產品經理快速畫好工作型PPT的秘籍

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在職場工作中,我們有時需要輸出與工作相關的匯報PPT,那么,作為產品經理的你,知道怎么制作一份合格甚至優秀的PPT嗎?這篇文章里,作者總結了PPT制作的邏輯和技巧,一起來看看吧,或許對同為職場人的你有所幫助。

前言

最近多個項目優先級上升,要輸出很多匯報PPT,自己研究了很多專業PPT的套路,再加上被我大哥調教了多輪,也算快速輸出一份能過關的PPT。

我基于這段時間輸出PPT的經驗,總結一些方法分享給各位,希望能幫助到各位~

我們主要說下職場工作型PPT,圍繞3點:

  1. 如何畫?
  2. 如何畫好?
  3. 如何畫好看?

內容較多,建議收藏吃灰~

一、如何畫?

既然要看如何畫,那我們先看要畫成什么樣。

我理解的一份合格的PPT至少要滿足下邊的3個原則

對于職場類PPT,最重要的是讓別人快速知道你想傳達的,「邏輯清晰、層次鮮明」是基本要求。

1)邏輯清晰

整個PPT的架構清晰,多個頁面之間要承上啟下,層層遞進;讓聽眾知道你整體想表達什么。

每個PPT頁面中的元素要劃分清晰,準確表達出邏輯關系。讓聽眾知道你每頁要表達什么。

2)層次鮮明

重要的內容突出,次要內容弱化。通過「對比」的方式突出層級關系,讓看PPT的人能夠直接聚焦到重點。

PS:不要放大段文字!

3)樣式美觀

自己做PPT不需要精美,我們又不靠PPT賣錢,但是最基本的審美還是要有的,美觀是一個很大的加分項。

(對于如何梳理邏輯關系、如何突出層次、如何畫美觀、我們在下邊詳細說~)

上邊說了合格PPT的要求,那我們接著看下怎么畫。

很多時候在畫PPT時直接上手畫,對于內容少的PPT倒是沒啥問題。

但是對于內容多的PPT,這樣很容易卡殼,后期會有大范圍的修改。

我們先捋一下畫PPT的流程:

畫之前:

1. 確定要求

確定這次要畫的PPT的中心主題,是項目匯報,還是復盤分享等等…

同時確定:

  1. 給誰演示:確定你的聽眾是誰。
  2. 何時匯報:看能留出多長時間畫PPT。
  3. 演示時長要求:比如限時5min,那PPT頁數控制在10頁之內。
  4. 是否還有其它要求,比如說使用統一的模板、統一的配色等等。

2. 確定結構大綱

基于PPT的主題,拉出PPT大綱??梢詮南逻厧讉€方向出發:

  1. PPT分為幾個章節?
  2. 每個章節中講什么?
  3. 每個章節中的每頁PPT主要講什么?
  4. 每頁PPT的前后順序是什么?
  5. 每頁PPT的大綱內容是什么?

這樣我們可以確定PPT大約分為多少頁,每頁內容大約是什么。

對于PPT大綱,我比較推薦使用「思維導圖」來寫。

思維導圖可以帶來更清晰的演示結構,能快速調整,在整理思路和組織內容時可以進行可視化思考。

另外每個PPT的整體邏輯都是「總-分-總」,也非常適合使用思維導圖來進行梳理。

對于「總-分-總」邏輯,描述出來就是:

  • 總體要說什么
  • 每個分點要說什么
  • 最后來個總結

這樣說會很虛,但是確實就是這個邏輯,我們在畫PPT的時候要有這個意識,想著「總分總」這個結構。

示例如:

3. 確定內容與文稿

根據大綱結構,逐步寫出每個頁面的主要觀點和內容。

每個頁面應該包含一個主要觀點或信息,并用簡潔明了的語言進行表達。

對于內容文稿,還有個大作用是輔助演講,可以把每頁的文稿內容放到PPT的備注里,講的時候可看著講。

如果這個PPT是你領導安排你畫的,這個時候可以先拿思維導圖先和領導碰下,先確定具體大綱與內容,減少返工次數。

4. 畫頁面

當內容確定后,接著就是畫頁面了。畫頁面最快的方式就是——套模板。

找個好的模板,直接套用,又快又好~

但是?。?!

