產(chǎn)品經(jīng)理:“跨部門”協(xié)作——高效解鎖“需求對接”秘籍
在產(chǎn)品經(jīng)理的工作中,需要經(jīng)??绮块T、與多個崗位的人一起合作才能做好本職工作。這種情況下,如何對接跨小組、部門的需求,以及如何進(jìn)行高效的跨部門協(xié)作?這個問題考驗著很多才入門的產(chǎn)品經(jīng)理。這篇文章,作者從自己的親身經(jīng)歷出發(fā),幫大家解決這個問題。
產(chǎn)品經(jīng)理在工作中,對接跨小組、跨部門需求,已經(jīng)是家常便飯了。
本文是筆者工作實踐的親身經(jīng)歷,有感而發(fā),共勉~
一、實際工作場景
小張接到一個緊急需求,涉及到我所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品的改動,需要和我進(jìn)行需求對接。
小張?zhí)崆凹s好需求溝通會,作為協(xié)作方的我,在會議上第一次聽到小張講解這個需求的需求方案,聽得我一臉懵??。
ps:在這之前,有進(jìn)行過一次比較淺顯的初步需求溝通。初步了解到客戶的大概問題,對具體的需求范圍及場景是沒有很明確的。
讓我感到很“懵”的原因有 3 點:
1)小張開場第一句是說:“現(xiàn)在有一個緊急需求,需要實現(xiàn)xxx能力?!?/p>
2)小張第二句是說:“要滿足這個xxx能力的實現(xiàn),就需要做…巴拉巴拉。”
3)接著,小張開始講解實現(xiàn)xxx能力的整體流程,小張從技術(shù)實現(xiàn)的角度講解道:“這里我會通過一個xxx接口返給你xxx狀態(tài)的信息,需要你這邊處理…巴拉巴拉?!?/p>
聽到這,我打斷了小張的講解,和小張說道:“不好意思打斷一下,我沒聽明白,這個需求場景是啥?整體的業(yè)務(wù)流程是啥樣的?不明白這個需求是要解決什么場景問題。你可以從業(yè)務(wù)場景和業(yè)務(wù)流程上引入展開講解不?”
小張指著投放在屏幕上的流程圖,回復(fù)我:“流程就是這樣的啊,都在這里啦?!?/p>
…需求方案溝通持續(xù)進(jìn)行中…
經(jīng)過 15 分鐘的溝通后,大家開始就產(chǎn)品方案展開討論,討論逐漸深入后發(fā)現(xiàn)整體的方案很復(fù)雜,改動很大。
而且發(fā)現(xiàn)很多需求場景不明確,大家在會議上就不確定的點展開討論,根據(jù)現(xiàn)場的猜測,思考應(yīng)該怎么處理這些待定的場景問題的解決方案,并在會議上討論給出建議的plan A、plan B。
ps:這里面不確定的點,追根究底,還是回到了需求場景不清晰的問題上??蛻羰褂脠鼍安磺逦?,導(dǎo)致需求范圍不明確,那么產(chǎn)品方案自然就無法全面覆蓋需求場景的問題了。
經(jīng)過將近 1 小時的溝通,和主導(dǎo)方一點一點地確認(rèn)整體的需求內(nèi)容,梳理待定的需求場景問題。我還是不清楚需要我配合完成的事項是哪些,即我這邊的改動范圍是不明確的。
最終會議結(jié)論是:會議后需要和業(yè)務(wù)方再次確認(rèn)核心的需求場景問題,以便確定需求范圍。會議結(jié)束后,主導(dǎo)方立馬發(fā)出第二次會議邀約,參會人員包括產(chǎn)品經(jīng)理和業(yè)務(wù)人員。
在第二次會議上,就需求核心問題展開討論。溝通不到 10 分鐘,明確了需要解決的核心業(yè)務(wù)問題。發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的訴求是比較簡單的,只需要在產(chǎn)品原有基礎(chǔ)上做一點小小的改動就可以滿足業(yè)務(wù)期望。
二、分析需求對接過程中的問題
