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開會的目的什么？是聚合相關的人員,為了某個目標和問題的解決方案進行討論和交流！

出來工作，加班開會在所難免。 曾經(jīng)聽到很多朋友向我抱怨：“召開一個會議，各種扯皮，會議花費幾個小時，需要解決的問題沒有解決，時間卻白白浪費，最后自己手頭的工作還沒有做完，加班加點……內(nèi)心苦惱??！”同時，依據(jù)網(wǎng)絡的調(diào)查統(tǒng)計，57%的調(diào)查者認為職場當中70%的會議無效和浪費時間！

圍繞上面疑問問題，今天筆者與大家一起探討和聊聊會議管理，讓會議不坑爹！

一、為什么會有坑爹會議?

開會的目的什么？是聚合相關的人員,為了某個目標和問題的解決方案進行討論和交流！

對的，開會的核心目的就是為了解決問題和達成共識目標！但是，為什么在大多時候會議在浪費時間？

其實歸根總結(jié)，一個沒有達到預期目的的會議，就是坑爹的會議！那如何召開高效會議呢？

二、高效會議十大原則

國際項目管理協(xié)會PMP與國內(nèi)的高級信息系統(tǒng)項目管理師中對高效會議進行了總結(jié)：

1.?事前制定會議制度

無規(guī)則不成方圓，會議也需要制度。一般會議制度包含什么內(nèi)容呢？

1. 會議的批準流程制度，召開的一個會議，需要根據(jù)會議的屬性（如產(chǎn)品評審會，項目Kick-Off啟動大會，項目總結(jié)大會）等，進行不同領導層面的批準和申請。
2. 會議分為的類別，不同類別會議需要注重的內(nèi)容。
3. 會議基礎紀律和要求
4. 會議資料的存檔方式
5. 會議紀要的格式……

會議制度文件

會議申請單

其實在這里，大家可能會問了：搞這么個會議制度，麻煩，惡心！其實，想深沉一點，這個是很有必要的。因為一個會議的制度，可以讓所有人有一個共識！讓大家知道會議的基礎規(guī)則和相關會議的重要程度，可以以此來保證相關人員在想要召開會議之，經(jīng)過深思熟慮，降低無效會議的概率。

當然，大公司和小公司的在會議制度上還是有很大的區(qū)別。其實，不同的公司內(nèi)部的規(guī)定各不相同。假如是在大公司的兄弟，會議制度可以直接找公司組織資料閱讀并遵守即可；假若是小公司的兄弟，那可能需要相關人員在開會前，提前設計好會議的制度，并讓其他人員確認簽名，并要求遵守。

其實，在一個會議中主持者很重要。在有會議制度的前提下，主持者可以根據(jù)會議制度進行引導，保證會議高效進行！

2.?放棄可開可不開會議

其實一個會議的召開,是很耗費資源成本的,所以在召開一個會議的時候,小伙伴們需要進行的預估,問一下自己這個會議召開值不值得,一些可開可不開的會議,就讓他去吧!

3.?明確會議的目的和期望結(jié)果

會議需要有一個中心點,一個必須要達到的結(jié)果,沒有目的的會議都是耍流氓,就是失敗的，其實召開者可進行簡單的成本預估, 假如會議漫無目的,參會人員所消耗的時間乘與人員的薪資,這個就是會議的基本成本!當然,會議的目標越具體、明確，會議討論的效果會更好!

4.?發(fā)布會議通知

會議由于需要召集各個成員，一般建議提前1天時間告知需要召開會議。

5. 提前發(fā)出會議資料給到參會人員

一般要把會議的資料提前發(fā)出，并給到相關參會人員。讓參會人員提前知道會議的內(nèi)容和大綱主題,提前準備！避免在會議中參會人員現(xiàn)場發(fā)揮，成會議達不到預期效果！

6.?借助視頻設備

會議為了更好的介紹,建議可以準備ppt,同時借助視頻設備,讓所有參會人員直觀了解.

7.?明確會議規(guī)則程序

不同的會議，會議主持人員需要明確先做什么、后做什么、再做什么。主持人員需要告知會議分為多少個欄目，有目的和順序的引導參會人員進行探討。

主要的議題往前排，相對次要的議題往后排；時問緊迫的議題往前排，時間余地大的議題往后排；需要與會者高度集中討論的議題往前排，與會者興趣較大、已經(jīng)掌握相關知識的議題往后排!確保會議的規(guī)則順序，才可以有效地促進會議目的達成！

8.?會議要有總結(jié),提煉結(jié)論

會議的結(jié)論，其實就是對當前會議成功與否的一個批判。一個沒有結(jié)論的會議……那開這個會議干什么呢？浪費人力物力。

9.?會議要有紀要

會議結(jié)束后，應將會議內(nèi)容整理成會議紀要，會議紀要中應包括相關部門應承擔的責任、責任人，完成時間及驗收標準等內(nèi)容。會議的關鍵在于落實，應根據(jù)會議紀要的內(nèi)容檢查會議決定的落實情況，使會議做到議而有決、決而有行、行必有果。

10.?做好會議后勤保障

舉個簡單的例子，假如投影儀在召開會議的時候壞了，會議就會被推遲,在一些需要老板參與做決定的會議中，這個推遲的時間就會被放大，天知道什么才能在開始？

三、總結(jié)

會議管理，核心為了保障目的和目標的達成。理論與實際相結(jié)合，把握好以上的10大原則，會讓自己的會議更加高效！讓我們對無效會議說不吧！

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