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編輯導語：如果此時的你穿越到唐朝，皇帝讓你在貴妃誕辰之際將新鮮的荔枝運送到長安，你會怎么做呢？看似簡單的一個項目，置身實地后才發現困難重重。本文作者通過「在貴妃誕辰前送新鮮的荔枝到長安」這個項目，分析如何做項目管理，一起來學習一下吧。

“千古艱難唯做事，一事功成萬頭禿?！?/p>

一直很喜歡讀馬伯庸的書，以小見大，用小人物來凸顯大時代的背景?！堕L安的荔枝》這本書，脫胎于“一騎紅塵妃子笑，無人知是荔枝來。”這句詩。

在文章開始之前，想對正在閱讀的你做一個提問：

如果此時的你穿越到唐朝，皇帝布置了個任務，在貴妃誕辰之際將新鮮的荔枝運送到長安。

你會怎么做？

可能經歷過各種大小項目磨練的你，覺得小事一樁，協調資源、把控時間，整體問題不大；也可能置身實地，分析過后覺得困難重重，無法推進，一籌莫展。

從嶺南到長安，五千余里，山水迢迢，長安城小吏李善德接到這個看起來根本不可能完成的任務，但他通過合理規劃和親身實踐，在時間點之前順利交付了項目。

這一切，不僅取決于他的聰明才智，更重要是項目管理能力，我們可以通過「在貴妃誕辰前送新鮮的荔枝到長安」來學習下如何做項目管理。

一、項目啟動

在項目正式開始投入進行前，有個很重要的啟動環節，即需要確定目標、時間節點、進行項目調研以及確認項目成員。

這個環節決定著后續項目執行的方向以及資源調動和人員分配，對項目成功與否有著決定性的影響。

1. 確定目標

李善德剛接到任務時，以為是要“荔枝煎”，那這個好辦，已經有了成熟的運送模式，直接復用就好。

用鹽腌漬、晾曬成干或者用未稀釋的原蜜浸漬，再用蜂蠟外封，謂之“荔枝煎”。

但后面仔細看公文，要的是“荔枝鮮”，運送新鮮的荔枝，這可是從來都沒有嘗試過的新體驗。

“荔枝鮮”和“荔枝煎”，一字之差，性質差了可不少，難度系數也差不少。

我們在接項目的時候是不是也會常常出現這樣的情況？

客戶想要的和我們理解的存在誤差，或者客戶本來表述的就不全，所以前期的溝通非常重要，深入挖掘客戶需求，對齊思路，是決定項目成敗的關鍵。

對齊哪些點呢？項目最終要交付的內容，實現到什么程度，最后驗收需要注意哪些點。

比如客戶提了一個需求，我想要你幫我建套房子。

接到需求的你應該怎么處理？

和客戶確認最后想要的是什么樣的房子，簡單的小平房和帶花園的小別墅，工期和成本可完全是兩個量級。

當接到項目時，我們需要明確最終要輸出的結果和目的是什么，在前期達成一致，最好能敲定最后驗收的功能項，將“幫我建套房子”，細化到“幫我建一套三層帶花園和游泳池的別墅，花園面積最少50平，游泳池至少30*15米，每個樓層的布局為A、B、C”。

前期的確認這次非常重要，對齊思路，保證驗收標準是具體的，雙方達成一致的，這樣會節省項目進行中不斷返工的人力。

2. 時間節點

接到項目時，確定時間節點也是必不可少的環節，這個項目比較簡單，“六月初一吃到嶺南的荔枝”，這就是項目交付的DDL。

一般定項目的時間節點，分為兩種：

1. 業務方有明確的預期時間，可商量的空間較少或者說沒有
2. 業務方無明確要求，內部評估后給出時間，有商量的余地

前者可能是讓大多數項目經理聽者悲傷、聞著落淚的事情了，因為這種項目往往是時間緊、任務重，而且不可延期。

李善德接到的任務就是前者，楊貴妃誕辰六月初一，荔枝六月初二送到行嗎？那肯定不行，我們現在項目延期了可能被業務方罵罵，那老李完不成可是要掉腦袋的呀！

所以在項目啟動階段，明確了時間節點，對任務的拆分也就可以做到心中有數。

3. 項目調研

“你去過嶺南沒有？見過新鮮的荔枝嗎？”

