沒有時(shí)間講解；另外會(huì)議中跑題，被無(wú)線拓展的現(xiàn)象也很常見，需要主講人及時(shí)打住，拉回主線；如果主講人沒這么做，反而讓事態(tài)蔓延，就是太不專業(yè)、不負(fù)責(zé)任了。

3. 總結(jié)會(huì)議結(jié)論

開會(huì)不是講完就ok了，對(duì)于會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和后續(xù)安排，需要主講人在會(huì)后總結(jié)歸納告知參會(huì)全員，并詢問(wèn)是否有異議和需要糾錯(cuò)的地方。如果達(dá)成一致，按時(shí)結(jié)束會(huì)議，那么才算是一個(gè)比較好的結(jié)局。

會(huì)后也不要忘了把會(huì)議紀(jì)要發(fā)出來(lái)讓全員知曉，并按照約定的時(shí)間，持續(xù)追蹤會(huì)議結(jié)果執(zhí)行情況。

會(huì)議紀(jì)要需要包含的內(nèi)容如下：

• 會(huì)議邀請(qǐng)包含的基本信息
• 討論內(nèi)容分條概述
• 會(huì)議結(jié)論分條概述
• 會(huì)后安排分條概述，并標(biāo)記執(zhí)行時(shí)間；（需在會(huì)議上明確好時(shí)間，避免無(wú)執(zhí)行）

4. 會(huì)后追蹤

如果有會(huì)后安排，主講人要負(fù)責(zé)按預(yù)期追蹤執(zhí)行情況。如果有下次會(huì)議，也需要將會(huì)后的執(zhí)行情況告知大家；

三、落地問(wèn)題

如果是過(guò)于復(fù)雜的制度/機(jī)制，可能會(huì)出現(xiàn)落地困難的問(wèn)題，還好這些都是最基本的內(nèi)容并不復(fù)雜，但是我也就制度的落地，談幾點(diǎn)自己的看法：

1. 適當(dāng)借助管理工具

適當(dāng)借助會(huì)議管理工具，能夠更輕松容易的落地制度，并快速看到成效；

2. 會(huì)議制度的培訓(xùn)

要讓相關(guān)人有共同的認(rèn)知，一起努力打造高效的會(huì)議和工作氛圍。

3. 設(shè)置一個(gè)專門的“會(huì)議主持人”

如果無(wú)法通過(guò)培訓(xùn)讓相關(guān)人員達(dá)成共識(shí)，可設(shè)置一位“會(huì)議主持人”，負(fù)責(zé)每次會(huì)議從組織發(fā)起、會(huì)議過(guò)程 、會(huì)議追蹤，甚至是定期的會(huì)議復(fù)盤。

（捂臉）寫的太累了，剩下的貼個(gè)圖吧，不展開說(shuō)了。

本文由 @筱爻 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來(lái)自Unsplash，基于 CC0 協(xié)議