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超全知識管理技巧，再也不怕學了就忘！

Problemer

2024-04-15

3 評論 5290 瀏覽 63 收藏

29 分鐘

隨著日?；A的信息越來越多，如果不做信息和知識管理，我們個人掌握的信息無法完全轉化為自己的知識。但這種技能學校不教，日常也少有人分享，具體怎么做？這篇文章，作者系統梳理了知識管理的整個知識點和方法，希望可以幫到大家。

在上篇文章“如何管理知識，讓知識真正為你所用？”中，帶大家了解了什么是知識、知識的類型，也指出了互聯網時代個人面臨的四大知識難題。那么，如何化解難題，高效管理知識呢？

本期文章便為大家分享知識管理的有效方法。ps：文章篇幅較長，文末為大家整理了重點，一定要看到最后哦~

01 為什么需要知識管理

首先，再重申一遍知識管理的重要性。一是我們身處內容時代，信息泛濫，同時也面臨信息繭房問題，需要自主挖掘、篩選高質量、高價值的知識。

二是生有涯而知無涯，我們不可能在有限生命中學習無盡的知識，需要通過知識管理來篩選，將有限的注意力聚焦到真正有用的知識上。

三是大腦更擅長思考與決策，并不擅長存儲、記憶，需要知識管理系統，通過外部存儲的手段，來代替大腦進行存儲，幫助大腦更好地思考和決策。

小知識：什么是“信息繭房”？

“信息繭房”指的是人們關注的信息領域，會習慣性地被自己興趣所引導，從而將自己的生活桎梏于像蠶繭一般的“繭房”中的現象。

你越喜歡看什么，系統就越給你推同樣類型的內容。在這個封閉空間內，你看到的，都是別人想讓你看到的。

持續管中窺豹，不僅離真相越來越遠，也逐步喪失了全面看待問題的能力、獨立思考的能力。

02 知識管理常見問題和誤區

盡管知識管理很重要，但關于知識管理的問題和誤區也屢見不鮮。常見問題包括：

缺乏深度：只有廣度，縱深不夠；
單一化：缺乏關聯，知識孤島；
難以檢索：沒有分類，分類不合理，只管存不管用；
質量不高：理論沖突，資料可信度低，不夠新鮮，缺乏更新。

存在這些問題的原因之一便是對知識管理的錯誤認知，常見誤區包括：

把對信息進行收集與整理誤以為是在做知識管理，但事實上信息整理≠知識管理；
認為只要能及時檢索到需要的信息，就進行了有效的知識管理，但事實上信息檢索≠知識提??；
認為學習就是要全面吸收所有遇見的知識，而不管知識間的聯系和有序性，但事實上海量的知識≠有序的知識。

03 正確理解知識管理

那么，什么才是知識管理呢？以下是認可度比較高的三個觀點：

知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行管理和規劃的活動。
知識管理是將數據/信息動態轉化為知識/智慧的過程，幫我們更好決策和行動。
知識管理的最終目標并非管理知識，而是改變自己，解決自己的問題，讓自己獲得成長。

04 知識管理的類型

根據主體的不同，知識管理可分為個人知識管理和企業知識管理兩大類型。

1. 個人知識管理

個人知識管理（PKM，Personal Knowledge Management）是一種新的知識管理的理念和方法，一般指個人通過工具建立知識體系并不斷完善，進行知識的收集、消化吸收和創新的過程，最終有利于個人工作、生活。

這里需注意的是，應將個人知識管理與另一個概念個人信息管理（PIM，Personal Information Management）區別開來。二者存在細微的差別：

PKM是一種概念框架和策略，用以組織和整合我們個人認為很重要、需要納入個人知識庫的信息，將本是隨機的信息片段轉換成更系統的信息并擴展個人知識，過程中涉及信息→知識的轉化。
PIM則更關注的是個人信息的收集、分類、加工、儲存、維護和使用，以便最高效、最大限度地實現信息效用價值，過程中不涉及信息→知識的轉化，仍停留在信息層面。

事實上，很多人正在做的事其實是信息管理，而非真正的知識管理。

2. 企業知識管理

美國德爾福集團創始人之一卡爾·費拉保羅認為：企業知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享的新途徑。企業知識管理具備三重含義：

個人知識集體化：把個人腦中的知識變成集體的公共知識；
隱性知識顯性化：把個人或集體長期積累的優秀經驗總結、規范、標準化成一個模式；
建立共享知識系統：個人或集體通過系統的知識共享平臺，讓每個人的能力都通過共享得到放大。