從主導(dǎo)方與協(xié)作方對接需求的實際工作場景中,可以分析出存在以下6個問題:
1、需求溝通的準(zhǔn)備不足
小張雖然組織了需求溝通會,但顯然在會議前沒有充分準(zhǔn)備好如何清晰地傳達(dá)需求背景、業(yè)務(wù)場景以及具體需求給協(xié)作方。
首次溝通應(yīng)該包含足夠的需求背景、業(yè)務(wù)目標(biāo)、產(chǎn)品愿景等信息,確保所有參與者都能理解需求的本質(zhì)和目的。
2、缺乏明確的需求定義
在初步溝通時,需求的表述過于籠統(tǒng),沒有明確需求的邊界和具體場景,導(dǎo)致后續(xù)討論偏離重點,浪費了大量時間在猜測和假設(shè)上。
3、過度關(guān)注技術(shù)實現(xiàn)而非業(yè)務(wù)邏輯
小張直接從技術(shù)實現(xiàn)角度出發(fā)講解,忽略了業(yè)務(wù)邏輯的闡述,這使得非技術(shù)背景的參與者難以跟進(jìn),導(dǎo)致溝通障礙。
在協(xié)作方還不清楚需求背景問題以及需求場景的情況下,主導(dǎo)方已經(jīng)走到后面技術(shù)實現(xiàn)的環(huán)節(jié)了,其中信息差太大。導(dǎo)致雙方對需求理解不一致,溝通不在同一個頻道。
正確的做法應(yīng)該是先從為什么要做(業(yè)務(wù)目標(biāo))、做什么(功能需求)、怎么做(技術(shù)方案)的順序進(jìn)行講解。
4、需求材料不充分
小張雖展示了流程圖,但未能有效利用它來輔助說明業(yè)務(wù)流程和場景,使得流程圖沒有起到預(yù)期的澄清作用。
有效的輔助材料應(yīng)該簡潔明了,直觀展示業(yè)務(wù)流程和需求要點。
5、會議管理不善
會議中花費了大量時間在不確定點的討論上,而不是事先準(zhǔn)備和明確需求。高效的會議應(yīng)當(dāng)事先明確議程,對已知問題有預(yù)判并準(zhǔn)備好解決方案,減少現(xiàn)場猜測的時間。
6、需求確認(rèn)流程缺失
需求的明確與確認(rèn)應(yīng)該在會議前完成,而不是會議中或會議后。這表明項目管理過程中缺乏有效的前期需求確認(rèn)流程,導(dǎo)致團隊成員對需求的理解不一致。
通過第二次會議迅速明確了核心需求,說明流程缺失導(dǎo)致前期溝通中的關(guān)鍵信息缺失。
三、為避免出現(xiàn)以上問題,作為主導(dǎo)方應(yīng)該怎么做呢?
為了保障跨小組或跨部門需求的對接效率,團隊?wèi)?yīng)當(dāng)從這 5 點進(jìn)行改善:
1. 實施更有效的項目管理和需求確認(rèn)流程,確保需求的明確性和可實施性。
2. 強化需求分析,在與協(xié)作方傳達(dá)需求前,應(yīng)先理清楚業(yè)務(wù)全鏈路流程,輸出需求范圍清單,確保所有參與方能獲得明確的需求內(nèi)容。
3. 優(yōu)化會議準(zhǔn)備,提前共享會議資料,明確會議目的和議程,提高會議溝通效率,確保大家在同一個頻道上溝通。
4. 強化跨小組或跨部門的前期需求溝通,確保技術(shù)實現(xiàn)與業(yè)務(wù)需求緊密結(jié)合,避免技術(shù)先行。
5. 采用結(jié)構(gòu)化的方法介紹需求,如采用“5W1H”原則(What, Why, Who, Where, When, How)來確保全面而清晰的溝通。
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作者:nana,公眾號:娜是產(chǎn)品經(jīng)理
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