客戶說出來的不一定是他真正想要的，要更好的推進項目，必須深入一線進行調研。

“其時大唐自長安延伸出六條主道，聯通兩京、開封、幽州、太原、江陵、廣州、益州、揚州等處，三十里為一驛，天下計有一千六百三十九間驛所，折下來總長是四萬九千一百七十里?！?/p>

這些數據雖然有記錄，但是實際的執行情況和各個路上的情況都未知，需要一一調研才能消除誤差。

李善德在實地考察的過程中得到了把新鮮荔枝運送到長安的本質，“延緩荔枝變質的時間”或者“提高轉運速度”。

這就是需求調研的必要之處，只待在長安城里，是想不出法子的，需要深入一線去了解本質，這樣在項目進行中才會更有的放矢。

而我們在項目調研的過程中，常見的方法有：

1）用戶訪談

通過對話獲得需求。提前列好需要確認的大綱，選取比較有典型特征具有一定代表性的用戶進行調研，然后根據收集到的內容做歸類和提煉，共性問題優先解決，個性問題后續迭代。

2）實地調研

自己去工作現場看，深入到一線。這個是體驗實際情況的最好方式，去感受用戶是怎么工作的，流程是什么，做了什么，有什么問題，用了什么工具，解決了什么問題，有沒有能提高效率的方法。

3）問卷調查

問卷調查收集需求是一種非常高效的方法。對于調查者，不需要去工作現場，不需要和好幾個用戶多次交流，只需要編制問卷、分析回答內容就可以得到很多有用信息的調查對象，這種方式適合大規模的調查。

4. 項目成員

大家平時在項目管理過程中肯定會存在多個項目并行的情況，不同項目間資源開始互相有沖突時，就需要保證高優先級和高重要程度的項目先執行。

在這個階段，還有什么事情能比“博貴妃一笑”更重要的事情呢，所以，老李這個項目就是優先級高且緊急。

另外他有著“荔枝使”的身份，可以調動各級官員來配合他工作，在這個項目中，成員就不是固定的了，根據情況隨時調遣。

我們在實際項目管理中在成員這塊需要注意的問題是，在前期把團隊成員分配到合適的項目崗位上，并且了解每個人的可用性和時間限制，這里的人員分配需要保證每個環節完整，貫穿項目執行的調研、研發、測試、上線、收尾階段。

在項目成員管理需要注意的點是：

1）確定目標

項目成員需要達成一致的目標，項目要做到什么程度。

2）明確分工

• 了解項目團隊的優勢和劣勢
• 確定任務的優先級，提出優先級沖突的指導方針
• 針對成員特性來分配任務

3）應對人員變化風險

• 積極監控項目和團隊的進度
• 在計劃階段為項目團隊創建里程碑，這有助于跟蹤項目進度。在實現每個里程碑時，進行相應的人員盤點，做得好的地方給予激勵，不好的地方及時修正

如果項目時間緊急，資源有限，則需要提前規劃是否要和其他團隊協調人力，或者內部加班進行處理。

二、項目規劃

1. 需求整理

在項目啟動環節后，這個項目的需求是十分明確的，在六月初一之前將荔枝送到長安。

而在實際調研過程中也掌握了運送新鮮荔枝的本質，“延緩荔枝變質的時間”或者“提高轉運速度”，項目推進過程中就可以從這兩個角度出發，來及進行任務拆分和排期。

上文也有提到不同的調研方法，在調研過程中會收集到很多的需求，那么這個階段就是對需求進行整理和分類處理，確定優先級。

這里的整理可以有下面兩個原則

1. 共性問題優先解決，個性問題后續迭代
2. 用戶價值高，工作量低，優先做

2. 任務拆分

需求明確后，就是相關任務的拆分了，老李在到從長安到嶺南的過程中，將整個環節拆為了六部分：

1. 記錄沿途里程，規劃路線
2. 確認什么品種的荔枝更易保存、如何控制采摘時間
3. 尋找適合的保存方法
4. 驗證荔枝轉運的極限在哪里（什么時候變質）
5. 模擬朝廷最高等級的驛遞速度
6. 完成最后的配送

