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出眾的職場表達能力，本身就是一種才能。這個技能學校不會教，只有靠自己在生活和工作中學習；只是很多人也并未掌握其要領(lǐng)。這篇5000字的文章，作者為我們拆解了如何提升職場表達能力的幾個要點，希望能對打擊有所幫助。

當我從學生過渡為一個職場人后，我發(fā)現(xiàn)在學校和職場取得成功的「因果關(guān)系」是不同的。

在大學階段，我的努力和回報之間有更明顯而簡單的因果關(guān)系：只要我努力學習、提升績點，我就能拿到更好的名次、獎學金、甚至其他的機會。

但在職場中，雖然每個人都有自己獨立負責的業(yè)務(wù)，但要取得實實在在的結(jié)果，不僅需要更長的時間，而且需要比學生階段更多的運氣，努力和回報之間的因果關(guān)系是更弱的。

這時候，如何能在大家都很努力的情況下脫穎而出，就成為一個人職場上升路徑的關(guān)鍵要素。

而良好的職場表達能力，是脫穎而出的關(guān)鍵。在需要你表達的場合，你抓住了機會，和沒有抓住機會，就會像蝴蝶效應(yīng)一樣，在潛移默化中產(chǎn)生巨大的差異。

一

我所理解的好的職場表達能力，不是那種「聽懂掌聲」的洗腦能力，也跟普通話標準與否無關(guān)。

這種能力概括起來就是：在各種約束條件下，能夠讓目標對象聽懂你在說什么，并產(chǎn)生你所期望的效果。

第一個關(guān)鍵詞是目標對象。先弄清楚對誰說，比先去研究說什么重要得多。表達本身就是一種信息傳遞，如果不搞清楚信息的終點在哪里，那這種信息不管是什么，不管如何被包裝，都達不到傳播的效果。

第二個關(guān)鍵詞是約束條件。最常見的約束條件就是時間，你準備了30分鐘的材料，結(jié)果只有5分鐘的表達條件，你能說，不行，我準備了30分鐘，請讓我把話說完？當然不行。所以，不同時間約束下，你的表達策略是不一樣的。

第三個關(guān)鍵詞是聽懂。能做到讓別人聽懂，你就戰(zhàn)勝了90%多的人。很多人都有一個困惑，為什么我明明講得這么清楚了，但聽眾看起來還是一臉茫然。原因只能是一個：你講得不好。

回到表達的本質(zhì)，在信息傳遞過程中，所有的損耗和噪聲都是源頭和過程的原因，信息接收方無任何責任。除非他們就是不想聽你說，那就是另一個話題了。

第四個關(guān)鍵詞是效果。表達皆有目標，要么是消除信息偏差，要么是爭取信任贏得資源，要么是證明自己獲得認可。

不帶目標的表達，在我看來就是浪費時間。

有目標，就得有效果檢驗，否則你怎么改進呢。很多人把表達當作終點本身，覺得，啊，終于講完了，結(jié)束了。我一直認為，表達本身并不是負擔，而是潛在的機遇。

下面聊聊我更具體的思考。

二

所有的職場表達都需要首先考慮「聽眾是誰」。

從我這個產(chǎn)品經(jīng)理的視角看，每一次表達，尤其是正式場合的匯報，就是每個人去打磨自己產(chǎn)品的機會。

做產(chǎn)品的第一步就是考慮定位問題：為誰，做什么。

職場表達亦然，對誰，說什么。

考慮「聽眾是誰」這個問題時，其實就是在考慮，TA為什么要聽你說話，即，你給用戶創(chuàng)造的價值是什么。

有時候我們心里沒底，就是因為我們搞不清楚對方到底想聽什么，所以在表達時戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，一邊說自己想說的，一邊看對方的反應(yīng)。

