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榮耀標(biāo)識組織100+場數(shù)字化轉(zhuǎn)型會議后，發(fā)現(xiàn)我以前太low了
在組織了100多場會議之后，作者意識到高效會議對于項目成功的重要性，并發(fā)現(xiàn)了會議組織和進行中的常見問題。本文將分享作者在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中關(guān)于如何高效開會的經(jīng)驗和見解。
近三年我主導(dǎo)了某行業(yè)龍頭企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目，也是學(xué)習(xí)華為流程變革的一次成功實踐。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點，在于業(yè)務(wù)的變革與重塑。在整個項目中，從業(yè)務(wù)現(xiàn)狀梳理開始，到業(yè)務(wù)問題識別、業(yè)務(wù)解決方案研討、業(yè)務(wù)方案評審、數(shù)字化實現(xiàn)方案研討、數(shù)字化實現(xiàn)方案評審等，這些都需要通過開會進行推進。
僅一個營銷業(yè)務(wù)域，涉及近10個部門，10幾支流程，大大小小的開了100多場訪談會、研討會或評審會。
通過這上百場會議，我發(fā)現(xiàn)至少50%的人不會組會、不會開會。
你別驚訝，這是真的，開會的架子都有，但是差別都在細(xì)節(jié)上，在這過程的前期，我也吃過細(xì)節(jié)沒做到位的虧。
在本次推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，當(dāng)我意識到部分會議質(zhì)量不高，又繞不開會議后，迅速做了調(diào)整，經(jīng)過幾十場會議的驗證，形成了一套實用、高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)型會議管理方法，學(xué)會了如何開會。
今天，我把這3年的摸索和經(jīng)驗，把數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，如何開會的方法傾囊分享。
01?開會的四大價值
1. 開會是推進工作的利器
我也曾想過，召集會議那么麻煩，要一個個人約，要找他們共同的時間，要訂會議室，要做會議主持，要形成會議紀(jì)要；能不能不開會？
我發(fā)現(xiàn)，不開會還不行。不開會項目要么在等待狀態(tài)，要么在停滯狀態(tài)，要么是溝通的非常淺，沒有業(yè)務(wù)碰撞，識別不出根本問題，出不來深度優(yōu)化的方案和價值。
長此以往，將是項目的災(zāi)難，項目注定失敗無疑。
所以，開會是推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的一個必選項，它是推進工作的利器。
2. 開會是及時暴露問題、取得共識的過程
通過開會，大家深度碰撞、交流、澄清，才能暴露問題、挖掘問題；同時，開會也是所有利益相關(guān)者工作碰撞，互通有無，取得共識的一個過程。
不開會，大家不當(dāng)面交流，信息很難對齊，哪怕收集一堆問題、發(fā)一堆資料，讓大家去看。
先不說，大家看不看，即便看了大家理解也可能不一樣，大家有疑問可能也懶得說。
3. 開會能提高利益相關(guān)者對數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的滿意度
不開會，哪怕項目團隊悶頭寫方案，閉門造車的東西，別人能認(rèn)嗎？
各利益相關(guān)者，可能這樣想，你寫的這些東西，密密麻麻，我看著就頭大，你不當(dāng)面征求我的意見，你這方案我不知道跟我多大關(guān)系，你也別找我簽字。
方案執(zhí)行了以后，我能逃就逃，逃不了我就埋怨，我就投訴，我就說這里不行，那里不行，沒設(shè)計好。
4. 開會還是培養(yǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才的有效方法
