編輯導讀：有多少職場人心里的痛是寫PPT，明明工作做得不錯，但是到了寫PPT的環節就手足無措，不知道該怎么表達。本文作者以B端解決方案的PPT為例，對其進行分析，希望對你有幫助。

有句話說得好：“認真干實事兒的，到頭來干不過寫ppt的”，隨著“新東方”年會中的這句調侃，迅速火遍全網，雖然是句玩笑話，但是不可否認，會寫PPT依然是絕大多數人在公司生存的必備技能。

有的人靠著“懂匯報”讓自己的職業生涯像坐著火箭一樣飛起，在美國硅谷中尤其如此，踏實干活，不善言談的華人碼農，總是干不過能說會道，善于匯報的印度人，這也難怪在硅谷有將近15%的中高層管理者是印度人，其中不乏亞馬遜、微軟、蘋果、Facebook等互聯網巨頭。由此可見，能夠寫一份出色的PPT是多么的重要。

一、搭架構

工欲善其事，必先利其器。寫PPT之前一定要先搭架構，就像寫論文之前要先列“論文提綱”一樣，如此這般，才能把整個匯報材料寫的面面俱到、邏輯清晰、井井有條，給人以“靠譜”的感覺。

就像我們寫論文一樣，采取“總-分-總”的結構，這樣就很清晰。先寫說結果，再說論證過程，最后說總結。業績匯報材料常采用AEAP法，即：業績達成（Achievement）、亮點經驗（Experience）、問題分析（Analysts）、明年計劃（Plan）。當然也有很多其他理論模型，比如4P結構，大家選擇適合自己的就好。

例如我們寫一個方案規劃時，一定要先寫背景、現狀，再寫宏觀計劃、具體實施方案，最后再寫可能遇到的風險、應對措施、項目排期等等。這樣讓人看起來才是一個有始有終的完善方案。

當然，不同的內容匯報的模塊略有差異，但是事先搭架構這種思維是必須要具備的，否則給人匯報的感覺是：缺東少西，抓不住重點，流水賬記錄，會大大降低領導對你的期望。

二、定基調

我們在做PPT的時候，如果任意使用顏色，會導致這個PPT的檔次感下降，顯得非常不專業。好的PPT總能和自己的行業或者VI系統結合得非常完美。

設計之前，要看我們的內容所屬哪個行業，比如：科技公司可能偏向于藍色，黨建類更喜歡紅色；商務公司更偏重黃色或者深灰色；文化類公司更青睞水墨中國風；人文或生活類、家居類的可能偏向于暖色調；環?；蛘咿r業公司可能更喜歡綠色等等。

具體使用哪種顏色，第一，可以結合行業進行選色；第二，可以結合企業logo進行選色。

科技藍

商務風

水墨中國風

黨建風

除了選好主色調外，我們就要定PPT內容頁中的色調，選色一般是單色或者三色，必須要遵循“色不過三”的設計原則，這里要注意的是，色不過三并不是不能超過三種顏色，而是指不能超過三種色系。

同一種顏色的飽和度和明暗調節，還是一種顏色。如果用色太多，會讓讀者視覺混亂，增高用戶閱讀成本。

所以說，在用色上，一定要慎重，要堅守“少即是多”的原則，寧可少用，也不多用。

單色效果

三色效果

選好色調后，我們還需要定一下設計風格，視覺設計風格有：扁平主義、立體主義、極簡風格、插畫風格、賽博朋克，極繁風格，包豪斯風格等等，這個還需要多和業務部門溝通，給出具體合理案例供其選擇，定好后再著手設計，不然的話，設計的再多都是前功盡棄。

三、選字體

設計PPT時，選對字體總能和PPT的整體效果相得益彰。如果要把字體講的超級透徹，我感覺寫本書都不為過，所以只能深入淺出，則其重點，講述概要，字體千萬種，到底該怎么選呢？這里給大家一個通用的方法。

1. 字體分類

字體按是否有筆鋒分為：無襯線字體和襯線字體；按展現效果分為：纖細柔美、蒼勁渾厚、書法字體、卡通字體、像素字體、黑板報字體、田字格字體等等，我們可以根據風格以及定位選擇合適的字體，以達到1+1>2的效果。

2. 字體的選擇

一般來講，如果是有文化底蘊的，歷史悠久的用襯線體；如果是年輕時尚的公司選無襯線體；奢侈品、或者追求逼格的話，我們一般選擇比較纖細的字體；如果是電商活動類，為了更加吸睛，我們一般選綜藝體；有文化底蘊、文藝氣息的一般選書法字體；如果是幼教行業的，一般選卡通字體。

當然，我們日常工作中，為了和大家協同起來比較方便，其實用的最多的是微軟雅黑或者華文細黑等大家電腦上都有的字體，這樣就可以避免給別人看也不至于人家電腦上沒安裝對應字體導致一打開就全部錯亂（當然用PS做的圖片，直接插入到PPT中的除外）。

下面給大家舉例一個字體應用的效果，我們可以從中找一下靈感，體會一下精髓。

四、結構化表達

在當今競爭越來越激烈，節奏越來越快的時代，有一套結構清晰，邏輯縝密的思維方式顯得尤為重要，現在的職場，不僅要求我們可以開口就能說重點，而且要能金字塔思維，結構化表達出來。只有這樣，我們才可以在職場中脫穎而出，而且還可能受到領導的重視，進而垂直起飛。在PPT的匯報中尤為如此。