最糟糕的情況是，只顧說自己想說的，全然不觀察用戶的反應(yīng)，哪怕對方已經(jīng)明顯表達出不耐煩，也必須要把自己的話說完。

對職場人來說，對象無非三種情況。

1、職級比你高，權(quán)力比你大的老板。一般情況下，上級聽下級匯報，需求有二：1）了解進展，控制風險，防止暴雷；2）獲得輸入，收為己用。

有了這兩點認知，你就知道你的匯報該抓住什么重點了。要么，講進展和風險，要么給老板新的認知。

2、職級相同，協(xié)作關(guān)系。同級溝通時，往往是因為工作有交集，這時就是直接的利益交換，互相能帶來什么。所以在表達時側(cè)重兩點：1）我需要你做什么；2）我能為你帶來什么。所以的鋪墊、客套、嚴肅甚至權(quán)謀，都是為了把這兩個關(guān)鍵的意思表達清楚。

3、職級比你低的下屬。我沒有做過領(lǐng)導(dǎo)，沒有直接的經(jīng)驗可以總結(jié)。但從我站在下屬的角度來說，我希望領(lǐng)導(dǎo)跟我說話時表達清楚兩點：1）需要我做什么，人物明確；2）為什么要做這件事，背景清晰。

當然，從管理角度說，把話說的太明白，對領(lǐng)導(dǎo)不一定合適。但是，從單純的信息傳播角度講，打破信息差帶來的「猜來猜去」，是上級向下級表達的關(guān)鍵。

三

職場中任何實際場景下的表達，都有約束條件。最常見的有時間、聽眾的心情、材料的完備程度。

先講講時間。

時間是最客觀的限制，5分鐘和30分鐘，能表達的信息含量就是不同的，雖然語速快慢對信息含量有影響，但語速過快就會導(dǎo)致聽清楚、記不住。

以向上匯報為例。

如果你只有5分鐘，記住一點：你肯定講不完，你只能做好一件事。那這件事是什么呢？通過這5分鐘，爭取下一次30分鐘單獨匯報的機會。

為了講好這五分鐘，先判斷一點：老板對你要講的內(nèi)容是否熟悉。

如果熟悉，那就直接講矛盾和沖突。

例如：上次討論到某某問題，我們下去做了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)結(jié)論是什么，這個結(jié)論對我們的影響是什么，需要老板決策什么。如果可以，希望通過30分鐘的專題匯報詳細講講結(jié)論產(chǎn)生的過程。

如果不熟悉，那就快速講背景和相關(guān)性（當然五分鐘講一個老板不熟悉的話題確實很難）。

這時候就要惜字如金，通過結(jié)構(gòu)化表達拆解陌生話題。例如：這個課題是什么概念（通過打比方快速讓對方了解），行業(yè)哪些家在研究，對我們的啟發(fā)是什么。我們當前的機會和風險在哪里，什么內(nèi)容適合當前重點研究。

最后，告訴老板，如果有機會，希望約個專題匯報，把當前應(yīng)重點研究的內(nèi)容討論清楚。

總之，5分鐘就是引子，不要指望5分鐘讓對方記住太多東西，更何況，你也很難說清楚呢。

其次，聽眾的心情也需要考慮。

將心比心，你也應(yīng)該能感覺到，心情好的時候，人更有耐心，更愿意投入討論，以及對噪聲更有容忍度；心情不好的時候，人會更急躁，遇到不同聲音，就更容易上頭。

雖然職場人不應(yīng)該讓心情影響工作，但我們要知道人很難擺脫情緒的干擾，根據(jù)情緒選擇說什么，在我看來不是圓滑，而是一種實現(xiàn)更好表達效果的策略。

千萬不要認為：我的內(nèi)容這么好，大家就應(yīng)該聽我講完。

內(nèi)容是信息傳遞的起點，但絕不是全部。

最后是材料的完備程度。

材料很完整，就講重點；材料不完整，就講邏輯。所有的材料，都是輔助表達，因此形成記憶點很關(guān)鍵。

材料完備程度高時，信息密度大，這時候要降低給到對方的信息密度，讓他們理解重點；材料完備度不高時，信息密度小，這時候如果表達的邏輯性不強，就更難在聽你講的時候獲取信息的輔助。

