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榮耀標識私貨分享：設計師如何全面提升自己的工作效率？
如何有效提高工作是每一個職場人都十分關注的點，今天作者就此展開分享，希望你能從文中收獲點滴。
工作效率是個老生常談的話題，但是對于很多新人來說卻是怎么都繞不過去的問題。
產品和設計人員的大部分工作屬于創(chuàng)造性的，需要投入很多的思索和研究，非常耗費時間，有時候如果不掌握一些方法和要領，很容易把時間蹉跎掉。你會經常遇到這樣的情況：又到下班時候了，該做的事情還有很多沒做完。自己或者要求加班完成，或者推到明天，這樣很容易每天都欠一點，逐漸債臺高筑。
產品和設計處于研發(fā)流程的上游，有時候為了搶工期就會自動壓縮設計的時間。尤其是創(chuàng)業(yè)公司，產品經理和設計師本來配備就不是很充足。設計人員往往會在同一個時間段內接到多個設計任務，這時候大家就會叫苦連連——怎么才能在有限的時間內處理好這么多的工作呢？
下面我就重點介紹下我在這方面系統性的總結，也是我在我們ued部門分享的干貨：
提升設計效率的五個方法
一.建立專屬工具包，快捷高效使用工具
俗話說“工欲善其事必先利其器”。設計師要想提高自己的工作效率，首先就要結合自己的工作流程和場景，建立自己專屬的工具包。我通常從需求分析階段／設計靈感階段／用戶體驗設計階段／協同辦公工具／走查驗收階段來展示，我們用的最多的工具。
在需求分析和設計研究階段需要：思維導圖工具／問卷調研工具／數據分析工具和文檔工具；
需求研究階段常用工具
在設計靈感和素材收集階段需要以網站為主：包括一些綜合性的設計網站，也可以分門別類地去搜集素材，也可以有一些靈感收集工具。切記，對于經常瀏覽的網站要在電腦瀏覽器上進行收藏管理，便于自己勤瀏覽和快捷查找。再也不要每次為了打開一個網站都要先打開百度。再不濟的方法，也要建立從地址欄輸網址搜索的習慣。
常用設計靈感收集網站
用戶體驗設計階段需要：交互原型工具／視覺設計工具／動效設計工具和切圖標注工具等；
交互和UI設計階段常用工具
跨部門協作和項目管理需要協同辦公工具主要包括：項目管理軟件／工作溝通工具／云空間和會議管理工具等。有一些項目管理工具同時也是需求或任務管理工具。
團隊協作辦公常用工具
在設計走查和驗收階段需要用到bug管理工具。
bug管理常用軟件
選擇工具，首頁選擇是利器。利器有幾點：
首先是性能穩(wěn)定，不會出現bug或者功能缺陷。比如我現在不用Evernote最大原因就是免費版功能閹割太厲害，并且儲存帶圖的文章極為卡頓。
另外體驗必須上佳，要能更好地為自己工作服務，切實提升效率。不要成為自己的負擔，很多時候裝個系統浪費一天時間。
并且，作為設計師從事的是創(chuàng)意性工作，需要如果工具本身能夠在靈感啟發(fā)和刺激的作用那就更好了。比如，你如果問我是選擇Windows產品還是選擇Mac系統產品，我可以毫不猶豫地建議你選擇使用后者。手機也一樣，一定要有一臺iPhone，當然不要求必須是劉海X。業(yè)界最頂尖的設計也就是蘋果產品了。比如iPad定位就是藝術家的生產力。包括現在很多設計師面試會帶著iPad來展示自己的作品，就很好。
工具一定要多用，熟能生巧。對于工具，不僅要多維護和管理，還有掌握使用的技巧和快捷操作方式，從而達到高效使用目的。
1.熟練掌握核心設計軟件的快捷鍵。比如：xmind快捷鍵，用的最多的就是enter插入主題，tab插入子主題。Axure快捷鍵最常用的快捷鍵f5生成等；PS不易上手，更需要梳理掌握快捷鍵，提高效率。