找模板費時費力,終于找到個好看的模板,換成自己的內容,看哪哪都不行。

因為頁面元素不同,邏輯不同,模塊數量不同、文字數量不同等等原因,都會導致模板不適用。

不會有一套模板能夠完完全全滿足你的需求,一定會有頁面需要你自己畫。

那我們接著看怎么畫好~

二、如何畫好?

畫好的PPT目的是為了提高信息傳達效果,那就是要讓內容邏輯清晰,層次鮮明。

具體的方式我們接著看:

1. 確定每個頁面的性質

就是每個頁面屬于哪種類型:

大約可以分為:封面頁、結束頁、目錄頁、章節過渡頁、內容頁。

另外根據展示的內容類別,又分為時間軸頁、圖表頁、邏輯圖、架構圖等。

按照內容的邏輯的分類,又有并列頁、總分頁、對比頁等等。

在PPT中一定要有封面頁、結束頁、內容頁,對于目錄頁、過渡頁內容少時可以不加。

對于「封面頁、目錄頁、章節頁、結束頁」這4種頁面可以直接找個符合風格的模板套上,不要在這種頁面上浪費時間,整的多好看作用沒那么大。

我們要把重點放到內容頁上。

2. 劃分內容頁層級(重點)

到具體內容頁,從下邊的步驟一步步的來:

1)劃分內容模塊

將內容進行分類劃分為不同模塊。將文字劃分出的「問題」與「解決方案」。

2)結構化模塊內容層級

可以理解為將每個模塊中的內容按照:「一級標題、二級標題、內容文字、輔助文字」進行劃分,并提煉每個標題的關鍵字。

經過每一步的劃分,我們就把內容層級給結構化出來了。

實際上,在開始寫PPT大綱和內容文稿時,我們就可以進行層級劃分。

3)確定頁面內容的邏輯關系

我們將內容結構化后,下一步就是確定內容之間的邏輯關系。

我參考PPT中SmartArt 以及自己的整理,確定了 8 種邏輯:

我們一個個看下:

① 并列

屬于相同層次并列排布,沒有前后關系,上下關系。

「并列」是PPT中最常見的關系。

一般通過排版的方式進行表達,直接并列排:

② 遞進

有前后順序遞進,上下順序遞進;

對于「時間軸」其實也可以理解為「遞進」,對于「金字塔」關系我也認為是遞進。

對于「遞進」關系的表達,加「箭頭就夠了。

③ 總分

有個總論點,然后分為多個小點。

每頁PPT都能理解為是總分,因為每頁PPT一定要有一個主題,而內容都是根據主題進行說明的。

在「總分」里 的 每個分點 之間的關系是「并列」關系。

「總分」邏輯的表達常用版式來進行表達。

④ 對比

比如說展示「自家產品」與「競品」的優劣勢,這就是對比。

「對比」邏輯的表達常規用「VS」文字說明,當然也能用形狀、顏色、大小等方式進行對比。

當對比項目太多時,可以使用「表格」的形式進行展示。

⑤ 循環

閉環流程展示,把「遞進」關系的首尾相接就成了「循環邏輯」,所以「循環」的表達也是加「箭頭」。

⑥ 包含

分為半包含,全包含。「包含」關系可以用「韋恩圖」來表示,主要是用形狀的重疊來表達相關性。

比如下圖,我們想表達既在線上又在線下的都消費過的用戶。

也就是「線上」與「線下」交集的用戶,我們就可以用兩個形狀進行重疊,使用「韋恩圖」來表達交集部分。

⑦ 金字塔

主要是突出「自下而上」的邏輯,也算「遞進」邏輯的一種。

常見的表達就是一層一層的金字塔。

⑧ 延伸/引用

這個是我自己總結出來的,當我們在說某一點時,發現有其它內容單獨對這一點進行補充說明。

我們看個例子:

比如想展示「高價值用戶」的體量,對「高價值用戶」單獨說明。

我們可以加個「對話氣泡」形狀,氣泡里展示內容,氣泡箭頭來表達延伸內容的指向。

以上是我總結的邏輯關系,只要:

「正確判斷邏輯關系 + 正確表達出邏輯關系」PPT的質量會上升一個層次。

但是頁面內容的邏輯關系并不是固定的,按照不同的理解會有不同 的關系。

接著上邊例子繼續看:

我們內容分區為2個大模塊,是「問題」與「解決方案」。

這2個模塊的關系可以是「并列關系」,同時說明「問題」與「解決方案」

也可以是「遞進關系」,先有「問題」 再有 「解決方案」。

我們就先按照「并列關系」進行示例。

模塊的關系是「并列」,接下來我們繼續確定每個模塊中具體內容的邏輯,直到把頁面中的全部內容都梳理清楚。

在「問題」模塊:

標題:「問題」,分了3點,屬于「總分」關系,3個小點之間是并列關系。

在「解決方案」 模塊:

標題:「解決方案」,分了2點,屬于「總分」關系,2個小點之間是并列關系。

這樣,我們就把這個頁面的內容給梳理明白了。

4)確認版式布局,并表達出邏輯關系

根據劃分出的內容模塊,我們需要選擇分布方式進行排版。

常見的版式布局可以分為左右布局,上下布局、環形布局、水平卡片分布、垂直卡片布局等等。

這些布局即可以是整個頁面的版式,也可以是 每個模塊內容 里的版式。

無論選擇哪種版式,目的一是為了讓邏輯表達清晰,讓內容層級明顯,二是為了讓頁面分布均勻、分布平衡。

具體采用哪種布局方式,可以從以下方向進行判斷:

  1. 頁面內容的邏輯關系
  2. 劃分出模塊的數量,如常見的三段式、四段式
  3. 模塊內容的類型,如是圖表、圖片等
  4. 內容的多少與所占區域的大小,如4個模塊,每個模塊中的文字都很多,采用左右水平分布不好閱讀,我們就可以采用「上2下2」的上下布局。

我們繼續看上邊的示例:問題與解決方案。

「問題」與「解決方案」是并列關系,且只有2個模塊,我們就采用最常見的左右布局。

在「問題」模塊有3點內容,「解決方案」模塊中分了2點。

每個分點我們采用常見的上下布局。

這樣我們可以得到一張簡單的PPT:

在2個模塊里都是「總分」關系,每個模塊里我們可以換個方式:

當然,我們也可以嘗試模塊上下布局,但是并沒有左右布局效果好。

5)突出重點、突出層級

每頁PPT中,我們需要讓別人第一眼就能看到最重要的信息。

尤其是匯報類的PPT,直接把重點突出。

突出重點的方式是使用「對比」,具體方式有:

  • 大小粗細對比:字體的大小、形狀的大小等等,也就是重點內容「大」。
  • 字號大小對比:重點內容使用大字號,低層級使用小字號。
  • 字體粗細對比:重點內容使用加粗。
  • 顏色對比:重點內容使用主色調突出,低層級使用灰色。
  • 色塊對比:重點內容底部加「底部色塊」。
  • 位置對比:先左后右,先上后下,重要內容優先展示。
  • 形狀對比:不同的內容使用不同的形狀,如圓形、矩形、多邊形等。

多種對比方式通常一起使用。

還是看這個例子,比如我們想突出「解決方案」,弱化「問題」;

我們可以調整下顏色:

正常情況下,完成以上步驟,我們就可以輸出一份完全合格的PPT了:

當然,對于PPT我們還可以進行優化,讓PPT更好看些~

三、如何畫好看?

職場PPT不用多好看,有些設計感就好,只要「邏輯清晰 + 層次鮮明」PPT就是合格的。

但是為了卷一下,咱們畫好看些~

首先要滿足基本的版式設計原則:

對比、重復、對齊、親密度。

在這不過多介紹,不了解的同學可以自己搜搜看。

接下來是主要的2點:

1)配色

我們不需要在配色上花費時間,注意幾點:

別使用太多不同的顏色,主色1種,輔助色1或2種,加上「黑+白+灰」中性色。

主色就選擇公司品牌色。沒有的話可以推薦下邊幾種:

