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榮耀標識扯皮or甩鍋？一文幫你跨部門溝通不再頭疼
相較于其他互聯網行業的工種，產品經理算是跨部門溝通做得相對較為頻繁的一類了，每天都要和其他部門的人溝通。那么，如何進行跨部門溝通呢？需要注意什么？一起來看一下吧。
相較于互聯網行業的其他工種，產品經理其實算是跨部門溝通做得相對較為頻繁的一類了。因為每天都要和其他部門的人溝通，研發、設計、交付、業務、銷售、售后等，那勢必會容易感覺到力不從心。
你曾經有沒有遇到過這些情況：
“自己火急火燎的開會溝通完之后，其他部門同學在push和解決問題上很不積極、像擠牙膏一樣，但我們又不是一個部門的，可急死我了。”
“突然有個項目需要和銷售部門的同學對接，找了A，A說讓我找B，找了B，B又說這個不歸我管、讓我找C，就這樣耽誤了好幾天進度，真的很頭疼”
“我們的業務高度依賴其他部門的產品和部署，但是每一次對方都說自己也很忙、確實沒時間幫我們去對接，每一次都要花極大成本去協作怎么辦？”
跨部門溝通本身其實屬于產品經理軟技能的一部分，雖說是較為定性的軟技能，但真的沒什么可參考的辦法、只能靠通過不斷踩坑來成長嗎？不是的，軟技能也有其提升的方法和技巧。
那么，本文將通過以下3個小節的學習，幫助剛入門的產品新人或是在跨部門溝通過程中時常遇到阻塞的同學規避部門間溝通風險和降低溝通成本，從而與多部門同學達成共識，推進迭代和跨部門事務順利開展。
- 跨部門溝通3大價值
- 跨部門溝通3步曲
- 跨部門溝通常見Q&A
如果你在跨部門溝通上有一些力不從心，或是經常遇到扯皮、甩鍋而非常頭大的情況，那一定要看下去～
一、跨部門溝通3大價值
在了解跨部門溝通有什么用之前，我們先來看看什么是跨部門溝通？
如上圖所示，跨部門溝通=跨部門+溝通，本質上就是溝通的一類。其中，溝通其實就是信息傳輸的過程，可以用信息傳輸模型來解釋，它包含了從信源到信宿的信息流向過程，其中也經歷了編碼、解碼的過程，這是不是和我們要和另外一個人進行聊天和溝通很像？
那么，跨部門溝通則是在溝通的基礎上增加了「跨部門」這樣一個難度，它意味著我們在與其他部門的同學進行溝通時，勢必會存在視角不同、職責不同、目標不同的天然屏障。
所以，在這樣的基礎之上，跨部門溝通本身確實是比較麻煩和復雜的，如果你感覺力不從心，不用太過焦慮，這是一件產品經理剛入門再正常不過的事情～
跨部門本身就意味著公司的部門和組織架構較復雜，組織架構復雜雖然從溝通角度上來說，好像是造成了天然屏障，但其架構本身對業務的開展等有其好的一面和作用，因此，我們要先嘗試去理解公司多部門組織架構的存在即合理的意義，那么，我們能做的就是在這個基礎上去高效的做好跨部門溝通。
那么，做好高效的跨部門溝通對我們有什么好處呢？
一是能夠幫助我們提升工作效率。需要跨部門溝通就意味著我們可以借助其他部門的資源去推進一些事情，那么大家如果合作比較高效和順暢，是不是就能夠從全局上提升我們的工作效率；
二是降低迭代、項目或事務風險。人越多事情就攤的越開，也就越容易出岔子，好的跨部門溝通自然能降低各方溝通的gap，從而降低目標出岔子的概率；
三是發揮團隊價值。前面我們說到了一件事如果需要跨部門溝通，那大概率是需要多個團隊齊力協作的，這就像《系統架構》這本書中說的系統經過一系列運轉之后，會涌現出一定的價值，那么一個組織或者團隊亦然，高效的跨部門溝通能更好的發揮團隊價值。
二、跨部門溝通3部曲
前面我們簡單介紹了跨部門溝通的定義和價值，現在我們來帶大家一起看看跨部門溝通的核心路徑和思路應該是怎樣的，這里我們將一次跨部門溝通分為了3個大步驟：溝通前、溝通中、溝通后。
1. 溝通前：信息收集充足、溝通規劃合理
在任何一次溝通之前，如何保證眾多來自不同部門的人在一起溝通時，能夠讓決策和溝通效率最大化呢？答案很簡單，那就是收集充足的信息。