2.熟練使用和業(yè)務/產品貼合的模板，做到可復用／多復用。拿axure來講，交互設計師在設計的時候要明白那些組件或者模塊也會用在其他頁面的，就直接做成模板，到另外頁面后直接拖過來用即可，方便省事，根本不需要每做一個功能都有重新畫一遍頁面。對于UI設計師來說也一樣，多建組來管理圖層，然后按組來復用。
3.建立專屬產品組件庫。把一些最常用的空間或模板沉淀下來，建立一份自己針對某個產品的組件庫，隨用隨調取，還可以分享給同事共同使用，能極大提升團隊效率。此時組件庫屬于設計規(guī)范的早期產物。
4.多屏協作。設計師做設計很多時候需要多個頁面切來切去，這個時候如果能夠有兩個或多個屏幕來實現多屏協作，就能夠極大提升效率。比如工作使用兩個電腦屏，或者一個電腦接多個手機屏。
其中要注意，有些協同辦公工具尤其是項目管理軟件，最好能從全公司范圍或者整個項目組去用才能夠真正使用起來。所以有些工具首先要征求領導的意見，領導認可，從上往下推行更容易。
另外，要多使用云端工具，不僅方便協作，還可以隨時隨地查看或者利用碎片化時間處理一些任務。
二.建立設計和工作規(guī)范
設計規(guī)范一方面是產品設計的指南，另一方面也是協同設計一致性和效率的重要工具。很多設計團隊都不是一個人在戰(zhàn)斗，小到三兩個人的設計小組，大到上百人的設計部門，這個時候有一套大家都遵守的設計規(guī)范是很有必要的。
設計規(guī)范包括：1.平臺規(guī)范，如iOS／android規(guī)范。
iOS設計規(guī)范
2.產品設計規(guī)范。
airbnb guideline
設計規(guī)范，包括從字體／字號，icon，按鈕，色彩等等，到文字間距，導航設置，頁面結構，頁面布局等。設計師一旦對于標準了然于胸，就能夠不假思索直接上手，效率自然上升。
產品設計規(guī)范除了具有指導設計，保證一致性外，用于新人培訓，能讓新人快速建立對產品的認知，通過熟悉設計規(guī)范很快介入到工作中來。
此外，還有注意自己文件夾命名規(guī)范，圖層/目錄管理規(guī)范，切圖標注規(guī)范等，很多情況下需要團隊內部達成一致，且上下游同時能夠清楚無誤理解即可。
通過規(guī)范把設計師的思想和行動統一起來，像一個人一樣戰(zhàn)斗，那樣溝通成本和協作難度都會大幅度降低，且效率也會大大提升。美國PayPal公司初期招人的理念就是不招頂級人才，而是招和他們思想和行動更匹配的，目的就是為了更高效一致地落實行動。
三.做好任務和時間管理
設計人員很多時候都是多任務處理的狀態(tài)。這個時候首要做的事情是，對任務進行優(yōu)先級處理。
我通常都會按照重要和緊急程度四象限去排列，標出位置，列出優(yōu)先級。
按重要性和緊急程度進行安排優(yōu)先級
如圖所示，通常情況下，我們會按照b-c-e-a-d的順序去處理任務，然后在項目管理軟件上建好任務標注優(yōu)先級，然后去一一執(zhí)行。常規(guī)這樣做法沒有問題，面對的緊急的事情，兵來將擋，水來土掩。
但是這里要提出，我們要通過提前的規(guī)劃和預判，建立機制，逐漸把重要且緊急的事態(tài)引導為重要不緊急，這樣我們有足夠的精力從容高效面對事物，而不至于總是被突發(fā)事件牽著鼻子走。
執(zhí)行過程中，有幾點時間管理方面的經驗分享如下：
1.將計劃和目標周期化。每周發(fā)周報一定要明確下周有哪些具體任務，制定一個周計劃，安排好每天的任務。然后每天制定一個每日計劃，安排好上午／中午和下午，各完成哪些任務。
任何計劃都不要寫得太籠統，一定要把目標細化，要明明確確知道下一步就是要做什么。計劃一定要合理，遵循具體可執(zhí)行和可量化的原則。
另外，可以結合自己的計劃，設置一定的獎懲措施，以激勵自己按時完成目標。