PS補一句：這個過程可以命名為美團/餓了么外賣（唐代版）。

在項目管理過程中，將任務進行拆分，分步完成，保證每個環節可控。

3. 工作排期

因為到達嶺南的時間點是三月底，在六月之前還有兩個月的時間節點，而任務也已拆分完成，那么就是對應的項目排期。

不同于我們平常管理項目相對而言的成本和節點可預估性，這個項目的時間點不是那么好確定，但是也有個大致的執行范圍。

1. 三月十九，初步方案制定，四路同時出發
2. 三月二十五日，測出荔枝保鮮極限
3. 三月三十日，第二次馬隊出發（只走兩個優化后的路線）
4. 四月十日，第三次馬隊試驗……

工作排期中主要需要注意的點是分析活動順序、持續時間、資源需求和進度制約因素，像送荔枝這個項目，他的先決條件是要測試出各路行進的最快時間節點以及荔枝的最大保鮮程度，才能將兩者組合，在最優線路上繼續進行迭代。

確認排期的另外一個重要作用是，監督項目活動狀態，在發現計劃偏離時，可以及時采取糾正和預防措施，以降低風險。

4. 資源協調

識別關鍵人，合理利用資源。項目中需要對接各方的人，每個人可能都會有不同的意見，這個時候項目就會很難推進，那么識別關鍵人就非常重要。

比如在嶺南時要與嶺南經略使打好關系 ，他在本地能提供相應的資源。

比如和阿僮進行請教，學習相關荔枝的品種、成熟周期及保存方法。

比如及時和胡商溝通，進行資源互換，提供轉送荔枝用的雙層甕。

在實際產品管理過程，如何協調資源呢？

• 明確計劃，明確進度，抓住關鍵時間節點
• 責任到人，每個任務拆分的足夠細，能及時追溯到進度
• 有效溝通：確保每個人了解自己的任務和目標是什么，或者通過任務管理工具，項目成員能清楚了解自己的任務信息，以及關聯任務背景，相關人員等，通過這種方式，新加入人員從工具上就能獲取基本的任務相關信息，及時找到相關人員進行溝通
• 積極收取項目反饋，及時收集問題，資源的、技術的等等
• 做好溝通工作，妥善處理矛盾，與各方達成一致，協力推進項目

讓專業的人做專業的事，將資源最大化利用，是項目管理中必不可少的環節。

三、項目執行

1. 進度管控、質量跟進

一個大的項目可以拆成很多子項目，在執行過程中要及時跟進進度，把握大方向。

在規劃階段，已經制定了相應的排期，在這個環節，就要監控是否按照計劃執行，每個環節是否順利完成，有無風險。

常規的研發管理中，對進度管控是有專業技能的，如研發協助工具，站會例會等。對于項目經理，可以通過把握關鍵點的方式，對當前進度進行了解：

• 通過按照預估時間點，在任務進行的50%，80%等時間點介入了解
• 通過各合作方的周報等方式進行了解
• 通過關鍵人物，如該項目各模塊牽頭人進行了解

項目管理中，各個環節都要緊密追蹤，每個小環節出現紕漏，聚沙成塔，集腋成裘，到整個項目里都是大失誤。

2. 策略調整

在項目初期，李善德選擇四路齊發進行試驗，并不斷迭代尋找最優解。

項目執行過程是同樣的道理，在結果不明確且資源相對充足的時候，可以進行多方面的嘗試。

準備好Plan B也必不可少，當一路行不通時，另一路可以及時補上。

3. 干系人溝通

進行三次試驗后，老李找到了相關荔枝轉運的核心，但是因為資金和能力還是有限，調動的資源不夠。并且在向各路官員求助時，大家都相互推諉不愿意攬這個活，嶺南經略使不僅不幫忙還怕他成功后有禍端，設下埋伏想殺他……

