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榮耀標識產品經理：如何做好“跨部門協作”中的“項目管理”？
在現代企業中，跨部門協作是項目成功的關鍵因素之一。產品經理在這一過程中扮演著至關重要的角色，需要具備出色的項目管理能力，以確保項目順利推進并達成預期目標。
產品經理在項目管理中扮演著至關重要的角色，尤其是在跨部門協作中。
如何更順暢地開展項目工作？確保項目順利地推進，拿到預期結果。
或許你正面臨著相同的問題，一起前往尋找答案吧～
一、案例背景
案例中有三個關鍵角色，他們分別來自不同的部門，各自負責不同業務板塊的產品負責人，但需要緊密合作來確保整個訂單模塊流程的順暢。
- 小張：主導方，A部門產品經理，負責訂單付款，是小藍的下游。
- 小藍：協作方，B部門產品經理，負責訂單審批，是小張的上游。
- 小明：協作方，C部門的產品經理，負責訂單信息，是小藍的上游。
在這個案例中，我們將探討他們如何在跨部門項目中協作，以及在協作過程中遇到的問題和挑戰，以及如何通過改善策略來提高工作效率和項目成功率。
二、需求場景與解決方案
1、業務現狀
1）客戶視角：客戶自己公司的財務對成本管控嚴格，公司的付款賬單都需要管理層審批通過，才能付款。但實際上，在業務運作中，系統層面沒有做到嚴格的管控，導致部分運單在未審批同意的情況，訂單已扣款。引起客戶的不滿。
2）產品經理視角：小張在未經小藍同意的情況下扣款。
2、產品解決方案
產品解決方案：小張付款需小藍審批同意。
3、技術解決方案
1）小張需調用小藍的接口查詢訂單審批狀態。
2）小藍不僅需開發新接口；
另外，因訂單數據量大，小張在首次查詢結果是未審批同意的訂單，如后續審批同意，小張需要同步處理扣款。
因此，小藍還需開發新的消息，在訂單審批同意后推送消息給小張監聽。
三、項目進展與問題
1、第一次會議：需求內容及排期對齊，小藍開始研發。
第一次會議參會人：小張、小藍。
小張在接收到需求后，識別到的相關方是小藍。
小張給小藍提需求：需要小藍提供一個查詢訂單審批狀態的接口。
會議已對齊整體上線排期時間，小藍按既定排期完成需求評審并投入研發中。
2、第二次會議：小張提出技術方案變更，影響上線排期。
第二次會議參會人：小藍+開發，小張+開發。
小藍已進入開發階段，將開發好的接口提供給小張后，小張在2天后提出技術方案變更，需要小藍提供一個消息給他監聽后續訂單的審批狀態。
因技術方案變更，增加了小藍的開發工作量，小藍擔心整體上線時間受到影響，詢問小張原定的整體上線排期時間是否需變更。
小張在會議現場詢問架構師，架構師答復：“按這個排期時間怎么行？還排不上。要在原定的排期上線時間往后延2周才可以。”
3、第三次會議：識別到新的相關方，技術方案探討。
第三次會議參會人：小藍+開發，小張，小明。
小藍識別出涉及2部分數據的處理，有2個解決方案，其中1個方案涉及新增相關方，需要和小張、新的相關方小明一起溝通對齊技術方案。
a.客戶手動審批：審批結果以小藍的為準。
b.系統自動審批：審批結果以小明的為準，即小明需要返回審批結果給小藍。
技術方案1：小張直接查詢小明的系統同意審批結果，以及小藍的手動審批的結果；（小張不同意，相比查詢2個不同協作方的接口，查詢1個協作方的接口，當然更省事啦）
技術方案2：由小藍將客戶手動審批和系統自動審批的結果，整合為同一個接口，返回最終的審批狀態給小張；那么，這里就可能需要小明新開發接口；（達成一致這么處理更合理，因為小藍負責審批，最終的結果是以小藍的為準）
第三次會議，新增相關方小明，小明的排期暫時排不上，需要主導方小藍會后協調整體上線排期時間，如按原計劃需上升到領導層協調跨部門排期。
4、第四次會議：最終確定技術方案，無需小明改動。
第四次會議參會人：小張+上級，小明+上級，小藍+開發+技術經理。
小明在會上指出“小藍需要的數據，都有提供給到”，并表示不需要再開發新接口。
小藍意識到和開發同學反饋的信息有出入，現場電話聯系技術經理，技術經理和開發同學一起來到會議現場溝通技術方案。
最終結論：
首先，關于“系統自動同意的審批結果的處理，是以小明的為準”，這段代碼有問題，正確的應該是以小藍的為準，小藍無需再次請求小明的審批結果。需修復錯誤代碼。