2.善于拆解任務，打敗拖延癥。從認知心理學上分析，很多時候人內心產生拖延癥是因為所接觸的任務很龐雜或者具備不確定性，這個時候人會產生心理負擔從而不愿意直面。
遇到這種問題，我們就需要對任務進行拆解，分成很小的模塊去逐個擊破。一點點建立自信心，然后取得整體的勝利。
3.面對復雜的任務，一定要給自己留大塊時間來做，善于拒絕別人的打擾。因為同一時間處理多個任務，會產生任務直接的切換成本，就像我們?yōu)g覽網頁一樣，一會看看這個，一會看看那個，結果發(fā)現時間過了很久，哪個也都沒看完。
工作就要抓重點，盡量先啃“硬骨頭”。注重集中精力，不要讓別人輕易打斷你。另外也要注重分類、分批處理事情，同一類的事務，可以集中處理。
另外，擺脫社交網絡的誘惑和干擾，要靜下心來給自己創(chuàng)造一個好的環(huán)境，更加沉浸式地完成任務和實現目標。
4.養(yǎng)成一個很好的作息習慣——早睡早起。這樣可以和很多人打開一個時間差，這樣你就會發(fā)現這一天不僅時間長了很多，而且到哪里都不會沒有那么多人跟你搶，地鐵人不擠，吃飯不排隊，錯峰上班會讓你開心一整天。
5.工作要以結果為導向。領導是以結果來考察員工的，同樣員工對于任務也要以結果為導向來做。
之前看過一篇文章，講的是，你需要給你老板制作一份匯報用的ppt，但是你現在只有兩個小時了，你連一些數據分析都沒有，你該怎么做？
這個時候，你如果不以結果為導向的話，肯定會平均分配你的時間和精力。你也有可能陷入某個點跳出不來，耗費了時間其他部分卻什么都沒弄。
比如就是想做數據分析，但是你發(fā)現手頭根本沒有數據，你還得馬上去搜尋數據，廢了半天勁數據有了，你得使用工具生成圖表進行分析，你突然意識到自己不會使用分析工具，你再去網上搜教程。這樣，你就很可能會被一些節(jié)外生枝帶得回不來了，別說兩小時做完老板要求的報告，兩天都難。
正確的做法是以結果為導向，明確deadline。在這個時間內，把任務進行拆分，然后框架化，明確重點和核心價值，然后逐步有區(qū)別地去填充和完善，從而實現目標。回到文章給老板寫報告這個事情上來，你需要正確評估數據這塊在你整個報告所占的分量和價值，很多時候當你真正做得差不多了，你會發(fā)現，前面過多的擔心和焦慮都多余。
四.將自己的設計流程化
試想一下，最能體現設計師效率的事情是什么？
肯定是一稿過審了。
所以說，如果想從根本上提高設計效率，需要掌握一套有效設計的方法，并逐漸把自己的設計流程化。
1.主動溝通，明確需求。拿到需求后，要積極主動溝通，了解需求的背景和產品目的，要抓需求的關鍵點和目的。
2.一定要深入項目，只有了解業(yè)務，多沉浸在項目的語境中，你做設計才能把握住問題的關鍵，方能及時給出更可行的解決方案，減少修改和反復。
我了解的一些ued團隊的設計師，是脫離項目的，他們偏安于自己的設計團隊內部，做的東西很飄，不解決實際問題，所以方案就會被要求一改再改。
3.前期做些設計研究工作。成熟的設計師，拿到需求后不會直接就打開電腦開始設計，而是會對用戶和具體使用場景有一定了解和把控，做些競品分析，逐漸熟諳他們的設計思路，再畫畫草圖，找找自己的方向，覺得思考得差不多了，然后再用制圖軟件去設計。這樣做才能做到用戶和產品左右兼顧，提升方案一次通過成功率。
4.設計師在完成自己的設計初稿后，可以做些簡單的可用性測試。有時候如果你做完一個方案，直接開展評審會會被問出很多問題，有的你都意想不到。為了避免會上被批得體無完膚并且一次性通過評審，一定要花點時間，就在公司找?guī)讉€你認為最接近用戶的且同時對你的設計方案不了解的人，讓他們體驗下你的設計方案，看看會不會遇到什么問題，多記錄便于后面修改。