搞清楚「聽眾是誰」，梳理出「約束條件」，基本所有的前置分析工作就完成了，接下來就是如何把話清楚。

四

把話說清楚的關(guān)鍵，是結(jié)構(gòu)化表達能力。

網(wǎng)上有很多關(guān)于結(jié)構(gòu)化表達的分析，但我觀察到一種誤區(qū)是，結(jié)構(gòu)化表達就是「說任何事情都要說出個1、2、3」

在我看來，拆解1、2、3是手段不是目的，不是把任何話拆解為1、2、3就等于說清楚了。否則，為什么很多領(lǐng)導(dǎo)說「下面我講三點」，到最后你還是會覺得廢話很多呢。

我認為的結(jié)構(gòu)化表達能力是：用簡單的邏輯表達復(fù)雜內(nèi)容的能力。

為什么邏輯很重要？我嘗試從第一性原理去解釋：人類大腦的記憶能力需要通過邏輯去壓縮信息。

我給你兩組數(shù)字：

1、3、4、10、20、35、45

1、4、7、10、13、16、19

在相同的時間內(nèi)，你更能記住哪一組？我猜，大多數(shù)人一定更容易記住第二組。

這是因為第二組是很直觀的等差數(shù)列，起點為1，差為3，一共7組。7個數(shù)字，用三個核心信息就能概括。

而第一組數(shù)據(jù)，無規(guī)律，你不得不記住所有7個信息。

所以，信息的邏輯性越強，可壓縮性就越強，也就越容易被記起。

還記得么，職場表達的本質(zhì)是傳遞信息。如果表達的邏輯性越強，可壓縮性越強，下游接受的負擔就越低，于是接受效果越好。

常見的邏輯有哪些呢？

1. 因果：原因是什么，導(dǎo)致了什么結(jié)果；結(jié)果是什么，是由于什么導(dǎo)致的。
2. 推理：歸納總結(jié)，A、B、C是什么，通過它們的共性，總結(jié)出什么結(jié)論；演繹，因為一個不可反駁的結(jié)論，推理出A、B、C三個結(jié)論。
3. 業(yè)務(wù)邏輯：目標是什么，為了實現(xiàn)目標做了什么，結(jié)果如何；問題是什么，解決問題的途徑是什么，為此需要做什么事情。

在所有的邏輯表達中，我尤其建議弄清楚兩個概念：觀點和事實。

誠然，我們要表達的是觀點，我們也需要通過觀點凸顯自己的思考，因為得出一個觀點是主觀的加工行為，一個正確的觀點具備強大的感染力。

但是，支撐觀點的最好方法是用事實。

很多人喜歡用一個觀點來支撐另一個觀點，例如：我們常常認為一個人不靠譜，因此他們做出的這個成績肯定是不真實的。這樣的邏輯很脆弱：

你如何證明一個作為前提的觀點呢？

只有事實。

我們認為一個人做出的成績不真實，只能是因為他們的成績與客觀的數(shù)據(jù)不符合。

事實是那個1，觀點是1背后的所有0，沒有那個1，邏輯鏈就會無比脆弱。

總結(jié)一下：結(jié)構(gòu)化表達能力，就是結(jié)構(gòu)化梳理已有信息，并表達出來的能力，最終實現(xiàn)的效果是用簡單清晰的邏輯表達復(fù)雜的內(nèi)容。

而在邏輯推演過程中，用事實支撐觀點比用觀點支撐觀點要更靠譜。

五

有了結(jié)構(gòu)化表達能力就夠了么？

你會發(fā)現(xiàn)，很多人說的內(nèi)容很有邏輯，但就是聽起來不抓人，甚至聽久了還會困。為什么呢？

當我們在聊約束條件時，我們其實漏掉了一個最重要的約束條件：聽眾的注意力。

在我看來，聽眾的注意力是逐漸衰減的。先說明，我沒有任何科學依據(jù)，但我個人認為注意力隨時間的變化情況大致如下圖。

另一方面，我們傳統(tǒng)的書面表達中，大家總是有意無意地將最精彩的內(nèi)容留在最后，無論是懸念還是觀點，總是希望在最后來個響亮的結(jié)尾。而在前面做很多鋪墊，以使得結(jié)論看起來要么順其自然，要么出人意料。