但老李是幸運的，在神秘的人指點下找到了衛國公，并向他進行了求助，獲得了衛國公的幫助，最后助力項目完成。

這個案例說明了干系人在項目中起著至關重要的作用，主要有以下三點：

1. 將會贏得更多的資源
2. 快速頻繁地溝通能確保對項目干系人期望的完全理解
3. 能夠預測項目干系人對項目的影響，盡早溝通和制定對應的行動計劃

四、項目收尾

老李在項目DDL當天完成了任務，將荔枝送到了長安城，也得到了相應的賞賜，并將整個過程的操作流程記錄下來，同步給相關人員。并且還向衛國公匯報了流程，并且對運行過程中的問題提出了疑問，也得到了相應的答案。

這是留檔的過程，方便需求方了解項目的執行的過程，并且給后續的項目沉淀可復用的方法論。

這其實就是項目的收尾階段，主要有項目驗收交付、結果評定、項目復盤、整理歸檔四個環節。

1. 驗收交付

在項目啟動階段提到需要和相關方確認的功能清單，在這個時候就派上用場了，各相關方根據清單來進行驗收，保證功能完善，符合預期后，進行交付。

2. 結果評定

在驗收后，多多少會有部分整改意見，對相應的結果進行評定，是否能如期使用，或者需要延期保證功能全部完善后再投入使用。

3. 項目復盤

項目結束后，要盡早復盤，主要復盤內容包括，回顧預期目標、再現實際情況，比較實際和評判的差異。

大部分活動或項目都不可能是一次性的事件，復盤的目的就是為了項目參與人員一起，花時間回憶過去的發生的事情，總結經驗，好的保留，差的改進，總結經驗，為別人以及自己以后做參考。

4. 整理歸檔

在所有的流程結束后，最后關鍵的一環就是整理項目中所有的文檔，這項工作建議在項目進行的每個重要節點都進行歸納總結，在收尾時就會更方便和快捷。

五、寫在最后

1. 項目管理的實質

根據上文的內容，可以再進行下總結，一個完整的項目管理流程包括5個階段：啟動階段、規劃階段、執行階段、監控階段、收尾階段。其中，監控階段貫穿項目管理的整個過程。

做項目就是組織一些人為實現既定的目標，在指定時間內、在有限的人力資源和非人力資源約束條件下進行的一項獨特的工作。

管理項目并不是一件容易的事，在每個時間節點都需要進行相應的跟進和把控，在執行過程中還存在不少潛在的風險點，需要逐一去進行化解和調整。

通過如何送新鮮的荔枝到長安這個項目，我跟著李善德重新學習了項目管理中每個節點需要注意的問題，也再一次體會到一個項目從立項到落地，各個環節緊密相連環環相扣，離不開每一個項目成員的付出和努力。

2. 把握主動權

掌握主動權，先發制人，不被別人牽著鼻子走，方可為自己爭取到最大利益，一線生機就蘊藏在全力的爭取之中。

項目管理過程中，可能大部分情況并不能完全掌握主動權，但要盡自己的力，讓事情盡可能控制在自己可回旋的空間內。

3. 結語

本來讀這本書是為了消遣的，沒想到又跟著主角來復習了如何管理好一個項目，《長安的荔枝》真的是一本不錯的書，建議大家可以都讀一下呀~

補充說明：書中人物及內容為作者對詩句的解讀和衍生，非歷史真實事件，如有雷同純屬巧合。

本文由 @筱筱 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協議。