下面我們將會通過具體的例子來說明怎么樣實現結構化表達，例如下面這段話，本是“一坨”雜亂無章的描述，我們可以通過段落描述，將其重復或者冗余的文字刪除，然后再歸為幾個類別，然后再給每個類別起一個小標題，分別進行結構化論述，最后再對PPT進行美化，這樣便抽絲剝繭般的把一團亂麻給理順了，顯得特別直觀明朗、條理清晰。具體過程如下：

五、降低閱讀成本

俗話說得好：“一圖勝千言”，能用圖片表達的，不用文字；能用視頻表達的，不用圖片。

因為人們接受圖片的和視頻的信息成本更低。我們做的東西最終是給人看的，當然要第一時間考慮用戶的視覺感受。

目前隨著各行工業軟件不斷發展，視覺化表達的“武器”也越來越多元。舉個例子。

這是我們中學時期生物課上，關于細胞結構的課件，這個手繪風格的細胞圖比較抽象，要理解很多知識點，全靠學生的想象力，而右邊這個立體效果就把細胞質、細胞膜、細胞核等物質形象化的表達出來，給人以直觀的感受，更加方便理解。

舉完好的例子，我們再看一下反例，下面這個PPT雖然版式上看起來很新穎，感覺很有設計感，但是其卻犯了一個硬傷，那就是易讀性。忽略用戶的信息萃取成本，這樣的設計，即便是設計出花來，也是一個失敗的設計。

六、寫好文案

提起文案，我想起了一個房地產出色的文案策劃，那真是無論什么樣的房子，都能妥妥的給你描述的“高大上”，我們可以一起來欣賞一下：

當然我們沒有必要像房地產這樣寫的那么夸張，但是有些語言還是可以稍加潤色的，比如：

說起文案，還有一個重要的問題需要明確一下，那就是：要不要說人話。

做PPT時，我們很容易陷入到「專業思維」，比如用一堆：RV、TS、TP、UGC、PGC、VR、AR、AI、CPC等等專業名詞簡稱，做完PPT覺得自己特別厲害，但在沒有同樣專業知識背景的聽眾那里，或許他完全get不到。

關于這一點，我個人認為，寫PPT要不要用專業術語，主要看我們的目標閱讀用戶是誰，如果你是給一個小白用戶看的，那當然是越通俗易懂越好，如果你是給專業的人看或者給甲方做匯報，我建議盡量還是要用術語，這樣才顯得我們做的東西更加專業。

七、魔鬼藏于細節

7.1 巧用封面和目錄

封面就像一個人的臉，東西好不好，第一印象很重要，這時候，一個好的封面往往能夠讓你“出道即巔峰”。下面我們就一起來欣賞一下一些優秀的封面設計，汲取一下他們的靈感和精華。

說完封面，我們再來說說目錄。目錄的有的只需要展示出一級，有的會展示出二級，建議最多就展示到二級，因為加上第三級目錄的話，會顯得特別的擠，加目錄的目的本來就是為了一點看全整個PPT架構，我們加太多東西返回會本末倒置，失去最終的初衷。下面給大家列出了一些目錄的設計樣式，供大家學習參考。

7.2 排版布局

行間距：

英文字體一倍是可以的，但中文字體一倍的行間距其實會顯得過于密集。PPT字體的行間距，其實一般來說用1.2至1.5倍行間距就比較合適。

排版：

重復、對比、對齊以及親密性是版式設計中的四大原則，我這里主要講一下對齊和親密性原則。

1、對齊

一般采取左對齊的或者兩端對齊居多，如果內容很少，又講究大氣磅礴，那么采取居中對齊更為合適。如果不是特殊情況，建議不要用右對齊，因為閱讀起來非常不方便。

2、親密性原則

彼此相關的項應當靠近，歸組在一起。如果多個項相互之間存在很近的親密性，它們就會形成一個視覺單元，而不是多個孤立的元素。這有助于組織信息，減少混亂，為讀者提供清晰的結構 。

說白了，就是物以類聚，人以群分，讓其在視覺上很自然的歸為一類，盡量不要畫好多橫線、豎線把他們進行分類。我們可以通過下面這張圖感受一下。

八、動效點綴

關于動效，我的建議是：非必要，不添加。一定要保持克制。如果非要添加，也盡量添加那些微弱的動效或者能生動傳遞思想的動效，而不是整一堆花里胡哨的冗余動效，讓用戶逐末忘本、抓不住重點。比如下面的動效就讓用戶更加直觀的了解到所要表達的核心價值觀，起到了畫龍點睛之筆。

九、總結

PPT的設計既重要，又不重要。我們一定要用辯證的思維來看待它，要做到“能收，能放”，既能進得去，又能出得來。不要為了設計而設計，要一直秉持初衷，我們是為了解決問題而設計PPT的，如果能不靠PPT把事情說明白，也可以采取別的方式。亞馬遜、字節、美團等就不寫PPT，人家只寫Word，俗稱“6頁紙記敘文”，講究的是并聯比串聯更有價值，從根本上避免形式大于實質。把閱讀、討論、方案、執行全流程整合起來，開起會來更加高效。

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