另外，同樣需注意下，企業知識管理和企業培訓也存在區別。

一般而言，培訓是一個直接傳遞知識的過程，由于傳遞人員的經驗問題或者知識源的問題，可能導致較大的知識損耗。而知識管理的過程通過對隱性知識的挖掘和一系列知識管理的活動，可以有效提升知識轉化的效率，體現企業內知識資產的價值。個人認為，企業培訓是企業知識管理的手段之一，企業知識管理的范圍更廣。

與個人知識管理不同，企業知識管理的主體是集體，映射范圍廣，要在企業內部讓知識管理順利運轉，需要以下三大支撐要素：

組織結構與制度：包括知識管理的組織結構、流程及運行制度、考核激勵制度；
組織文化：形成具有激勵、歸屬感、授權、信任和尊敬的組織文化，為知識所有者間提供溝通交流的友好環境和氛圍；
技術設施：包括數據挖掘與知識發現、語義網、知識組織系統等。

結合前述的支撐要素，我們可以通過下述公式來更好地理解企業知識管理。其含義是，知識管理是在一定的環境下，通過技術將組織人員與組織知識結合，并進行分享，進而達到指數級增長的目標。

其中：

P指的是組織人員，既包含個體角色，也包括學習型組織；
K指的是知識，既包含知識本身，也包含知識的活動。需注意的是，這里的知識并不是指所有有用的信息，而是指組織內部的個體的、部門的、企業的，甚至是行業的不同的知識層次所綜合組成的知識網絡；
+指的是技術，包括方法、工具；
（）為環境，包括文化、制度；
S為分享，是一個動態的過程，包括知識管理的流程、知識管理的應用創新；
=為目標，包括知識管理的目的，知識管理的規劃。

05 如何進行個人知識管理

由于企業知識管理涉及的主體和要素較多，通過個人力量難以撬動整體，且本次分享的目的也主要是圍繞個人的知識困境，因此，這里著重講解如何進行個人知識管理。整體可以分為以下5個步驟：

1. 信息獲?。褐苯記Q定信息的優劣

我們從各網站、書籍中獲取的信息是知識輸入的方式之一，信息的質量直接決定了信息的優劣，進而影響后續信息→知識的轉化效率和質量。

那么，如何選取有效信息，剔除知識中的雜質，實現知識的降噪？

首先，要明確你想要搭建的知識體系，用逆向思維去思考這個知識體系的目標，為達成這個目標，需要獲取什么。

舉個例子，很多人想要學習一個新的領域，總是妄圖從頭學起，但世界上的知識，不管是哪個領域的，都沒有一本指導去按圖索驥的說明書，比如“哲學”，這時候不應該想學習哲學都要學習“什么”，而是你自己“為什么”要學哲學，是什么讓你想要掌握這方面的知識，從為什么入手去反推。

接著，用批判性思維/淘金式思維去判斷、收集正確而有效的信息。

小知識：什么是“淘金式思維”？

淘金式思維是一種互動式的思維方式，指的是主動對信息/知識進行取舍，帶著提問的態度去與看到的信息/知識“辯論”。

淘金式思維自我核查方法：

Step 1: 對他人傳播的觀點，要思考其目的

Step 2: 留意他人觀點中的問題和漏洞

Step 3: 客觀評價他人的觀點

Step 4: 在他人合理的觀點的基礎上形成自己的結論

2. 信息采集：借助工具快速網羅需深度閱讀的信息

你是否經常用微信文件傳輸助手/個人微信號、各應用自帶收藏夾、各類型筆記工具等工具來做信息采集？但這些工具都不是信息采集的最佳工具，對于知識管理的作用有限。

微信文件傳輸助手/個人微信號主要用于多設備間的文件同步，并非信息收藏，長時間累積將導致信息難以查找和管理。各應用自帶收藏夾會造成信息割裂，導致信息無法統一管理和取用。

各類型筆記工具較前兩種好，但非最優解。筆記工具的初衷，是個人創作。一旦筆記系統中，同時混雜了搬運（即信息采集）和創作，長時間累積將非常臃腫、混亂。且現有的筆記工具很難提供閱讀進度、標注、回顧、自定義版式等等功能，而這些功能對信息處理又起著至關重要的作用。