我們需要先在力所能及的范圍內收集充足的信息（包含背景、和資料），不限于通過提前私聊詢問相關人員、公司文檔庫中查閱相關文檔等方式，這樣，無論在溝通前和溝通中，我們都能即時拿出相對較為全面的資料和信息，輔助大家快速決策。
此外，溝通前我們要做好的第2件事是——進行合理的溝通規劃。
從項目管理的角度而言，溝通管理和規劃本身就是十大管理的一部分，可見溝通管理的重要性。那么一次跨部門溝通也是類似的，在溝通前，我們要做到4個規劃+1個文檔：
4個規劃指確定好會議目標、溝通時間、溝通方式（線上會議、電話、線上群聊）、參與人員，1個文檔則指需要提前給相關人員提供資料和前置信息。
這里我們給出2大溝通前的常見易錯點，大家可以看看自己有沒有犯過類似的錯誤，或者遇到有身邊的同事出現過這樣的問題？
易錯點1：
還沒有提前做好充足的功課和信息拉齊，一上來就說“拉個會先過一下”，導致會上1、2個小時過去了，啥結論都沒有。
正確做法：提前準備好會議資料，保證大家對會議目標都達成了一致后，再征求大家建議或者依據需溝通的內容情況決定以什么方式進行溝通。
易錯點2：
開會時為了達成自己的目標，把有關系的人全部拉上、一次性討論多個議題，導致有些人其實原本只需要參與10分鐘解決一個問題、最終2個小時都耗在會上。
正確做法：
盡量一個議程解決1-2個關鍵問題；若確實一次會議需要解決多個問題，那提前準備好會議議程，什么時間什么人需要參與的規劃提前發給大家，高效進行跨部門溝通。
OK，我們再回過頭來看，當我們收集到充足的信息，也對整個溝通節奏有了提前的規劃之后，就能胸有成竹的約好相關人員一并進行溝通了。
2. 溝通中：GBP模型
在溝通過程中，我們這里給大家介紹一個模型——GBP模型（Goal目標-Backgruond背景-Problem問題）。這個模型是什么意思呢？指我們可以通過這樣的模型去開展和發起整個溝通。
下圖就是GBP模型的示意，G指目標Goal、B指背景Background、P指問題Problem。
我們在開展和發起一次跨部門溝通前，需要先講清楚目標。
前面我們提到了跨部門溝通存在目標不同、角色不同、職責不同的天然屏障，那么，一次需要跨部門協作的事務必然有一個共同的目標去驅動，所以，我們需要先開門見山地把目標甩出來，讓大家拉齊目標，講清楚后面所要講到問題的利益共同點。
簡而言之，先讓大家成為一條線上的螞蚱，這樣，別人是不是才愿意主動地去幫助和參與進來呢？
接下來，我們需要用3、5句話講清楚事務的背景，同步好當前問題的相關項目或者迭代，以及事情的重要程度等，讓對方對事情有一個快速宏觀的判斷。最后，我們再詳細的去描述當前所需解決的問題。
那么，在溝通過程中，時常會遇到的常見易錯點有哪些呢？
易錯點1：
為了省時間，一上來就問對方具體某一個問題，搞得對方一頭霧水、或是只能針對該問題片面針對性地進行回答。
正確做法：
- 問問提前鋪墊好問題所在的背景
- 提前多深入思考幾步，盡量問關鍵性問題、不要讓問的問題浮于表面
易錯點2：
先鋪墊了一大堆背景，對方聽的云里霧里，半天不知道到底要做什么？
正確做法：可以仿照金字塔模型，先拋出問題/主題/目的，然后一并再闡述背景和其他內容，保證對方可以帶著問題去高效理解后續內容。
那么，在會上溝通完了之后，是不是我們就結束了呢？千萬記得，并不是，我們還需要善始善終、做好溝通后的收尾。
3. 溝通后：及時同步會議紀要，持續跟進todo
溝通過后，千萬別忘了一件事：花幾分鐘時間整理并及時同步會議紀要。
會上已經達成了一致，會后還有必要去寫會議紀要嗎？有必要！
首先，一件事需要跨部門溝通，說明該問題依賴外部信息和共同決策，因此，我們需要通過紀要再次確認會上共識，同時也可以將書面的會議紀要用于留檔方便追溯問題與決策。會議紀要同步的方式可以是在相關人都在的群里進行同步，甚至也可以在相關的文檔中進行記錄存檔。
此外，一場跨部門溝通主要適用于決策和達成共識，那么同時也會產生相應的一些后續todo和行動。這時，我們也需要在溝通后明確好相應問題與進一步動作的落地跟進。