這樣，信息密度隨時間的變化情況大致如下圖。

將上述兩張圖合并，就可以看到：在聽眾有注意力的時候，聽到的都是無關(guān)信息，在聽眾注意力分散的時候，聽到的是實際上的重要信息，但此時他們也很難吸收這些信息了。

這就導(dǎo)致了我們常見的：說的人滔滔不絕，聽的人昏昏欲睡。

該怎么辦呢？

從上述坐標圖出發(fā)，我們很容易看出，應(yīng)該在大家注意力很高的時候，傳遞最重要的信息，讓信息趨勢圖和注意力趨勢圖盡可能保持一致。

這就是《金字塔原理》中所說的：結(jié)論先行。

于是變成如下圖的樣子：可接受的信息明顯增多了。

除此之外，還有一種辦法，不斷喚起聽眾的注意力，改變聽眾的注意力曲線，以達到讓聽眾的注意力漸進衰減的目的。

想辦法重新喚起聽眾的注意力，這通過一些表達技巧是可以做到的。

1. 利用語速。不用全程都用一個語速來表達，在不重要信息處，語速快一些，在重要信息處，語速慢一些，語調(diào)重一些。通過語速、語調(diào)的差異，在過程中去改變聽眾正在衰減的注意力。
2. 利用重復(fù)。我們都知道，重要的事情說三遍，以恰當?shù)姆绞饺ブ貜?fù)關(guān)鍵信息，能使得用戶注意力在關(guān)鍵信息處被一次次喚起。
3. 利用材料。我常見到一種匯報情況，在用PPT做輔助材料時在某一頁停留時間非常長，導(dǎo)致聽眾因為視覺疲勞而出現(xiàn)注意力分散。

事實上，我們應(yīng)該通過我們的語言形成導(dǎo)航，牽引聽眾在不同時刻關(guān)注PPT中的不同部分。例如：首先我們看上面，接著我們看左邊，注意這里的紅色文字；最后我們看右邊，它說明的是。通過這樣的銜接和牽引，讓聽眾的注意力和眼球動起來。

再次回歸職場表達本質(zhì)，可以看出，我們一切討論的出發(fā)點，都是想辦法提升信息傳遞的效果。

六

最后聊聊為什么寫這個話題。

剛畢業(yè)時，我認為做事情的本領(lǐng)是職場里唯一要培養(yǎng)的真本領(lǐng)，那些看起來特別能說的人，肯定都是因為不會做事，所以才努力培養(yǎng)自己的嘴皮子。

但后來我發(fā)現(xiàn)，一切的能力都必須要建立在擁有資源的基礎(chǔ)上，才能發(fā)揮出最大的效用。

而資源不會憑空落在你頭上，你需要憑借自己的能力去向掌握資源的人爭取。

爭取資源的過程，就是施加影響力的過程。「酒香也怕巷子深」，在資源分配與接受的關(guān)系里，需要資源的人一定是主動輸出影響力的一方。

因為擁有資源的人，擁有更多的選擇面，而需要資源的人，沒得選擇。這是權(quán)力分化導(dǎo)致的必然結(jié)果，也是我們要尊重的游戲規(guī)則。

這種不平等關(guān)系導(dǎo)致了很多現(xiàn)象：跪舔、拍馬屁、向上管理、各種交易等。

我不建議大家走歪門邪道，但我們至少要通過好的職場表達，將自己的影響力正確地表達出來。

這是一種職場生存策略，也是正道的策略。

古往今來，所以的懷才不遇都讓人惋惜。但懷才不遇的反面不是三顧茅廬，而是像《長安三萬里》中的高適一樣：準備、磨礪、抓住機會、拿出結(jié)果。

出眾的職場表達能力，本身就是一種才。