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編輯導語：在職場協(xié)作中，除了溝通，寫作也是一個重要途徑，而職場中的寫作也有一定技巧，不能盲目而行，否則你的合作伙伴便不能快速清晰地獲取你想傳達的信息。本篇文章里，作者就職場寫作這一能力的定義及職場寫作策略等方面做了闡述，不妨來看一下。

當我們聊到職場時，總避免不了會聊到與他人的溝通與協(xié)作。很多人會覺得，一個人在職場中善于溝通，一定是他擁有很好的表達能力，口才好，會說話，能把事情辦成。但我一直覺得，溝通作為一項職場基本功，最核心的要義在于讓別人懂你的意思。

而要實現(xiàn)這個目的，會說話是一種途徑，會寫作也是一種途徑，對我來說，我更喜歡寫作這個途徑。

職場里很多事情是不需要實時溝通的，比如一個項目要推動，比如一個方案要明確，很多時候是很多次溝通的結果，更關鍵的是，不需要當場就下結論，需要的是想清楚。

而把“想清楚”的想法表達出來，就是寫作的天然使命。

所以在我看來，寫作能力一定是一種職場基本功。而且越是講究做正確的事情，越是重視決策的質量，寫作就變得越重要。

01

為什么大多數(shù)職場人缺乏寫作這項能力？

我相信當我們看到別人能夠寫出清晰的文檔，能夠借助寫作來提高團隊協(xié)作效率時，我們內(nèi)心是羨慕的。所以本質上，我并不認為大家不重視寫作。

那原因到底是什么呢？因為寫作對我們大腦的要求，是高質量的連續(xù)輸出。?

比如我們做一個匯報的PPT，其實我借助的是碎片的圖文信息加上碎片的語言信息，通過你現(xiàn)場表達的處理，來連成一個完整的輸出。

如果你試試就會發(fā)現(xiàn)，同樣是一個匯報，你做一個PPT，會比你寫一個匯報文檔要簡單不少。我們腦子里天然會關注的是重點信息，就像我規(guī)劃今天（寫這篇文章時是周日）的安排，我關注的更多是我要去哪家咖啡店，我要寫什么文章，晚飯我要去哪里吃。當我想到這些的時候，我的腦子里就是在做PPT。

但現(xiàn)實生活是，你還要面對咖啡店排隊怎么辦，有沒有備選方案，面對如果下雨了怎么辦，有沒有備選方案等等，現(xiàn)實生活需要你面對的是銜接段的安排，這就是對寫作能力的要求。

另一方面，我們太依賴即時溝通去解決問題。即時溝通的好處是，能夠用較小的成本快速解決問題，比如打字說不清楚的，可能電話說一兩句就搞定了。

但是，很多問題是不能用一兩句話搞定的，需要討論，不斷地討論和碰撞。這時候我們害怕的第二個產(chǎn)物就出現(xiàn)了，開會。

我跟很多人交流過，會開多了，其實大家心里都很煩。不是討厭開會本身，而是開了會但是卻沒有起到實質性的作用。因為沒有想清楚嘛，只知道要討論一個問題，卻不知道為什么要討論，背景是啥，相關材料是否充分，大家是否已經(jīng)有自己的看法。

把一群人先聚在一起，然后從0開始解決問題，企圖用即時的溝通來實現(xiàn)一個長線的決策，這對于參會者的能力要求就非常非常高了。

一旦做不到，開會就成了負擔。

所以，寫作本身并不容易，而我們又太依賴即時溝通解決問題，這就導致了很多人并不具備職場中的寫作能力。

02

那什么是職場中需要的寫作能力呢？

在我的標準里有三個關鍵詞：具體、聚焦、可沉淀。

形式無所謂，是一段話也好，是一個文檔也罷，都可以，但這種能力必須滿足這三個關鍵詞。

具體的，說白了就是能讓人看得懂。所以言辭是否華麗，用語是否高大上，立意是否深遠，這些都不重要。

作為一項基本功，我們培養(yǎng)它的目的并不是用來炫的，而是提升我們的工作效率的。所以不像高考作文一樣，還需要具備一些文學色彩，并不需要。其次，很多人會問，我看很多人會寫一些工作心得，會寫一些行業(yè)思考，我沒有想那么多，是不是我就不具備職場寫作能力了。

并不一定，如果這些心得和思考是寫給自己的，那它就不算職場寫作，頂多算你自己的沉淀。但如果你的角色是管理層，你需要一些偏“虛”的寫作來明確戰(zhàn)略或者是解釋你的OKR，那這些心得和思考本質上就是你用來溝通的一種工具，這時候，在我看來他們就是職場寫作了。?