下面我們來看看，在溝通過后常見的易錯點有哪些？
易錯點1：
拉著一堆人溝通好幾次也沒能解決問題，那直接上升到自己leader處或者干脆不管了。
正確做法：不由分說地上升和聽之任之都是消極解決問題的表現，可以先對內進行復盤。如果是自己溝通沒處理好，那可以嘗試改進后看有沒有好轉；如果確實是項目本身溝通復雜度問題，再考慮與leader商量如何解決。
易錯點2：
重大會議會寫會議紀要，小一點的跨部門溝通就直接開始做了、懶得寫會議紀要。
正確做法：
會議紀要不僅可以幫助雙方再次確認結論，對其他相關人來說，也能獲得相關信息的同步，幫助大家工作順利開展；同時，還能在時隔很久之后進行問題追溯時，會議紀要也會是一個有效保護自己過往工作的「證據」。
這樣，通過溝通前中后3部曲的學習，能夠幫助你對跨部門溝通有一個相對清晰的路徑和思路。但學到這里，可能有些同學還有一些具體的問題需要具體對待，那么下一節，我們來看看溝通過程中，具體會有哪些常見問題及對應的解決辦法。
三、跨部門溝通常見Q&A
Q1：火急火燎地開會溝通完之后，其他部門同學在push和解決問題上很不積極，我們又不是一個部門的，該怎么去push他呢？
第一步，做好自己該做的。遇到push不動的情況，先自我反思——是否已經做好了自己該做的，先內省再push他人。
第二步，借助其他角色。若自己已經努力想盡辦法都無效，那可以在必要時適當借助中間角色（如項目經理）、上升一級的角色（如自己的leader）或者對這個事情需求最緊急的角色（如銷售/售前）去進一步push。
Q2：突然有個項目需要和其他部門對接，找了A，A說讓我找B，找了B，B又說這個不歸我管、讓我找C，就這樣耽誤了好幾天進度，真的很頭疼！
若問題為中低優：先按照GBP模型客觀描述清楚問題，讓對方根據問題判斷后，提供一個較為全面的各個模塊對接人清單或是統一的對接人；后續可以push該部門預先準備一個較為全面的對接人清單，方便快速溝通；
若問題為高優且很緊急：可以考慮上升給自己的leader，由leader去對接對方部門的leader，從而提供指定接口人，快速處理問題；但切記，該方法要慎用和少用。
Q3：我們的業務高度依賴其他部門的產品和部署，但是每一次對方都說自己也很忙、確實沒時間幫我們去對接，每一次都要花極大成本去協作怎么辦？
1）短期處理
如果問題高優且緊急，那可以考慮：
- 找內部有類似對接經驗的同學取經
- 如果還無法解決，適當考慮上升給leader或者其他對此事需求更緊急的角色去解決
2）長期處理
主動push被依賴部門能夠逐漸補全相關文檔和對接資源，能用文檔解決的盡量避免對方派人專項參與，互相提升效率。
以上簡單列舉了常見的3類問題，當然工作中其實還會遇到非常多的問題，很難一次性歸納在常見Q&A中，如果你有解決不了的跨部門溝通問題都可以甩在評論區，看是否能夠給你一些建議。
雖然不能解決全部的問題，但以上Q&A中的思路也是值得我們去借鑒的，即先對問題進行分析，分析后先進行自我反省和主動尋找解決辦法，實在嘗試無效后，再去嘗試借助其他資源的力量進行解決。
OK，以上就是本文的全部內容，我們講了跨部門溝通的價值、跨部門溝通前中后三部曲、以及3個常見的跨部門Q&A，希望大家在讀完本文后能夠有一些收獲，同時在不斷的磨練和踩坑后能夠在跨部門溝通中游刃有余，一切盡在掌握！
另，如果你有遇到一些跨部門溝通中很無語或者很有趣的經歷，歡迎在評論區交流呀。
專欄作家
冰冰醬；公眾號：冰冰醬啊，人人都是產品經理專欄作家。5年產品經驗，創過業、帶過人、踩過坑；獨立負責從0-1搭建業務中臺，持續深耕B端及SaaS領域。
本文原創發布于人人都是產品經理，未經許可，不得轉載。
題圖來自 Unsplash，基于CC0協議。
該文觀點僅代表作者本人，人人都是產品經理平臺僅提供信息存儲空間服務。
溝通能力沒有上限，提高效率，合作協同的模式化工作是溝通盡量要去滿足的。