通過參會，可以以練代學(xué)，讓數(shù)字化團隊的新人，在實踐的戰(zhàn)場上學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)溝通、學(xué)習(xí)項目推進。
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，開會既然這么重要，開篇又說至少50%的人不會組會，不會開會，究竟都有什么問題呢？馬上展開說。
02?開會常見的4類現(xiàn)象與問題
1. 不恰當(dāng)?shù)沫h(huán)境，訂會議室太隨意
五六個人開會，找個可以坐二十人的會議室，還左右對面坐，這樣不妥。
空曠的會議室很容易分散大家的注意力，無法專注，容易導(dǎo)致有人玩手機、忙其他工作，甚至在電腦上看一些工作無關(guān)的東西。
如果會議室沒有白板、沒有投影，非常影響會議討論，無法進行有效牽引和引領(lǐng)思路。
一般情況下，會議室的上座率大于80%較合適，需要有投影、白板、白板筆，這些必備工具。
2. 開始就召集跨部門的大會
在沒有方案，或者需求還沒有完整調(diào)研的情況下，不宜貿(mào)然召開大會。
否則，要么會在信息對齊方面花費大量時間，要么不是每個話題跟每個人有關(guān)，大家難以全程投入?yún)?，也會因人多也無法深度探討。
更有甚者，每個部門發(fā)發(fā)言，談?wù)劯惺埽胄r過去了；領(lǐng)導(dǎo)在喊喊話，四十五分鐘過去了。接著每個人說三五句話，兩個小時的會議時間到了。
正確的開會姿勢，是開始分層組會。先開少于6個人的專項會議，核心內(nèi)容得出后，再開大會深化和確認(rèn)。
3. 參會人員是隨機派的代表
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，我看別人召集會議時，有的部門隨便派人，隨機派來的人，來了也不說話，要么看手機，要么干其它的，一問還三不知。
其實，這不是參會部門的責(zé)任，是會議組織者的問題。
你開會需要誰來、需要提前做什么準(zhǔn)備，你提前約會時，要提出明確的要求。
而不是說，你們采購部門也要派人哈，他給你派一個實習(xí)生能行嗎？
自己做事兒不靠譜，就不要怪罪別人不靠譜了。
其實，數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目啟動時，都成立了項目小組，這些會議，就需要固定的項目小組成員參加。
項目小組的成立，不是為了當(dāng)時交一份作業(yè)，徒有虛名。
4. 會議討論天馬行空，組會者沒有發(fā)揮應(yīng)有的組織作用
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，有些會議由于缺乏有人串聯(lián)，也沒有明確的主持人，導(dǎo)致會議討論非常發(fā)散，甚至天馬行空，討論了一些和會議主題不相干的內(nèi)容。
還有一些會議，討論完沒結(jié)論，沒進展。
這種方式，非常消耗大家參會的熱情，成了為了開會而開會，開的沒有意義。
后來，在我組會時，改變了這種方式。
一開始就把議題分好類，一個個討論，討論一個形成一個議題的結(jié)論。
并且，在過程中我自己或安排專人，邊討論、邊記錄、邊確認(rèn)、邊共識。
接著還形成了系統(tǒng)化的方法。會議開始就明確會議定位和議題，過程中及時打斷擾亂秩序者，及時打斷無休止的發(fā)散討論。
適時激發(fā)大家的討論激情，耐心傾聽，給發(fā)言人應(yīng)有的尊重，及時總結(jié)和沉淀討論成果。
基于上述四類現(xiàn)象和問題，我還總結(jié)了高質(zhì)、高效開會的幾個關(guān)鍵點，分享給大家。
03?高效組織會議的五個關(guān)鍵點
1. 充分準(zhǔn)備是高質(zhì)量會議的前提
所謂會議準(zhǔn)備，不是會議邀請下發(fā)了，基礎(chǔ)資料下發(fā)了。
我以流程研討會為例，至少做五項準(zhǔn)備。
需要提前對業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進行全局摸底，了解問題背后的根因邏輯，了解相關(guān)方的利益訴求及沖突點，對解決方案有初步的優(yōu)化思路；基于以上四個方面形成一個簡要的書面材料，以便開會時進行引導(dǎo)和提高開會的質(zhì)量。