那么，什么樣的工具才算好的信息采集工具呢？個人認為，該類型工具必須具備以下4個標準：

稍后閱讀工具基本滿足上述標準。稍后閱讀指的是當你在任何平臺上看到好的內容，都可以集中把它們采集在一個地方，后面有時間再讀。

3. 信息處理：實現信息到知識的轉化

采集完信息后，需要對信息進行處理，目的是實現信息到知識的轉化。如何處理信息呢？關鍵措施在于閱讀信息并關聯自己進行思考。以「解決問題」為最終導向，來快速收割真正有用的信息，然后，通過做行為指引，來指導之后的行為。

為什么強調需要關聯自己呢？主要有2個原因：

一是根據艾濱浩斯遺忘曲線，最容易遺忘的是那些不重要的、無意義的、沒有興趣的、不熟悉的內容，而快速將內容變得重要、有意義的方法就是關聯到自己，因為從人性而言，每個人最關注的都是自己。

二是只有那些能運用到工作生活、能指導自己行為的信息，才能算作知識。

4. 知識整理：將轉化的知識體系化

完成信息到知識的轉化后，需要進一步整理知識。為什么需要進一步整理知識？因為信息雖然處理后轉化為了知識，但仍是零散不成體系的。埃隆·馬斯克和查理·芒格都曾指出知識體系化的重要性。

搭建知識樹（也可稱作知識管理系統、知識庫）是知識體系化的有效方法。知識樹是一種金字塔結構的知識體系。樹干對應框架，葉子對應知識，果實對應多次學以致用后沉淀的智慧。

為什么通過搭建知識樹可以實現知識的體系化呢？一是知識樹作為外部大腦，可以進行知識的永久快速存儲和取用；

二是知識樹的金字塔結構形式，可以讓知識成為體系，對抗碎片化；

三是通過對知識樹的反復存儲和取用，可以加快形成長期記憶，使我們記得更牢固。

小知識：

長期記憶的形成和鞏固，依賴于對神經元的反復刺激后，神經元之間突觸的強化和誕生。而不斷的存取過程，其實就是對神經元的反復刺激，讓我們不知不覺中記得更牢固。

那么，如何搭建知識樹呢？整體可分為以下5個步驟：

對于筆記工具的選擇，需注意的是，千萬不要經常換工具，陷入工具坑。不要別人推薦一個工具，覺得好，就去用，要用自己的思維去掌控軟件。要根據自己的“事”去驅動軟件，而不是讓軟件來控制你的行為。

對于知識樹框架的搭建，可采取GTD系統法（Getting thins done）。GTD系統法的核心是把所有待辦任務都從大腦里移出去，清空大腦，用外部的工具去管理任務，不遺漏任何一件，讓大腦的全部資源都用來思考。

GTD工作流有五個步驟：收集、厘清、整理、歸檔和回顧，將其應用到知識管理上，可以演變為GTD筆記歸類法，即將知識筆記歸為五大類：

收集箱：負責收集所有的筆記，這個階段不必操心該放到哪個分類，所有好東西均先存放此處，但收集箱一定要規律性地定期清理，好的習慣是保持知識管理系統高效運轉的關鍵；
等待處理，主要承載當天的日程、備忘錄、記事本、沉思錄、日記本等；
將來可能，主要承載計劃、規劃、想法、點子類的東西；
歸檔資料，作為知識的大本營，最終所有的信息和筆記都會被歸入“歸檔資料”文件夾中，以供復習和使用時隨時調?。?/li>
專題研究，當下對某個主題話題感興趣，單獨放入此處研究。比如我最近對攝影比較感興趣，就可以單獨針對這個專題建立一個文件夾，專門服務于攝影，當研究出成果了，再把它歸入到歸檔資料中。

搭建完知識樹框架后，需要進一步規則化歸檔資料，以盤活知識。為避免歸檔資料的混亂、無序，資料應按照一定的規則進行歸檔，包括最簡層規則、目錄編碼規則、統一命名規則和標簽化規則。

最簡層原則指的是讓打底文件夾數量、文件夾層級盡可能少。對此，可找一個能把所有筆記都包括進來的維度，將打底文件夾按該維度進行分類，如以筆記的“用處”維度劃分為學習類、工作類、生活類。打底文件夾有了，還需要根據需求對文件夾做進一步細分，那么如何管理下一級的文件夾，就需要用到目錄編碼規則。目錄編碼規則指的是將文件夾按層級進行目錄編碼，讓文件夾的層級與層級之間建立起層次清晰的邏輯關系，并實現自動排序。