另外遇到自己拿不準的，不管是可用性還是技術可行性，都要勇于尋求幫助，不要一個人悶頭做事情。
5.在設計跟進過程中，如果遇到不了解或者推不動的問題，一方面要找出問題的關鍵和邊界，尋求正確的對策。另外一定要找對關鍵位置的人，從他那里入手，尋求突破?；蛘呓柚I導的力量來推進，學會借力打力。
6.設計驗收環(huán)節(jié)，一定要建立自己的走查清單，做到走查滴水不漏。最好能夠從兩個角度去走查：首先是從用戶的角度去體驗剛開發(fā)完的功能，為什么這樣呢？因為開發(fā)完畢這個時間點離你設計的時間點應該過去一段時間了，具體的細節(jié)估計你也會遺忘，這個時候很容易進入用戶而不是設計師的狀態(tài)，這樣你會更真實發(fā)現一些體驗問題，而不是對著原型匆匆過一遍，了事。
然后再按照你的交互原型或者設計稿，細致地對一遍開發(fā)的實現效果，一對比就很容易發(fā)現問題。
再配上自己的走查清單，不僅事半功倍，并且能夠讓很多極端情況會出現的問題都無處遁形。
7.等產品上線后，要做項目總結和復盤工作。這些結論對于產品后續(xù)迭代和指導自己的設計工作大有裨益。這些總結逐漸沉淀，就會形成自己的經驗和方法論。
設計流程化
總之，前期加入研究環(huán)節(jié)，后期做些分析總結，基于個人的流程化工作方式一旦建立起來，終身受用。
五.善于深度思考，注重知識管理和學以致用
當然，從長遠來看，要想取得高效的工作模式，除了建立良好的習慣和工作流程外，還需要深練內功，在思考和知識管理及應用上下功夫。
深度思考比勤奮更重要。你會發(fā)現一個問題：很多時候，對于一些網文或者碎片化知識，看似自己讀了一遍，覺得都懂，但是真正到用的時候發(fā)現自己并沒有掌握。這是為什么？因為我們處于信息大爆炸時代，很多信息都是走馬觀花似的，并沒有真正內化為自己的知識。
所以，我們要學會通過自己的思考甄選有價值的信息，注重這部分信息和知識管理。比如我會對自己認為好的公眾號文章，直接添加到云端筆記里。然后我會定期去重讀這些文章，做上自己的筆記和注解，并根據我的知識結構做分門別類的管理。
重復閱讀的目的是為了更好地理解和消化這些知識，自己在旁邊寫筆記或者分析的好處都是加上了自己的思索和印記。就是想通過關聯分析和深度思考，用自己的語言去解讀和批注，將這些信息逐漸轉變?yōu)樽约旱闹R。
通過思考／復習和知識分類管理，逐漸將那些外在的知識添加到自己的體系內，融會貫通。在此基礎上，有目的去在項目中運用之前學到的東西。只有運用了這些知識，它才真正屬于你的。
如果你一直重復：閱讀-思考-做筆記-管理知識-運用知識，這樣的學習路徑，你會發(fā)現你走在了一條快速積累知識和提升能力的路上，越走越高效，越走越專業(yè)。
總結
喬布斯曾說：人在三十歲前養(yǎng)成習慣，三十歲后習慣造就你。
產品設計人員在工作剛開始的前兩年，最重要的就是好的思維方式和工作習慣的養(yǎng)成，通俗講就是職業(yè)化。要想做到高效輸出，一定要在工具使用，規(guī)范，時間和任務管理，設計流程和方法以及知識管理和應用上多下功夫。
很多人都認為，一個新人是否進步的快，除了其本人天資和公司項目外，另外就是跟的導師很重要。導師的重要性，主要就在于你可以學習導師的工作和思維方式。
學，然后青出于藍而勝于藍。
作者：任永波（阿外），目前從事k12在線教育領域工作，翼課網產品總監(jiān)，前網易設計經理。微信公眾號：外說
本文由 @任永波 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。
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