聚焦的，就是一次盡量只說一個問題。不同場景下的職場寫作，有不同的目的。比如會議紀要，目的就是為了記錄會議中的核心信息，把會議沉淀。比如需求文檔，那就是用來把需求設計方案通過文字表達出來，讓人看懂，邏輯嚴謹。

所以如果你在會議紀要中寫你的開會心得，在需求文檔中寫需求評審的會議紀要，就很怪。每個特定的職場寫作場景都有它特定的目的，約定俗成的，形成共識的。這就是為什么飛書做文檔時，給到很多的模版。表面上看是更省時間，本質上是更聚焦，通過模版讓你集中表達清楚一個意思。

可沉淀，是寫作的最大優(yōu)勢了。當人類信息存儲的技術還沒有進入到信息時代之前，紙張作為信息承載的載體，一直延續(xù)了幾千年。

當我們想要了解1000多年前的某個清晨，唐太宗在早朝時的會議紀要時，我們?nèi)シ喪妨?，依舊是能找到的。如果不是因為寫作，唐太宗在那個清晨的諸多決定，就只能在那個時空下被在場的人看到，但因為有了可沉淀的寫作，1000多年后，我們也可以看到了。

可沉淀本質上不是一種寫的能力，而是一種信息的整理能力。單單是寫，在很多環(huán)境下都能寫，但如果要沉淀下來，考驗的是寫了之后放在哪里，如何管理。

有人問，這似乎與寫作無關。是啊，但這與職場關系很大，如果寫得內(nèi)容之后不好找，那就等于沒有沉淀。更具體一點，你是不是經(jīng)常會遇到關于某件事情雙方口徑不一致的扯皮，一個說當時開會是那么說的，一個說是這么說的，然后分別去確認，發(fā)現(xiàn)當時也并沒有做會議紀要。

所以，具體的、聚焦的、可沉淀的，是我認為的職場寫作能力的標準。

03

最后可能也是你最關心的問題，如何培養(yǎng)你的職場寫作能力呢？

首先必須要說，我覺得這不是一項速成的能力，不會說像很多知識付費的課程標榜的那樣，付多少錢就可以擁有這項能力。

但有一些原則是可以抽象的，基于這些原則你可以在自己的職場生活中去做練習，最終讓自己慢慢培養(yǎng)起適合你的職場寫作能力。

原則一共有四條。

1. 原則一：意識先行

?在我看來這是最核心的，你必須要認識到，很多時候你需要依靠寫作去解決一些問題。再具體一些，在一些特定的場景下，寫作是最基礎的能力。

找到這些場景的共同特征，之后再遇到這些場景時，就可以想想是不是應該發(fā)揮你的寫作能力呢。

是哪些呢？

1）信息需要廣播

比如一個重要功能上線了，我需要通過全員郵件的方式，讓大家知道這件事；比如一個重要的會議之后，我需要通過會議紀要，讓相關人再次明確會議上的共識。

2）信息需要結構化

比如一個產(chǎn)品需要調整價格，可能這是一件通過口頭溝通可以達成共識的事情，但在落地過程中一定需要寫作的支撐，因為相關的流程需要結構化，第一步怎么做，第二步怎么做，宣傳、客服、產(chǎn)品、技術分別在哪一步需要做什么，這些都是依賴結構化的寫作來作為推動這件事的工具。關于結構化寫作，如果后面有機會我會單獨說。

3）信息需要異步處理

當需要不同的角色對于同一個信息做不同的回復時，這時候寫作就是必備的工具了，比如會議準備材料，需要不同部門的負責人對相關的信息做填寫，不要求同時寫，但一定要有。因為寫作是可沉淀的，所以能很好的支持異步場景。

4）信息需要完整呈現(xiàn)