別用過于刺眼的顏色,確保文字和圖形在背景上有足夠的對比度,以確保內容的可讀性。

最重要的要保證整個PPT色調的統一性。

我經常使用「單色調+中性色」

單色調是指同一種顏色使用不同透明度來設計,然后加上「黑+白+灰」中性色。

2)字體

保證使用1-3種字體,相同層級的內容使用相同字體。

為了保證可讀性,可以使用非襯線體,像微軟雅黑、黑體、阿里普惠體等等。

對于字體,我們不用花太多時間,只要選擇一種字體用就夠了,結合加粗、顏色、字號等來創造層次感。

另外,就是版權問題,如果就是個人匯報用,版權問題可以不考慮,不是對外、商用問題都不大。

具體美化方式有下邊幾種:

① 加修飾

比如只用圓形效果一般,可以加個圓環,調整下透明度,可以加線條,線條調整下顏色,調整成虛線。

同樣,我們也可以加圖片、加圖標進行裝飾。

② 用不常見的圖形

用矩形感覺有點常規,那就用平行四邊形。

③ 加漸變

漸變是我比較喜歡的。

可以使用同一個顏色,不同透明度之間的漸變;也可以是同色系顏色直接的漸變。

不同顏色之間的漸變,比較考驗水平,不建議自己搞。

④ 透明度

我一般是10%、20%、30%……依次+10%設置,效果看著不錯就OK了。

加陰影

陰影可以提高層次感,但是很難把握,不建議用。

背景紋理圖

當感覺頁面有點空,就加個紋理圖,質感會好一點。

⑦ 加icon

加icon不僅是為了好看,也能區分出層級。在 iconfont 搜符合意思的用就行了。

⑧ 加底座

提高立體感,底座是萬能的。

⑨ 加個立體效果

PPT美化是沒有終點的,好看的方式還有很多,沒有辦法一一說明,職場PPT只要簡單明了,簡約大氣,層級明顯即可。

好看不是目的,好看是為了讓層級更明顯,讓邏輯更清晰。

到最后了,PPT中最復雜的頁面——邏輯圖。

套路還是我們上邊提到的,我們還是看例子:知識圖譜生成的整體流程。

文稿內容是找GPT要的:

1)確定頁面性質

我想用這個頁面表達出「知識圖譜生成的整理流程」,屬于內容頁。在內容類型上它屬于流程圖、也屬于邏輯圖。

2)劃分內容層級

① 劃分內容模塊

按照GPT給的文稿,分成6點,也就是6個模塊。

② 結構化模塊內容層級

劃分標題、內容文字

GPT給出的文字內容就已經劃分好標題與內容,我們就直接按照GPT的為主。

我們再提煉關鍵字:

③ 確定頁面內容邏輯

總共有6個模塊,模塊之間是遞進關系,從 「數據收集」最終到「知識圖譜應用」,層層遞進。

到這,我們直接用「時間軸」模版套就行了。

④ 突出重點,突出層級

突出每個模塊的標題,調整字體大小與顏色,形成對比。

我們想表達重點說明「知識圖譜應用」,通過調整底部色塊來形成對比。

到這,一個頁面就完成了,用于匯報已經夠用了。

當然,還可以繼續調整下。

如果你想更完美的表達,更細化的體現整體邏輯,那我們再細化些:

  1. 第6個模塊是最終的應用,也就是基于前5步,生成的第6個模塊。
  2. 前4個模塊是一個知識圖譜生成的基本閉環,完成了從「數據收集」到「存儲知識圖譜」。
  3. 第5個模塊的「推理和補全」中提到了「基于已有的知識圖譜,推斷出新的關系和實體」。

也就是說「老的知識圖譜」是通過「推理和補全」繼續生成「新的知識圖譜」。

最終我們可以重新劃分成3個模塊:

  1. 生成知識圖譜的流程模塊
  2. 知識圖譜推理和補全模塊
  3. 知識圖譜的應用模塊

而這3個模塊之間的關系,應該是如下圖:

補上內容大概是:

接著我們分別看著每個模塊里的邏輯關系,在這個時候,我們可以同步把邏輯給畫出來。

生成知識圖譜的流程模塊:

分為:從「數據收集 → 數據預處理 → 實體識別和關系抽取 → 知識表示 」4個子模塊 。

這4個子模塊的邏輯關系我覺得是「閉環循環」邏輯流程,是持續進行的。

那我們就用閉環簡單表示出來。

由于之前的內容文字太多,占的面積太大,那我們就繼續將文字內容提煉,2句合并成1句,只保留主要字眼。

知識圖譜推理和補全模塊:

“「老的知識圖譜」是通過「推理和補全」繼續生成「新的知識圖譜」?!?/p>

這個前后遞進關系。遞進關系那就加個箭頭表達。

由于「推理和補充」中涉及到「知識圖譜」這個東西,我們就新增「知識圖譜」的形狀。結合箭頭把邏輯表達出來

知識圖譜的應用模塊:

展示出來知識圖譜有哪些應用方向,這個簡單,就是個「總分」「并列」關系,直接畫出來。

我們把模塊關系、模塊里的內容關系弄清楚了。

接下來,我們繼續看看怎么排版

根據每個模塊的面積大小,我想了幾個版式布局,整理出了大約布局,然后補充每個模塊內容:

排版1:

具體內容排上,可以得到下圖:

我們接著突出「知識圖譜應用」,加個底部加個色塊,然后再優化下樣式,得到下圖:

另外其它排版,大家可以自己看下:

排版2:

排版3:

四、快速畫好

我們在贅述下,看看有哪些提高PPT效率的方法~

1. 套PPT模版

雖然PPT的邏輯很多,但是一些常見的頁面都被玩爛了,如果能套用,就直接套用PPT。

別陷入找模板的陷阱里~

2. 快捷鍵

常用的:

  • 快速復制:選擇組件,按住ctrl鍵拖動
  • Ctrl + Z:撤銷上一步操作
  • Ctrl + Y:重做上一步操作
  • Ctrl + B:將選定文本加粗
  • Ctrl +]:增大字體大小
  • Ctrl +[:減小字體大小
  • Ctrl + L:左對齊文本
  • Ctrl + E:居中對齊文本
  • Ctrl + R:右對齊文本
  • Ctrl + G:將選定的圖形或對象進行分組

3. 提前設置主題色

在給頁面內容添加顏色時,一定一定一定從「主題顏色」里選擇。

主題顏色板里是有「主題色+相同色系」的顏色,好處是可以保證色調的一致性。

最厲害的是,可以批量調整顏色。

如果你使用的顏色來自「主題顏色」,當主題色修改時,整個PPT的顏色都是統一修改,也就是「一鍵改色」。

4. 利用好母版

可以在母版里設置好布局與字體等樣式,母版改,則使用母版的頁面都會同步調整。

5. 設置默認樣式

選擇組件后,右鍵選擇「設置默認樣式性狀」,下次添加形狀后,就會按照默認樣式展示。

6. PPT不建議加任何動畫

加動畫很費時費力,也沒啥作用,匯報的時候,大家巴不得抓緊看完ppt,沒人喜歡看那炫酷的動畫。

五、總結

回顧上邊的PPT套路,很符合「用戶體驗5要素」的:

戰略層 → 范圍層 → 結構層 → 框架層 → 表現層

所以啊,畫個PPT也能體現出產品思維。

PPT是匯報最常用的手段,所以能把PPT寫明白、講明白是個很厲害的本事。

畢竟,「匯報能力」在職場里屬于頂級能力。

我們這篇文章也只是說了怎么畫好PPT,對于PPT的內容如果寫、要寫什么?也是個很費心的事。

但是我們可以借助GPT,讓它指導我們要寫什么,給我們些思路。

當然現在也有很多直接生成PPT的AI工具,大家也可以試用,效果大家自己判斷就好了。

專欄作家

王大鹿,公眾號:產品大鹿,人人都是產品經理專欄作家。關注醫療領域,擅長原型設計、需求分析和方案設計,分享能落地的工作技能~

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評論
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  1. very good!現在是我的知識了

    來自廣東 回復
  2. good good good~~!!

    來自四川 回復
  3. 我個人整理了一份ppt模板,需要的同學可以去公眾號:產品大鹿 ,后臺回復:ppt

    來自北京 回復