這，才是高質(zhì)量的提前準(zhǔn)備。
而不是，在會議現(xiàn)場大家臨時對信息，臨時求共識，最后很可能變成吵架了，甚至直接崩盤，后續(xù)不來參會了，或者來了也不發(fā)言。
2. 組會按“先局部再整體”的先后順序
先組織小范圍會議分析問題，形成初步的解決方案，然后再召開大會討論，深化和評審確認(rèn)。
相關(guān)業(yè)務(wù)部門先完成初步解決方案，然后再向上逐級開會討論與決策。復(fù)雜問題，先點對點溝通或小范圍會議，再組織大會整體討論與評審。
若上來就組織大會，一般會導(dǎo)致討論不深不透，有人開會有人走神，人人都發(fā)言時間又不夠，有人不發(fā)言又不代表他沒想法，會議質(zhì)量不高，降低大家參與度，喪失大家參與的興趣。
3. 對誰參會有明確要求
對于重要的參會人，提前溝通，預(yù)留時間，不能隨便找人代替。
一般在成立項目小組時，明確下來小組成員的職責(zé)和義務(wù)，較好。
這樣不至于在后續(xù)組會時，別人不情愿領(lǐng)這個事兒，而是應(yīng)付，甚至從部門內(nèi)找個實習(xí)生來替會。
安排他整理的數(shù)據(jù)、梳理的問題，也不弄，或者隨便應(yīng)付一下。
4. 會議現(xiàn)場一定有人負(fù)責(zé)整體牽引
原則上，誰組會誰負(fù)責(zé)會議的支持，并負(fù)責(zé)會議的整體串聯(lián)。
但是，有時候業(yè)務(wù)部門約會，崗位和部門視角比較嚴(yán)重，無法站在全局視角進行跨部門的牽引、串聯(lián)、推動。
這個時候，我們做為數(shù)字化轉(zhuǎn)型人員，就要主動站出來，承擔(dān)起這個工作。
否則，大家都是部門視角，要么都是碎片化的信息，要么就是有人發(fā)言不充分，要么有人滔滔不絕，漫無邊界。
久而久之，大家就不愿意參加此類會議了，數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目，還何談成功呢？
5. 抓好會議過程的有效管理
在會議開始，需要有會議導(dǎo)入環(huán)節(jié)。
主持人或會議召集人把會議的背景、本次會議的議題或目標(biāo)，給大家介紹清楚，把大家拉到同一個上下文里面來。
在會議過程中，要一個一個議題的分開討論，避免過于發(fā)散。
會議主持人，充分利用白板和投影儀，及時做好記錄、引導(dǎo)、歸納，推進會議有序向前。
同時，讓參會人員每一個人都有發(fā)言機會，以保證信息全面，群策群力，挖深挖透。
在會議結(jié)束前，一定把本次會議的共識和結(jié)論，同步給大家；有下一步行動的，要現(xiàn)場讓責(zé)任人把活兒領(lǐng)走，同時要一個完成計劃。
領(lǐng)活兒的人，若有什么疑問，現(xiàn)場就可以解答，避免大家有不同理解，甚至人家認(rèn)為這不是他的活兒。
有了現(xiàn)場的共識和結(jié)論，現(xiàn)場明確了待辦，會后整理會議紀(jì)要，將非常輕松，也解決了開會沒結(jié)論，派活兒不明確等諸多問題。
04?總結(jié)
對于開會這事兒，我以前認(rèn)為很簡單，根本沒想有這么多需要注意的細(xì)節(jié)。
經(jīng)過這次數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目，我發(fā)現(xiàn)不這樣搞，輕則沒有會議質(zhì)量，項目稀里嘩啦，嚴(yán)重延期；重則項目崩盤，項目一開始就注定了失敗。
作者：產(chǎn)品人曉明；微信公眾號：營銷數(shù)字化實踐；多年CRM、互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品經(jīng)驗。做后端產(chǎn)品居多，從0到N做過CRM、用戶訂單、商家平臺、商家結(jié)算......
本文由 @營銷數(shù)字化實踐? 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。
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