這是我們最常見的場景，寫作相較于口頭表達來說，最直觀的優(yōu)勢就是它的完整性了。

2. 原則二：小處著手

很多人一聽到培養(yǎng)職場寫作能力，就特別想要寫很多很多的文檔，就像健身一樣，一想要瘦，就去做大重量，結果挫敗感一來，就放棄了。

在我看來，職場寫作一定是要從小處著手的，這樣培養(yǎng)起習慣來會更容易。還記得我前面說的么，職場寫作能力的核心是：具體、聚焦、可沉淀。只要符合這三點，是不是長篇文檔，就根本不重要了。

所以，工作群中的一次發(fā)言，一次會議紀要，一次郵件，一個調研報告，都可以作為職場寫作的聯(lián)系場景。只要你輸出的內(nèi)容是具體的、聚焦的、可沉淀的。?

3. 原則三：由人及己

我們往回收一點會發(fā)現(xiàn)，職場寫作的本質目的，是為了更高效率的溝通。所以，站在對方的角度去組織自己的寫作內(nèi)容，是最重要的職場寫作思維之一，我稱之為：由人及己。從對方出發(fā)，到自己的內(nèi)容。

同樣一個場景，寫作針對的對象不一樣，你的內(nèi)容也是不一樣的。寫給老板看的，往往要在單個點上打得更透，因為你的全部工作，對于老板來說就是一個點；寫給下屬看的，往往要在方向上有延伸有啟發(fā)；寫給一群人看的，往往要更直白和簡單，因為大家的知識儲備是不一樣的；寫給商業(yè)伙伴看的，那就要更專業(yè)，因為字里行間體現(xiàn)著你的專業(yè)能力。

所以，弄清楚看的人是誰，才能知道我呈現(xiàn)的信息該如何組織。

4. 原則四：融入到底

最后一個原則，就是把上面的三點，變成你職場里的一個習慣。我一直認為，從投資的角度考慮，習慣是性價比最高的投資方式之一了。

年輕時養(yǎng)成了健身的習慣，可能一直到老都會受益；職場里養(yǎng)成了寫作的習慣，那不管在什么階段，去哪一家公司，都能獲益。

這里說的融入到底，不是被迫的，而是主動的。

被迫的融入是什么，是內(nèi)卷。看見別人寫了文檔，自己也要寫，不僅要寫，還要比字數(shù)，于是最終，一個日報要寫5000字。這在我看來不是推動了溝通的效率，可能還產(chǎn)生了大量的無用內(nèi)容。

真正主動的融入，是去思考一個核心問題：有沒有可能通過寫作，去提高一個流程的效率。比如原來開會湊不齊人，導致一個會遲遲開不起來，那是不是通過文檔評論的方式就可以解決這個問題。

比如之前做事情想得不夠清楚，導致做了很多沒有做對，那是不是通過把碎片的想法先落地成文字，然后再基于文字去給想法塑形，能夠形成有價值的共識，最終帶來高效的討論。

這些都是可以去思考的場景，還記得么，職場寫作的核心是具體、聚焦、可沉淀，如果這三個關鍵詞能夠解決當下的問題，那職場寫作就有可能是一個很好的解決方案。

04

最后說說我為什么會寫基本功相關的主題吧。

在8月底的公司OKR復盤會上，CEO跟我們分享了他9-11月的OKR，只有兩條，一條是雙11相關的，這很好理解，因為我在一家知識付費公司，雙11一定是我們的重點。而另一條，就是“在陽光燦爛的日子修屋頂”，話很文藝，在我心里就是三個字：基本功。

2019年9月20日，美團上市的時候，公司內(nèi)部通訊軟件的開屏文案就是五個字：苦練基本功。

對我來說，基本功有兩層價值。?

一方面，它是我在遇到挫折時的最后一道心理防線，任何的不順、打擊、失敗，如果能幫助我修煉到基本功，在我看來都能接受，都能忍，都能扛，心里也許不舒服，但不至于崩潰。?

另一方面，基本功是我可以帶走的東西，可以帶走意味著，對于未來的自信，在任何土壤里，都可以頑強地——生長出來。

#專欄作家#

大力哥呀；微信公眾號：大力哥求職，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。正年輕的產(chǎn)品經(jīng)理，關注新零售、用戶體系，擅長問題抽象及拆解。

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