編輯導語：在日常工作中，我們難免會遇到領導安排寫文檔的工作，當遇到需要協同操作時，應該如何組織多人寫文檔呢？作者分享了一些方法，希望對你有所啟發。

一、問題來源

工作中難免會遇到被領導臨時安排寫文檔、整理文檔、匯編文檔等事宜，如何能夠快速高效滿足領導要求，并且能夠做好這件事呢？

二、解決問題

1. 了解主題，快速響應

領導找下屬幫忙寫文檔應該是職場中最常見的事情之一，當領導找到自己的時候，一般是出于幾種情況，一是自己寫文檔的能力很好，深受領導器重；二是自己太閑，沒什么事干，三是介于前兩者之間，領導有意鍛煉自己寫文檔的能力，或者讓先寫一些作為領導自己的文檔材料而使用。那么無論是出于哪種情況，作為下屬的我們都應該及時響應領導的需求，如果真是手頭任務較多，也可委婉拒絕，手頭任務適中的情況下還是接受任務比較好。

當我們準備接受一項任務的時候，要按照一定的邏輯去了解清楚領導的具體到底是什么。首先確認要寫什么東西：主題、內容、要求、時間節點、有無模板等，一定要把這些內容問清楚以后再做，否則當開始任務的時候很容易因誤解領導需求而導致花了大量時間準備出來的東西沒用的情況。

2. 匯總資料，協同辦公

當確定了領導需求的主題和所要寫的文檔的內容之后，下面就是準備所寫文檔的相關材料了。很多人容易忽略這個問題，比如領導讓寫一個匯報方案，這個時候一定要向領導索要相關模板或相似文件，仿照其風格和內容，再去撰寫。同時材料也分為一手材料和二手材料，一手材料是最原始，最真實的材料，能夠最大限度的幫助我們去理解領導或者文檔的主題，防止被其他因素或者被一些二手材料的無關內容影響；二手材料的優點在于更充分，具備更多的素材可以引用。

有時候也會被安排作為一個小團隊的leader一起匯編文檔或者協助leader一起撰寫文檔，這個時候我們充當的是匯編人或者輔助者的角色。當我們是匯編人的時候，其實某種意義上講，我們自己就是團隊其他人的領導，我們需要把從上級獲取來的需求精準的傳達給每一個人，并且根據文檔的特點，給每一個人合理分工，或者根據每一個人的特點安排自己所擅長的內容。

比如A平時的工作是寫稿，那可以由A負責文檔的最后修訂校對；B的歸納概括能力很好，則可以安排B來撰寫提綱和搭框架；C的知識面很廣，懂得運用很多工具，可以安排C去大量收集文字或者圖片或者視頻素材等。

有時候輔助者的責任心不太夠，那可以適當的在文檔中進行責任人標注，一定程度上能夠調動責任人的積極性，因為向領導匯報的過程中，能夠一眼看出來哪一塊的內容是由誰撰寫的，如果寫的太隨意，或者僅是應付一下，所有人都能一眼看出。

但是這種方式也并一定適用于所有情況，有些領導可能也會認為這種方式是leader推卸責任的一種做法，一定程度上會認為leader不具備團隊組織的能力，領導想看到的是所有人共同完成一份文檔，而不是由多個人分模塊一起拼出來的文檔（注意理解這句話的含義）。具體怎么操作，可視具體情況而定。

比如可以在給領導看之前把責任人標注先去掉等。當把任務分配完成以后，最重要的就是文檔協同了，強烈推薦使用一些在線協作文檔軟件如騰訊文檔、WPS云文檔、石墨文檔、飛書文檔等都是很好的方式，在線寫作的最大好處就是極大程度上減少了匯編時間，只要框架或者模板定下來，所有人能快速填充文檔，更新內容，并且互相之間可以互相參考借閱，甚至互相修訂等，大大提高了撰寫效率。

當我們需要撰寫一些大型文檔或者復雜程度比較高的文檔的時候，很多素材或者領導提供的參考文件不足的時候，就需要根據文檔的框架或者結構列出素材清單，對照清單逐一清點，把需要缺少的材料或者相關素材及時向領導反饋，領導一般能夠調動公司和部門的所有資源，有些缺少的材料可能很快就能獲取到，因此千萬不要自己什么也不問，悶頭就寫，甚至自己花了大量時間去收集材料。

有時候需要的參考文件會非常多，這個時候就建議把相關原始材料或者二手素材先備份一份，然后將文件按照順序依次命名共享小組成員，如建立文件夾名稱按照以下規范：

01 匯報方案案例；則該文件夾里的文件可命名為：0101 ###案例，0102###案例，依次類推，這樣的好處在于，當遇到大型文檔的時候，能夠在匯編的文件種直接標明出于哪個文件夾，哪個文件，方便后續修改或者二次查找素材來源。同時也方便團隊中的其他人查找和觀察相關內容。

3. 快速成稿，多次匯報

很少有人能夠一次性寫出一份領導很滿意的文檔，因此在這個過程中，我們要及時向領導確認方向。一般情況下文檔會經歷從無到有，然后逐次迭代的情況，這個時候就需要快速的形成初稿，內容上可以先較為簡略，先把基本框架交由領導審查，待基本方向無誤的情況下，再行補充內容。這個時候要注意待初稿完成以后，從第二稿開始最好每一份都按照時間進行備份，每一次修改都在上一次的基礎上進行完善，這樣做的目的是領導有時候思想也不固定，有時候也容易犯迷糊，讓修改了很多版以后發現又給改回去了，這樣我們可以直接把最初的版本或者中間的某個版本進行二次修改拿給領導即可。

總的原則就是，無論簡單還是復雜的文檔，都需要在框架和基本內容已經形成的情況下，先由領導確認后再行往后寫，以防偏題或者做無用功的情況。簡單的文檔可改的差不多的時候再行匯報，復雜的文檔按部就班，一步一個腳印，一次一個版本，做好備份，多匯報多確認思想。

4. 查漏補缺，保存留稿

當文檔最終內容確定下來的時候，需要做的就是美化和整理工作了，可對文中的字體，格 式，標題，圖片等進行規范，或者一開始就規范好這些內容，但是對于PPT這種匯報性質的文檔，由于期初只是確定了基本模板，對于字體字號等并未規范，因此最好由一個人進行整理規范，一個人來做這個事好處是整體風格改下來會很統一，避免元素雜亂，文體不一致的情況。

待樣式確定以后，一定要通讀全文，病句，錯別在文檔中是大忌，領導們一般很討厭這種不走心的細節，而且這也會影響領導對于自己的印象，若錯別字較多，領導就會認為我們是一個不仔細，不靠譜的人，做事馬虎，大大減分。

所有工作做完以后，將文件復制一份，再將文中參考文件的位置，責任人等無關信息進行刪除導出PDF或者保存成發給領導的最后文件，然后將參考文件，終稿、pdf文件等進行留檔，方便日后相似文檔的二次撰寫參考及查閱。

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