其次，在修復好的代碼上開發新的接口和消息，就可以滿足小張的訴求了。
注：不涉及小明的改動，最終的上線排期也不需要再次延期了。
皆大歡喜，很愉快地結束了第四次會議。
在項目管理中，溝通是確保項目順利進行的關鍵因素。然而，當一個項目需要多次溝通時，這并不一定意味著是壞事。
頻繁的進度對齊有助于及時發現問題并進行調整，這對于項目的健康發展至關重要。但是，如果溝通變得過于頻繁而效率低下，這通常是跨部門協作中存在的問題所致。
這些問題可能包括溝通不暢、信息不對稱、職責不清晰、目標不一致以及文化差異等。這些因素共同作用，導致需要多次溝通來解決理解和協調上的問題。這就需要特別重視，做好風險管控。
四、問題分析
進一步分析，我們可以從各個角色進行問題定位。
1、小張的問題
1）內部排期不明確，缺乏項目管理意識。
在第二次會議，技術方案變更時，小張才和架構師確認整體上線時間。此時協作方小藍已經進入開發階段。
2）需求識別缺漏，技術方案設計不完整。
在小藍提供接口的后2天，小張才反饋接口不完全滿足需求場景，需要變更技術方案。
3）項目里程碑節點不明確，導致協作不順暢。
因未提前對齊多方協作的項目里程碑節點（開發聯調時間、集成測試時間，等關鍵節點），導致小藍提供接口給小張后，遲遲沒有進行開發聯調，信息不對稱。
2、小藍的問題
1）內部技術方案把控不到位，缺乏靈活變通。
在第四次會議，最終對齊不需要小明改動，其實只需要修復歷史代碼邏輯問題，在修復好的代碼基礎上再開發接口及消息即可。
ps：小藍和開發同學意識到歷史代碼邏輯有問題，但沒意識到可以修改歷史邏輯后再開發的解決方案。而僅僅局限于在歷史邏輯基礎上怎么新增開發邏輯，屬于技術方案設計問題。（算是在填坑了）
這些問題的根源在于跨部門協作中缺乏有效的溝通和協調機制。每個角色都應該對自己的工作負責，同時也需要對整個項目的進展有所了解和掌控。
五、改善策略
（一）主導方小張，可以按以下方式改善
1、 明確內部排期
1）提升項目管理意識，確保項目按預期上線。
2）學習PMP等項目管理知識，并應用到實際工作中。
3）從過往項目中總結經驗，向優秀同事學習。
2、完善需求識別
1）與協作方對齊需求，確保各方改動點明確。
2）技術方案需覆蓋需求全流程場景，必要時請技術專家評估。
3、 明確里程碑節點
1）確定并溝通關鍵節點（如接口定義、開發聯調、測試時間等）。
2）協作方應提前規劃，主動提供里程碑節點給主導方，確保信息透明。
（二）協作方小藍，可以按以下方式改善
1、加強技術方案把控
1）開發同學需靈活應對問題，必要時找技術專家評估。
2）產品同學需有刨根問底的精神，了解技術內容，避免盲目信任技術方案。
3）遇到疑問時，多問幾個為什么，確保技術方案合理。
通過這些改善策略，可以為小張和小藍提供更好的工作環境和支持，幫助他們更有效地完成項目任務，同時也提升整個組織的協作效率和項目成功率。
六、跨部門協作要點
1、項目管理重要性：產品經理需具備項目管理能力，確保項目按預期推進。
2、跨部門協作：明確角色責任，保持溝通透明，及時更新項目進展。
3、技術方案全面性：技術方案需覆蓋所有業務場景，避免后期變更。
4、項目管理意識：主導方需有強烈的項目管理意識，協調各方進度。
5、主動性：協作方也應有主導意識，主動推進項目進展。
6、持續學習與復盤：通過學習和復盤，提升個人能力，享受工作帶來的成就感。
在每次的工作實踐經歷中復盤，發現自己的不足，學習他人長處，讓自己的短處可以不那么短，甚至可以變成自己的長處。
當長處足夠長的時候，去主動幫助他人，通過言傳身教，能幫到他人得到成長，這也是一種成就感。
人生是一場體驗，工作也是一種體驗，在體驗中發現樂趣。生活中，感受生活的美好。工作中，不斷提升自己的能力。不斷探索新的自己，對不同階段的自己有不同的理解。
本文由人人都是產品經理作者【Nana】，微信公眾號：【娜是產品經理】，原創/授權 發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載。
題圖來自Unsplash，基于 CC0 協議。
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