統一命名規則指的是文件夾和筆記按統一規則命名，便于直觀地了解文件夾/筆記的核心內容。

對此，可通過黃金圈法則（是什么、為什么、如何做）來命名文件夾，按照“主題+作用類別+標題”的格式來規范化命名筆記文件，比如說“寫作-方法-如何搭建框架”。

需注意的是，在命名文件夾時，意義不明的層堅決不要。

很多人在整理筆記時會建一個命名為“其他”的文件夾，這往往是因為我們搞不懂某個筆記屬于哪個類別，不好分類，所幸全放在該文件夾里。但一般而言，我們在用的時候是不會去翻“其他”這個文件夾的，因為我們的大腦對它沒有概念，導致我們并不能快速想起里面放了什么，也不清楚里面應該放些什么，又怎么能指望提取的時候找到呢？因此，該文件夾其實是無效用的。

最后是標簽化規則，給一個知識同時打上多個標簽，多維度歸類知識，便于快速提取。

事物的分類可以有很多個維度，如果把某事物僅按照一個維度歸類，就相當于把它給定死了。知識也一樣，很多人之所以做了很多筆記，卻無法在需要時快速找到，原因之一便是把知識給限定死了。

比如你學到了一個寫作技巧“如何搭建框架”，如果僅把這個技巧歸到 “寫小說”分類中，那就只有寫小說的時候才會想起它，但實際上這個技巧完全可能套用到寫報告上。

但需注意的是，類別和標簽不必特別多，應以終為始：知識管理的核心在于快速提取。

完成資料的歸檔后，還需部署索引體來進一步提升知識檢索的效率。

首先，我們先來理解下儲存體系統和索引體系統的區別。儲存體是用于管理文件夾的系統，而索引體是用于管理標簽的系統。

前面所說的歸檔資料是儲存體，我們通過標簽調取筆記或信息，而索引體系統，就是把標簽與標簽之間建立起邏輯關系，形成體系和結構，最后內化成我們的知識體系。為了讓兩者更有辨識度，文件夾系統作為儲存體，識別符號為「C」，標簽系統作為索引體，識別符為「S」。

部署索引體同樣可分為以下五個步驟：

同理，這里也舉個例子幫助大家更好地理解索引體。左圖的索引體標簽分類參考了“儒家的最高理想”分為“修身、齊家、治國、平天下”四大類，整理歸檔資料的規則也可用于索引體的搭建，比如說它也用了最簡層原則、目錄編碼原則、黃金圈命名法則。然后，從右側圖可以看出，在筆記文件內處處打標簽，可以幫我們快速定位到文內具體位置，而不是僅在文內開頭或文末打標簽。

最后，知識樹的搭建不是一蹴而就的，我們需要不斷地填充知識、持續地完善知識樹框架。填充知識時，應遵循一個原則：只保留對自己有用的東西。應該意識到，文章不是不可拆分的整體，而是一個個標題、事實案例、金句、觀點、故事、思維方式等等構成的素材合集，只需將對自己有用的部分拆解出來。

此外，在填充知識時應注意：

5. 知識內化：讓知識真正為自己所用

完成知識體系的搭建后，則到了最后一步：知識內化，它直接影響知識是否能真正被吸收，為自己所用。知識內化的常見方式有寫作、知識分享、自我復述、開展培訓等。

個人較推薦公開寫作，因為可以借助外部壓力，提高自己的寫作標準；借助外部反饋，提升自己的寫作技巧；借助外部激勵，驅動自己長期堅持。

06 個人知識管理建議分享

最后分享一些個人知識管理的建議：

知識管理要圍繞個人成長規劃。種樹之前，先明確你想要的花園是什么樣的。
做知識管理時，使用是核心。最有用的知識管理，是基于“事”使用知識。
要持續篩選優質信息源，信息源決定了輸入質量，也影響輸出質量。
做決策的時候，要參考不同的信息源，相同的信息使用兩次，不會產生兩倍的效果。
不要陷入極端坑，對于知識管理來說，TO DO 是王道。只要覺得好用，迭代即可，無需將知識庫推倒重來。
重要的知識和信息要進行定期回顧，避免「用后即棄」、「存后即棄」，有助于增加智慧。
信息是有實效性的，要及時清理過時和無用的信息，避免后續搜索信息時，發生臭黑水溝撈針的現象。
信息知識輸入加工后，要養成在公開平臺定期輸出的習慣，完成知識升華。沒有輸出的輸入，只是無數個 0 的累加而已，0 的累積不可能實現從 0 到 1 的突破。